...

• Werkelijk aantal gasten: voer hier het aantal gasten in dat daadwerkelijk aanwezig was op het evenement.
  • In de evenementenexport kan worden ingezien wat het verschil is tussen het Definitief aantal gasten en het Werkelijk aantal gasten.
  • Zo kunt u in de toekomst inspelen op deze verschillen. Bijvoorbeeld als er bij een bruiloft gemiddeld 10% minder gasten komen, dan kunt hier ook op anticiperen en minder eten voorbereiden.
• Samenstelling gasten: om de inrichting van het evenement te kunnen bepalen kan hier de samenstelling van de gasten worden geselecteerd.
  • Dit is een ter info veld en heeft geen invloed op de invulling van het evenement. Bijvoorbeeld; als de samenstelling van gasten “Alleen vrouwen” is betekent het niet dat er automatisch meer witte wijn en minder bier gekoppeld wordt aan een pakket. Dit dient zelf nog verandert te worden indien gewenst.
  • Door op het beheericoontje achter het veld te klikken, kan het beheervenster worden geopend. Hier kunnen gastsamenstellingen worden gewijzigd/ aangemaakt.
• Evenementstatus: er zijn diverse Evenementstatussen die gebruikt kunnen worden:
  1. Aanvraag/ Optie: een evenement dat door een klant is aangevraagd, maar niet akkoord is kan de status Aanvraag of Optie krijgen.
     • Afhankelijk van uw eigen werkwijze zou u ervoor kunnen kiezen om aanvragen die binnenkomen op Aanvraag te zetten (aanvragen zullen ook niet mee worden genomen in Managementrapportages over bezetting of verkochte producten), voor evenementen waar een offerte van is verstuurd kunt u het evenement op Optie zetten.
     • Afhankelijk van het Slagingspercentage dat wordt gekoppeld aan een evenement met de status Optie, wordt dat percentage van de omzet meegenomen in de Managementrapportage Omzetten/Budgettenexport.
     • Optie evenementen worden wel meegenomen in de uren voor de productieplanning.
  2. Definitief: een evenement waar de klant akkoord voor heeft gegeven en zal gaan plaatsvinden. De status definitief heeft invloed op meerdere onderdelen binnen EasyParty:
     • Binnen de keuken wordt de productieplanning gevuld door de behoefte van definitieve evenementen. Hierop worden de besteladviezen gebaseerd.
     • Binnen het magazijn wordt de voorraadoverzicht gevuld door de behoefte van definitieve evenementen. Hierop worden de besteladviezen gebaseerd.
     • Binnen facturatie worden alleen conceptfacturen gemaakt van definitieve evenementen (met een datum van vandaag of in het verleden).
  3. Geannuleerd: een evenement dat niet doorgaat dient geannuleerd te worden.
     • Het is mogelijk om een annuleringsreden te vullen zodat u kunt bijhouden waarom er geannuleerd wordt.
     • Hiermee kunt u ook de slagingspercentage van uw bedrijf, specifieke accountmanager of locatie bepalen.
     • Het is niet mogelijk om evenementen te verwijderen.
  4. Financieel afgehandeld: indien een evenement financieel is vrijgegeven of de factuur is verstuurd, wordt de evenementstatus automatisch op Financieel afgehandeld gezet.
     • Evenementen met de status Financieel afgehandeld worden geblokkeerd, zodat er niets meer gewijzigd kan worden.
     • Het is wel mogelijk om deze evenementen te kopiëren om als basis te gebruiken voor nieuwe evenementen.
• Slagingspercentage: hier kan het slagingspercentage van het evenement gevuld worden indien het evenement de status Optie heeft. Lees hier meer tips over het nabellen van offertes en het bepalen van slagingspercentages.
• Type: hier kan het Type worden geselecteerd. Evenementtypes kunnen worden beheerd door op het beheericoontje erachter te klikken.
  • Per Evenementtype kan worden aangegeven op hoeveel dagen vanaf het aanmaken van het evenement de Optie tot en Herinnering ingesteld dient te worden.
• In-/Outdoor: het is mogelijk om aan te geven of een evenement binnen of buiten plaatsvindt door deze drop-down in te stellen en te kiezen voor indoor of outdoor.
• Regio: hier kan de regio waar het evenement plaatsvindt worden gekoppeld. Het is vervolgens mogelijk om in diverse rapportages te filteren op regio.
• Bron: om te kunnen monitoren hoe een klant bij u terecht is gekomen, kan het veld ‘Bron’ worden gevuld. Hier kan vervolgens in diverse rapportages op gefilterd worden.
• Reserveringsdatum: bij het aanmaken van een nieuw evenement wordt hier automatisch een date and time stamp geplaatst.
• Optie tot: afhankelijk van het Type dat is geselecteerd, wordt hier automatisch een datum geselecteerd (deze is handmatig aan te passen). Deze datum is gebaseerd op het aantal dagen dat bij dat Type evenement is ingevoerd in het veld ‘Optie tot’.
  • Indien in het veld ‘Optie tot’ in het Typebeheervenster bijvoorbeeld 8 is ingevoerd. Wordt de Optie tot datum automatisch op 8 dagen na het aanmaken van het evenement gezet. Dit kan automatisch herberekend worden op het moment dat een offerte gegenereerd wordt.
  • Deze ‘Optie tot’ datum kan in de offerte worden getoond d.m.v. de tag [EvenementOptieDatum] (en andere varianten ervan). Zo kunt u altijd een geldigheidsdatum op uw offerte zetten.
• Datum herinnering: afhankelijk van het Type dat is geselecteerd, wordt hier automatisch een datum geselecteerd (deze is handmatig aan te passen). Deze datum is gebaseerd op het aantal dagen dat bij dat Type evenement is ingevoerd in het veld ‘Herinnering’.
  • Indien in het veld ‘Herinnering’ in het Typebeheervenster bijvoorbeeld 15 is ingevoerd. Wordt de datum Herinnering automatisch op 15 dagen na het aanmaken van het evenement gezet.
  • Er wordt automatisch een actie ingeschoten voor de Accountmanager van het evenement met de categorie ‘Optie nabellen’. Indien de datum in het verleden komt te liggen wordt de actie rood gemarkeerd.
    • Acties en contactmomenten zijn inzichtelijk in Contactbeheer en in het evenement in het tabblad Contactbeheer. Zie de artikelen onder het kopje Contactbeheer voor meer informatie hierover.
    • Het is niet mogelijk om deze actie af te vinken. Wanneer de evenementstatus wordt verzet naar Definitief of Geannuleerd vervalt de actie automatisch.
• Deadline versturen: dit veld is slechts ter info en kan gebruikt worden om aan te geven wanneer de klant definitief de offerte wilt ontvangen.
• Datum weergeven: indien dit vinkje aan staat, wordt op de offerte en factuur een onderscheid gemaakt in dagen. Indien pakketten niet zijn gekoppeld aan een dag (programmaonderdeel) worden deze getoond onder ‘Niet gespecificeerd onder een dag’. Let op: dit is alleen nodig als het om een meerdaags evenement gaat.
• Thema/ sfeer: hier kan de gewenste sfeer/ het gewenste thema van het evenement worden gevuld. Dit is een ter info veld.
• Reistijd doorbelasten: middels deze drop down kunt u aangeven welke tijden van het personeel doorbelast dienen te worden richting de relatie. Hierbij zijn de volgende opties beschikbaar:
  • Reistijd niet doorbelasten: enkel de uren van de van tot de tot tijd worden in de realisatie meegenomen als door te belasten uren. De reistijd wordt niet meegenomen.
  • Alleen heenreis doorbelasten: De uren van de vertrek tot de tot tijd worden in de realisatie meegenomen als door te belasten uren. De uren van de terugreis worden niet meegenomen.
  • Alleen terugreis doorbelasten: De uren van de tot, tot de retour tijd worden in de realisatie meegenomen als door te belasten uren. De uren van de heenreis worden niet meegenomen.
  • Volledige reistijd doorbelasten: Alle uren (van de vertrek tot de retourtijd) worden meegenomen als door te belasten uren. Dit is de standaard waarde.
• Standaard reserveringstijd: Let op! deze optie zie je alleen als in instellingen > Evenementen > Evenementen - Standaard reserveringstijden de instelling 'Standaard reserveringstijden tonen' aan zet.
  
