Inhoudsopgave

Opbouw pakket

Een pakket bestaat uit één of meerdere producten. Dit geldt voor alle type pakketten:

• Materialen
• Dranken
• Decoratie
• Entertainment
• Techniek
• Dienstverlening

Tijdens de voorbereiden van een evenement gaat veel tijd verloren aan het maken van lijsten; laadlijsten, keukenbonnen, tellijsten, inkoop, etc. Dit kunt u verminderen door het samenstellen van standaard pakketten. I.p.v. iedere dag opnieuw uitrekenen wat er benodigd is, kan het meeste al vanuit een standaard komen.

Door standaard pakketten te maken, die vervolgens door Sales en Operatie gekoppeld worden aan een evenement, kan veel efficiëntie behaald worden. Hierdoor is een groot deel van de standaard producten voor een evenement al gekoppeld en kloppen de aantallen ook. Want naast het koppelen van de juiste producten, kunt u ook per pakket invoeren hoeveel producten benodigd zijn voor dat pakket. Hoe u pakketten en producten koppelt in een evenement leest u in het artikel Evenementen – Pakketten en producten koppelen.

Voorbeeld: Mobiele bar, met tap 

Een mobiele bar wordt verkocht door een salesmedewerker. Voor een bar is veel meer nodig dan alleen de bar en dus zijn die producten ook nodig voor het evenement. Daarom wordt een pakket gemaakt zodat Sales hier niet meer over na hoeft te denken, en de medewerker in het magazijn ook niet. Een pakket kan o.a. bestaan uit:

• 1x Mobiele tap
• 1x Barmatje
• 2x Bierspatel
• 2x Flessenopener 
• 1x IJsblokjesemmer + tang 
• 1x Koolzuur 
• 1x Snoer 220V 

Als u dus 2 Mobiele barren nodig heeft, dan worden de onderliggende producten ook direct keer 2 meegenomen. Zo kunt u snel een schatting maken van de benodigde materialen. Door 1 keer in de stamdata een basis pakket aan te maken, wordt er tijd bespaard bij ieder evenement waarin dat pakket verkocht wordt.

Voorbeelden van pakketten

Drankpakketten

Een drankpakket wordt altijd aangemaakt op basis van 1 persoon. Het aantal onderliggende onderdelen kan dan aangepast worden zodat het aantal consumpties voldoende is voor 1 persoon voor dat type pakket. Het is mogelijk om het aantal consumpties per drankje ook met een of meerdere cijfers achter de komma in te voeren.

• Als het pakket gekoppeld wordt aan een evenement met het aantal gasten, dan worden de aantallen flessen en fusten automatisch berekend voor de gehele partij.
• Maak pakketten per tijdsduur. Bijvoorbeeld een drankarrangement voor 2 uur bevat minder consumpties per persoon dan een voor 4 uur.
• Denk aan verschillende type partijen zoals Feest, Borrel, Bruiloft. Het aantal consumpties per persoon en de verhouding tussen type dranken verschillen.
• Tip: onderzoek het werkelijke drankverbruik van een paar evenementen en reken ze terug naar 1 persoon.
• Voor meer informatie over hoe dit in een evenement werkt, lees het artikel Evenementen – Pakketten en Producten koppelen.

Materiaalpakketten en andere categorieën

Materiaal-, Techniek-, Decoratie- en Dienstpakketten kunnen aangemaakt worden zodat het pakket per persoon gemaakt wordt. Maar er zijn ook pakketten die niet persoonsgebonden zijn zoals een bar of een buffettafel. Het is belangrijk om deze twee type pakketten dus te onderscheiden. Tip: dit kunt u doen door in de pakketten die vermenigvuldigd moeten worden met het aantal gasten in de interne naam “p.p.” toe te voegen. Dan weet de medewerker die het pakket koppelt aan het evenement, dat deze vermenigvuldigd moet worden met het aantal gasten.

• Mastiekpakketten zijn zo’n type pakket. Per type culinaire invulling is het mogelijk om een pakket te maken. Zoals bij een BBQ maakt u een pakket met borden, bestek, servetten aan per persoon. Maar de inhoud van dit pakket kan afwijken van een buffet.
• Glaspakketten voor de verschillende drankpakketten.
• Koffie en thee pakketten. Let op; indien u hier een waterkoker voor water koppelt, zorg dan dat u deze met aantal 0,001 koppelt. EasyParty koppelt dan 1 waterkoker per 100 gasten.
• Bar en buffetpakketten zijn pakketten die niet per persoon ingezet moeten worden. Deze worden ingezet op basis van aantal uitgiftepunten in een evenement.
• Meubilairpakketten zoals het voorbeeld van de statafel.
• Maar ook pakketten voor de keukenmaterialen die naar een feest meegenomen moeten worden.
• Dit zijn maar een paar voorbeelden van pakketten die u kunt aanmaken in EasyParty. Hoe meer pakketten u aanmaakt, hoe meer dat gestandaardiseerd wordt en tijdwinst behaald kan worden.

