Op stamdata niveau is het mogelijk om alle verkoopprijzen voor zowel exclusief btw als inclusief btw te beheren. In dit artikel leest u hoe u deze velden het beste kunt beheren en wat voor invloed dit heeft in een evenement.

Let op! Indien u kiest bij instellingen om geen btw-mode keuze te hebben en dat een evenement dus altijd standaard exclusief- of inclusief btw is, dan is er maar één veld beschikbaar in stambeheer.

Inhoudsopgave

Verkoopprijzen beheren in de stamdata

Deze twee verkoopprijsvelden zijn beschikbaar bij alle onderdelen van stamdata waar een verkoopprijs mogelijk te koppelen is.

  • Producten en Pakketten
    • In Keuken op beide Component- en Culinairniveau
    • In Magazijn op beide Product- en Pakketniveau voor alle categorieën
    • Bij Dranken voor beide Producteenheid en Consumptieprijs
  • Competenties
    • Bij Werknemers voor alle Competenties
  • Arrangementen
    • Bij Arrangementdetails en bij de gekoppelde producten
  • Zaalhuur
    • Bij Locaties op Zaalhuurniveau
    • Als gebruik gemaakt wordt van de module “Zaalhuur Daltijd-berekening” is per relatietype de verkoopprijs per uur, zowel tegen Piek- en Daltarief uitgebreid met de ‘Verkoopprijs per uur inclusief BTW’.
  • Prijslijsten
    • Bij Locaties op Prijslijstbeheerniveau zijn er kolommen toegevoegd

Verkoopprijzen berekenen in de stamdata

Indien u de stamdata gevuld heeft voor alleen één van de twee btw-mogelijkheden, dan is het eenvoudig om de prijzen over te nemen naar het andere verkoopprijsveld.

Bijvoorbeeld u heeft alle exclusief btw verkoopprijzen gevuld en wilt deze nu overnemen zodat u ook een inclusief btw verkoopprijs heeft om te gebruiken in de evenementen.

Knop “Verkoopprijzen overnemen”

D.m.v. de knop “Verkoopprijzen overnemen” kunt u eenvoudig de verkoopprijzen op twee verschillende manieren overgenomen worden:

  • 1-op-1 overnemen zodat de prijzen voor inclusief hetzelfde zijn als exclusief (of vice versa) – de te betalen btw wordt NIET verwerkt in de nieuwe verkoopprijs
  • Overnemen met een btw-aanpassing. Bijvoorbeeld indien een inclusief prijs berekent wordt dan komt er btw bovenop de exclusief btw verkoopprijs, en andersom wordt de btw afgetrokken.

LET OP: Deze wijziging is mogelijk om voor alle producten binnen die categorie in één keer toe te passen. In de pop-up nadat u een keuze heeft gemaakt vraagt EasyParty of u deze aanpassing voor alleen hier wilt uitvoeren of voor de hele categorie.

  • Indien u JA kiest dan wordt de verkoopprijs alleen voor de actieve onderdeel overgenomen.
  • Indien u NEE kiest dan wordt de verkoopprijs voor alle onderdelen binnen deze categorie overgenomen. Dit betekent dat indien u bij een component bent en NEE kiest, alle componenten bijgewerkt worden met de nieuwe verkoopprijs.

Wanneer u uw hele stamdata aan het aanpassen bent dient u deze wijziging dus per scherm uit te voeren:

  • Keuken – Beide Componenten en Culinair
  • Magazijn – Bij alle verschillende Pakketten en Producten
  • Locaties – Bij zaalhuur wordt de zaalhuur van alle locaties gelijk gewijzigd als u NEE kiest
  • Prijslijsten is het alleen mogelijk om dit per lijst te doen. De optie NEE heeft geen invloed op het systeem.
  • Bij Arrangement is dit niet mogelijk.

Hoe wordt de btw berekent?

  • Product/Zaal/Competentie
    • De btw die toegevoegd wordt berekend o.b.v. de gekoppelde grootboekrekening.
    • Indien een afwijkende administratie is gevuld dan wordt deze gehanteerd.
    • Indien er geen afwijkende administratie gevuld is dan pakt EasyParty de standaard grootboekrekening van die categorie.
  • Pakket/Arrangement
    • De btw wordt toegevoegd o.b.v. de btw van de gekoppelde onderdelen. Hier geldt dus dezelfde voorwaarden vermeld hierboven voor producten.
    • Indien er een afwijkende btw-verdeling is ingesteld op arrangementsniveau dan wordt deze gehanteerd.

Uitzonderingen bij het berekenen van de btw

  • Geen standaard grootboekrekening ingesteld
    • Indien er geen standaard grootboekrekening is gekoppeld voor die categorie bij Instellingen > Financieel > Administraties, dan wordt dit berekend met de instellingen van de éérst aangemaakte administratie (ID 1).
    • Dit is niet altijd de bovenste administratie uit het keuzelijstje met administraties, die lijst is namelijk niet op ID gesorteerd maar alfabetisch.
  • Eventuele verschil bij verkoopprijs
    • In verband met afronding is het mogelijk dat als een verkooppprijs van een product van exclusief > inclusief > exclusief wordt berekend, steeds met toepassing van btw, de verkoopprijs exclusief in na de terugrekening in de 3e stap niet gelijk is aan de verkoopprijs exclusief bij aanvang.
  • Dynamische btw verdeling voor Personeel o.b.v. Culinair & Drank
    • Als gebruik gemaakt wordt van de module “Dynamische btw verdeling voor Personeel o.b.v. Culinair & Drank”, dan rekent de knop om Verkoopprijzen te berekenen met de op de (onderliggende) product ingestelde btw instellingen & grootboekrekening in de standaard administratie.
    • In een evenement inclusief btw wijzigt de inclusief btw verkoopprijs van de producten NIET. Schommelingen in de toegepaste btw verdeling gaan ten koste van de exclusief btw verkoopprijs.
  • Dynamische btw verdeling voor Zaalhuur o.b.v. gekoppelde producten
    • Als gebruik gemaakt wordt van de module “Dynamische btw verdeling voor Zaalhuur o.b.v. gekoppelde producten”, dan rekent de knop om verkoopprijzen te berekenen in stamdata met de ingestelde btw instellingen & grootboekrekening van het producttype Zaalhuur in de standaard administratie.
    • In een evenement inclusief btw wijzigt de verkoopprijs inclusief btw van de zaalhuur NIET. Schommelingen in de toegepaste btw verdeling gaan ten koste van de exclusief btw verkoopprijs.

