Versies vergeleken

Oude versie 9

changes.mady.by.user KJ Software

Opgeslagen op

in vergelijking met

Nieuwe versie 10

changes.mady.by.user EasyParty

Opgeslagen op

Uitleg

  • Deze regel is toegevoegd.
  • Deze regel is verwijderd.
  • Opmaak is veranderd.

...

  • Algemeen
    • Links treft u alle conceptfacturen waarvan het evenement de status Definitief heeft en de datum vandaag is of in het verleden ligt.
      • De kleuren betekenen het volgende:
        • Rood betekent dat er een opmerking is die verwerkt moet worden en dat de factuur misschien niet gereed is om te versturen. Bovenin treft u de opmerking, o.a.
          • Evenement is nog niet vrijgegeven
          • Evenement is eerder gecrediteerd geweest
        • Wit betekent dat het evenement financieel vrijgegeven is en klaar is om te factureren
        • Blauw betekent dat het een verzamelfactuur betreft of dat de factuur gecrediteerd is en daarom weer terug is gekomen tussen de conceptfacturen. Zie het artikel verzamelfacturen voor meer informatie over verzamelfacturen.
      • “+knop”
        • Hiermee kunt u een losse factuur aanmaken. De gegevens die u hier dient te vullen zijn hetzelfde als de gegevens die gevuld zijn wanneer het een factuur vanuit een evenement betreft.
      • Verversen
        • Hiermee kunt u de inhoud van de linker tabel verversen.
      • Facturen genereren
        • Indien u meerdere facturen in één keer wilt generen dan kunt u die in de linker tabel selecteren en factureren d.m.v. deze knop.
        • Let op; facturen genereren kunt u niet ongedaan maken. Dus let wel op dat u de juiste facturen selecteert.
      • Alles selecteren
        • D.m.v. deze knop kunt u in één keer alle facturen selecteren
      • Samenvoegen
        • Indien u de module “Verzamelfacturen” heeft, dan is deze knop zichtbaar. Hiermee kunt u twee of meer facturen van eenzelfde relatie samenvoegen naar één verzamelfactuur. Zie verzamelfacturen voor meer informatie.
      • Zoekvak
        • Hierin kunt u naar de desbetreffende factuur zoeken o.b.v. meerdere gegevens. Voor meer informatie zie de uitleg in grijs boven het zoekveld.
      • Datum filter
        • Hiermee kunt u filteren op de evenementdatum.
      • Factuurdatum filter
        • Hiermee kunt u filteren op de factuurdatum.
    • Rechts treft u de gegevens voor de geselecteerde factuur.
  • Factuurgegevens:
    • Administratie, Label en Bedrijfsnaam komen vanuit het evenement. Indien deze aangepast dienen te worden dan dient dit in het evenement te gebeuren.
      • Administratie is het grootboek waarop de facturen geboekt worden.
      • Label is gelinkt aan het briefpapier van de factuur
    • Contactpersoon
      • Het is mogelijk een andere contactpersoon te kiezen, binnen de gekoppelde relatie.
    • Factuurnummer
    • Factuurdatum
      • De factuurdatum staat standaard op de huidige dag.
    • Vervaldatum
      • De vervaldatum wordt standaard ingezet op basis van het aantal dagen dat is ingesteld op CRM-niveau voor deze relatie.
    • Betaaldatum
      • De betaaldatum wordt toegevoegd via de boekhoudkoppeling (indien er geen boekhoudkoppeling actief is, wordt de datum waarop de factuur op betaald wordt gezet ingezet als betaaldatum).
    • Evenementnummer
      • Het nummer dat hier staat geeft aan op welk evenement de factuur betrekking heeft. Middels de knop achter dit veld kunt u het evenement openen.
      • Bij het genereren van een handmatige factuur blijft dit veld leeg omdat EasyParty niet weet op welk evenement deze factuur betrekking heeft.
        • Indien de factuur betrekking heeft op een evenement dan kunt u hier het evenementnummer vullen.
        • Indien de factuur geen betrekking heeft op een evenement kan dit veld leeg blijven.
    • Inkoopordernummer
      • Het inkoopordernummer komt op de factuur indien gevuld.
      • Deze kan reeds gevuld zijn vanuit het evenement maar ook bewerkt worden op factuurniveau.
    • Factuuropmerking
      • Er kan opmerking toegevoegd worden om op de factuur te zetten.
      • Deze komt onderaan de factuur.
    • Evenementopmerking
      • Dit is de opmerking t.b.v. facturatie die in het evenement gekoppeld wordt. Deze komt niet op de factuur.
      • Maar indien dat wel gewenst is, dan kan deze tekst wel gekopieerd worden en in Factuuropmerking geplakt worden.
    • Onderin treft u de informatie m.b.t. de relatie zelf.
      • De N.A.W. gegevens die op de factuur komen