Pakket maken in EasyParty

U kunt pakketten zelf toevoegen. Dit gebeurt middels de knop toevoegen, u dient vervolgens de volgende velden te vullen:

Eigenschappen

• ID: bij het aanmaken van een pakket wordt hier door EasyParty een ID aan toegekend.
• Pakketnaam: dit is de interne naam van het pakket. Dit is wat Sales ziet in een evenement wanneer ze dranken of materialen willen kiezen.
• Commerciële naam: dit is de naam die op de offerte en factuur komt te staan. Deze naam is anders dan de interne naam. Met het voorbeeld van de barren hebben de interne namen allerlei producten of uitzondering of type feesten. Maar de externe naam is bijvoorbeeld bij alle varianten “Mobiele bar”.
• Categorie: dit is een drop-down die u zelf kunt beheren, zodat u binnen die type pakketten eenvoudig kunt filteren. In een evenement kunt u zoeken naar een pakket uit een specifieke categorie.
• Offertetekst: de tekst die u hier invult komt terug in de offerte onder de commerciële naam.
• Draaiboek tekst: Tekst t.b.v. het draaiboek. Ingevulde tekst kan automatisch naar het draaiboek worden geëxporteerd indien de juiste tags hiervoor gekoppeld zijn. 
• Interne opmerking: hier kunt u tekst toevoegen die sales ziet tijdens het toevoegen van het pakket aan een evenement. LET OP: niet te veel opmerkingen toevoegen want dan valt het niet meer op. Voeg hier alleen informatie toe als het echt een uitzondering is waar sales een andere handeling voor moet doen dan normaal.
• Verkoopprijs: dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het pakket per producteenheid. Deze prijs is ex. BTW, deze prijs kan in het evenement nog overruled worden
• Kostprijs: de kostprijs kunt u zelf niet invullen. Deze wordt automatisch berekend op basis van de gekoppelde producten
• Items niet aanpasbaar: Wanneer deze is aangevinkt en je dit pakket toevoegt binnen een evenement, zijn de gekoppelde items van dit pakket niet aanpasbaar. 
• Volume: hier kunt u aangeven hoeveel ruimte van een rolcontainer gebruikt wordt. Dit is alleen van toepassing met de uitgebreide transportmodule
• Check-box ‘Opnemen in offerte’: indien u deze check-box aanvinkt komt het pakket terug in de offerte. Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt het hele pakket niet terug in de offerte.
• Check-box ‘Onderliggende onderdelen in offerte’: indien u deze check-box aanvinkt komen alle producten die zijn gekoppeld aan het pakket terug in de offerte.
  Indien deze check-box niet is aangevinkt dan komt enkel de naam van de culinaire vulling incl. offertetekst terug, zonder de productnamen.  Zie het offertebeheer artikel voor meer uitleg.
• Check-box ‘Offertecategorie tonen’: indien u deze check-box aanvinkt komen de offerte categorieën die zijn gekoppeld aan de producten terug in de offerte. Zie het offertebeheer artikel voor meer uitleg.

Kenmerken

• Je kunt per categorie kenmerken toevoegen en verwijderen
• De kenmerken uit het magazijn is zichtbaar bij overige categorieën, m.u.v. materialen. 

Foto

U kunt hier een foto toevoegen, deze foto wordt dan getoond in de offerte onder de pakketnaam.

Logboek

In het logboek kunt u zien wie iets heeft aangepast en wat er is aangepast in het pakket.

Onderliggende onderdelen koppelen

Bij de gekoppelde invulling voegt u de materialen toe die bij het pakket horen. Hier maakt u dus de basis van alle pakketten, per onderliggend onderdeel geeft u hier het aantal aan per pakket. Op evenementniveau is het mogelijk om het aantal nog aan te passen, onderdelen toe te voegen of te verwijderen.

• Toevoegen: middels de knop toevoegen opent een pop-up waar u kunt zoeken naar onderdelen voor in het pakket. Het is mogelijk om via de check-boxen voor de materialen meerdere materialen tegelijk toe te voegen.
• Verwijderen: heeft u een fout onderdeel toegevoegd dan kiest u voor de knop verwijderen.
• Pijltjes: hiermee kunt u de volgorde weergeven van de onderliggende onderdelen. Dit is de volgorde zoals de onderliggende onderdelen terugkomen in de offerte indien gewenst.
• Open onderdeel: door op deze knop te klikken wordt het geselecteerde onderliggende onderdeel geopend om eventuele wijzigingen door te voeren.

Kenmerken

• In het tabblad 'Kenmerken' zijn kenmerken voor de desbetreffende categorieën en pakketten aan te maken
  • Let wel op, kenmerken aangemaakt voor materialen zijn ook zichtbaar zijn overige categorieën binnen het magazijn. Kenmerken aangemaakt in magazijn zijn niet beschikbaar in de keuken.