Welke prijs wordt overgenomen in het evenement?

Bij Evenementdetails binnen een evenement geeft u aan of het evenement in- of exclusief btw verkocht moet worden. O.b.v. deze keuze wordt de juiste prijs overgenomen naar het evenement wanneer u iets koppelt vanuit stamdata.

Indien u heeft ingesteld geen btw-mode keuze te hebben en dus maar één btw-mode te hanteren dan pakt EasyParty hier automatisch de juiste prijs. Voor de uitgebreide werking van inclusief- en exclusief verkoopprijzen in een evenement leest u het artikel Evenement inclusief of exclusief btw offreren en factureren.

Welk type bedrijf bent u?

Om u makkelijk op weg te helpen met het invullen van de verkoopprijzen van u stamdata hebben wij hieronder de 4 verschillende type werkwijzes die u als bedrijf kunt hanteren omtrent het omgaan van uw verkoopprijzen en btw. O.b.v. de type bedrijf die u bent kunt u zien wat u moet doen om de prijzen goed te vullen.

  • U verkoopt evenementen alleen met exclusief btw prijzen
    • Bij ‘Instellingen > Evenementen > Standaard vulling nieuwe evenementen > Keuze BTW mode’ heeft u de optie dus uitgevinkt en ‘Standaard BTW mode’ op “Exclusief BTW” staan.
    • U hoeft dan niets aan te passen in u stambeheer. De verkoopprijzen die al ingevoerd zijn, zijn al exclusief btw verkoopprijzen.
    • Er zijn ook geen extra velden in stambeheer om te vullen.
  • U verkoopt evenementen alleen met inclusief btw prijzen
    • Bij ‘Instellingen > Evenementen > Standaard vulling nieuwe evenementen > Keuze BTW mode’ heeft u de optie dus uitgevinkt en ‘Standaard BTW mode’ op “Inclusief BTW” staan.
    • Het lijkt nu dat u stamdata allemaal geen prijzen bevat. Schikt niet, dat is niet zo maar de prijzen die al ingevoerd zijn, zijn als exclusief btw verkoopprijzen beheerd en dit veld is niet zichtbaar omdat alleen inclusief btw verkoopprijsvelden zichtbaar zijn.
    • Wat moet u doen:
      • Keuze BTW mode tijdelijk aanvinken om alle velden en de knop “Verkoopprijzen overnemen” zichtbaar te maken.
      • Bij alle onderdelen (zoals genoemd hierboven bij verkoopprijzen berekenen) de knop “Verkoopprijzen berekenen” drukken en kiezen voor ‘Inclusief o.b.v. exclusief > 1 op 1 overnemen’.
      • Nadat alle inclusief btw verkoopprijzen zijn gevuld in uw stamdata dan kunt u de instelling “Keuze BTW mode” weer uitzetten.
  • U verkoopt evenementen met beide btw opties maar u hanteert hetzelfde prijs voor in- en exclusief btw prijzen
    • Bij ‘Instellingen > Evenementen > Standaard vulling nieuwe evenementen > Keuze BTW mode’ heeft u de optie dus aangevinkt.
    • U wilt dus een kop koffie exclusief btw voor € 2,50 verkopen maar ook € 2,50 inclusief btw verkopen aan uw particuliere klanten.
    • Wat moet u doen:
      • Bij alle onderdelen (zoals genoemde hierboven bij verkoopprijzen berekenen) de knop “Verkoopprijzen berekenen” drukken en kiezen voor ‘Inclusief o.b.v. Exclusief > 1 op 1 overnemen’
      • Indien u deze stap niet doet dan komen de prijzen nog steeds goed voor inclusief en exclusief in uw evenement. Echter als u een evenement wilt wijzigen van exclusief naar inclusief btw, dan zal EasyParty adviseren om de btw er bij op te telen omdat de inclusief verkoopprijzen niet gevuld zijn.
  • U verkoopt evenementen met beide btw opties maar u een andere prijs voor in- en exclusief btw prijzen
    • Bij ‘Instellingen > Evenementen > Standaard vulling nieuwe evenementen > Keuze BTW mode’ heeft u de optie dus aangevinkt.
    • U wilt dus een kop koffie exclusief btw voor € 2,50 verkopen maar dezelfde kop koffie voor € 2,73 inclusief btw verkopen aan uw particuliere klanten.
    • Wat moet u doen:
      • Bij alle onderdelen (zoals genoemde hierboven bij verkoopprijzen berekenen) de knop “Verkoopprijzen berekenen” drukken en kiezen voor ‘Inclusief o.b.v. Exclusief > Btw toepassen’
      • Indien u deze prijs afgrond wilt dan is het helaas niet mogelijk om dit automatisch te doen. Want EasyParty kan niet bepalen of de prijs naar boven of beneden afgerond moet worden. Dit kunt u wel handmatig in stamdata aanpassen – dit is een eenmalige actie want deze prijs wordt dan afgerond gekoppeld