      • Of het per post of digitaal verstuurd wordt (in te stellen op relatieniveau zodat het voor de volgende keer ook goed staat.)
        • Indien er geen e-mailadres is gekoppeld aan de gekoppelde contactpersoon, dan kan de e-mail niet verstuurd worden en zal de factuur geprint worden.
    • BTW Niet splitsen:
      • Deze optie komt enkel voor bij particulieren klanten, Hiermee zorg je ervoor dat de BTW regels niet gesplitst worden en gegroepeerd worden weergegeven
  • Factuur inhoud
    • Hier ziet u de factuurregels van deze factuur, met onderin de totalen. Het is mogelijk om  handmatig regels toe te voegen en te verwijderen maar wij adviseren om dat vanuit het evenement te doen en niet vanuit facturatie. De reden daarvoor is dat alles wat u wijzigt in facturatie, niet teruggekoppeld wordt naar het evenement. Dit zorgt voor een vertekend beeld op uw managementgegevens.
    • Documenten: Hier worden de genereerde facturen bewaard, zodat u deze altijd terug kunt vinden. Daarnaast kunt u hier zelf documenten aan toevoegen, bijvoorbeeld correspondentie m.b.t. de factuur. 
    • Logboek: alle acties die u doet rondom deze factuur, worden gelogd in het logboek. Denk daarbij aan het aanmaken van een conceptfactuur, het vrijgeven van een evenement of het toevoegen/verwijderen van factuurregels. Daarnaast is het mogelijk om hier zelf een opmerking toe te voegen middels de knop 'Toevoegen'.
  • Factuur versturen
    • Algemeen:
      • Sjabloon, opmaak, factuurnummer, teksten voor e-mail en op de factuur worden beheerd in instellingen. In het artikel Instellingen – Financieel – Administratieve instellingen leest u hier meer over.
      • De factuur wordt in documenten (van de relatie, het evenement en de factuur) opgeslagen.
      • Indien de factuur per e-mail verstuurd wordt, dan kunt u de e-mail eerst bewerken voordat u de mail verstuurt.
    • Pop-up vraag “Wilt u de factuur inclusief BTW genereren?”
      • Indien u de facturen inclusief BTW facturen verstuurd, dan kunt u instellen dat u deze vraag krijgt bij het generen van facturen. Dit kan bij Instellingen > Financieel > Vraag incl./excl. BTW voor factuur
      • Dit zorgt ervoor dat de stukprijs en totaalprijs per regel niet excl. BTW maar incl. BTW wordt gegenereerd. De bedragen onderaan de factuur zijn hetzelfde als excl. BTW facturen.
    • Pop-up vraag “Wilt u de factuurbijlage genereren?”
      • Deze vraag komt alleen wanneer er minstens één onderdeel in het evenement op “Stelpost” verkocht is.
      • Op de bijlage komt het werkelijk aantal gebruikte producten (zoals ingevuld bij realisatie).
        • Dus indien een drankpakket op “Stelpost” verkocht is, dan komt er op de factuur een totaalregel voor dat drankpakket.
        • In de bijlage komt een uitsplitsing van alle producten van het pakket en het werkelijke aantal stuks.
        • Indien een factuur op “inclusief BTW” gegeneerd wordt, dan worden de prijzen op de bijlage incl. BTW getoond.
      • Indien u op “Ja” drukt dan wordt de bijlage gegenereerd. Indien u digitaal factureert dan wordt er een tweede bijlage gekoppeld aan het e-mailbericht.
      • Indien u op “Nee” drukt dan wordt de bijlage niet gegenereerd. De prijs op de factuur blijft hetzelfde. Zo kunt u kiezen of u richting de klant wilt laten zien wat er gedronken is of niet.
    • Pop-up vraag “Wilt u printen?”
      • Indien u digitaal een factuur verstuurd dan is het mogelijk om in te stellen of EasyParty de factuur direct moet printen of niet.
      • Dit kan ingesteld worden bij Instellingen > Financieel > Printen na genereren factuur. Daar kunt u uit meerdere mogelijkheden kiezen.
      • Deze vraag komt alleen bij facturen die digitaal verstuurd worden.
    • Pop-up vraag “Evenement nog niet vrijgegeven voor facturatie, weet u zeker dat u door wilt gaan?”
      • Indien een evenement nog niet vrijgegeven is, dan is het wel mogelijk om deze alsnog te factureren. Echter is het belangrijk dat indien aanpassingen benodigd zijn dat deze eerst in het evenement gezet worden en niet op factuurniveau. (Zie het begin van dit artikel voor meer informatie).
      • Indien u op “Ja” klikt, dan gaat u verder in het proces van facturen versturen.
      • Indien u op “Nee” klikt, dan genereert EasyParty de factuur niet en blijft het bij Conceptfacturen staan.
    • Wanneer een factuur gegenereerd wordt, dan krijgt de factuur een nummer toegewezen op basis van de instellingen. Daarna komt de factuur terecht bij de “Openstaande facturen”.

...