  • Deze functionaliteit is vrij uitgebreid en is daarom in een apart wiki artikel beschreven. Deze vind je hier.

Relatie

...

• Wijzig relatie: door op de knop ‘Wijzig relatie’ te klikken kan een andere relatie voor het evenement worden geselecteerd.
  • Dit is handig wanneer u een evenement kopieert en een andere relatie wilt toewijzen.
• Selecteer postadres: door op de knop ‘Selecteer postadres’ te klikken kan een ander postadres worden geselecteerd.
  • Indien er meerdere postadressen zijn ingesteld in het tabblad Adressen in CRM bij de betreffende relatie, opent een pop-up venster bij het klikken op de knop ‘Selecteer postadres’. Indien er maar één postadres is ingesteld, wordt er geen pop-up venster geopend.
• T.a.v. afwijkend: indien de standaard t.a.v. niet gewenst is, kan hier handmatig een andere t.a.v. worden ingesteld, die gebruikt zal worden bij klantencontact.
  • Dit is handig voor evenementen waar er meerdere contactpersonen zijn, zoals bruiloften.
  • Deze komt in de offerte d.m.v. de tag [EvenementTAV]. Indien u een andere tag gebruikt, dan blijft de contactpersoon zoals deze in CRM is gevuld.
  • Indien dit veld is gevuld, dan komt de afwijkende T.a.v. op de factuur.
• Geachte afwijkend: indien de Standaard Geachte niet gewenst is, kan hier handmatig een andere Geachte worden ingesteld, die gebruikt zal worden bij klantencontact.
  • Deze komt in de offerte d.m.v. de tag [EvenementGeachte]. Indien u een andere tag gebruikt, dan blijft de contactpersoon zoals deze in CRM is gevuld.

...