Afhankelijk van of u beschikt over de module personeelsplanning dient u hier zaken te vullen. Wanneer u wel beschikt over de module personeelsplanning dan ziet u meer velden dan wanneer u hier niet over beschikt. Meer informatie over de module personeelsplanning leest u hier.

Inhoudsopgave

Stamgegevens

Bij de werknemers zelf kunt u verschillende zaken instellen zodat deze juist in de planning, urenregistratie en de verloning worden meegenomen. Allereerst is het zaak om de werknemer juist te vullen.

Om een nieuwe werknemer aan te maken klikt u op de knop ‘Werknemer toevoegen’. Vervolgens kunt u de onderstaande velden gaan vullen.

...

Anonimiseren t.b.v. recht van inzage: door een werknemer te anonimiseren verdwijnt de werknemer ook uit het overzicht en komt deze bij inactieve werknemers te staan. Echter zijn van deze persoon dan alle persoonsgegevens verwijderd en deze zijn ook niet meer terug te krijgen. Daarnaast wordt in alle evenementen de naam van deze werknemer vervangen door: ‘geanonimiseerd t.b.v. recht van inzage’.

...

Onderstaande velden zijn alleen beschikbaar in combinatie met de personeelsplanning.

...

Uitzendkracht: middels dit veld kunt u aangeven of een werknemer een uitzendkracht is. Bij het inplannen van werknemers ziet u een vinkje in de kolom ‘UZK’ indien in het werknemersbeheer is aangegeven dat een werknemer een uitzendkracht is. Deze komen dan ook in het overzicht Uitzendkrachten bij Planning.

• Wanneer u een uitzendkracht aanmaakt dan wordt de vraag gesteld of u automatisch een contract wilt koppelen. Het contract dat dan gekoppeld wordt, is het contract welke ingesteld is bij Instellingen > Urenregistratie & Verloning > Standaardwaarden automatische contracten uitzendkrachten. Dit zorgt ervoor dat het aanmaken van uitzendkrachten minder tijd kost.

...

Planning instellingen

...

• Datum toestemming: hier geeft u aan op welke datum u toestemming hebt gekregen van de werknemer om zijn of haar contactgegevens beschikbaar te stellen op het portaal.
• Toestemmingswijze: geef hier aan op welke wijze toestemming is verleend voor het delen van de contactgegevens. De keuze’s in deze dropdown zijn te beheren door op het beheericoontje achter het veld te klikken.
• Toestemmingsdocument: hier kunt u het bestand koppelen waarin staat dat er toestemming is verleend voor het delen van de contactgegevens.

...

Werknemerscode: Dit is de code die u zelf bepaalt voor de medewerker. Hiermee kan hij/zij inloggen in de klokapp. Dit kunnen alleen cijfers zijn.

...

Contracten

Bij Instellingen > Planning heeft u contracttypes aangemaakt, deze kunt u hier selecteren en toevoegen. In het artikel Instellingen – Planning leest u hoe u contracttypes aan kunt maken. De persoonlijke contractgegevens gaat u verder vullen in het tabblad ‘Contracten’ in de module ‘Werknemers’. U kunt meerdere contracten per persoon koppelen indien van toepassing.

In de linker kolom kunt u zien welke contracten allemaal van toepassing zijn op deze werknemer. Middels de knop ‘Inactieve contracten weergeven’ kunt u ook alle inactieve contracten inzien. Achter ieder contract staat een kolom ‘Actief’ indien u het vinkje hier weg haalt dan wordt het contract een inactief contract.

• ID: dit nummer kent EasyParty automatisch toe aan het contract. Dit nummer kunt u zelf niet wijzigen.
• Volgnummer: indien een werknemer al meerdere contracten heeft gehad dan kunt u hier aangeven het hoeveelste contract dit is.
• Contracttype: bij Instellingen > Planning zijn contacttypes aangemaakt, deze kunt u hier selecteren. Wat dit contracttype inhoudt vindt u ook terug bij Instellingen > Planning.
• Ingangsdatum: U vult hier de datum in vanaf wanneer het contract ingaat.
• Einddatum: hier kunt u een einddatum van het contract vullen. Op het moment dat een contract verloopt en er is geen nieuw contract dan kunt u deze werknemer niet meer inplannen. Indien u een melding hiervan wilt ontvangen dan kunnen wij dat voor u instellen.
• Contracturen per week, per dag of per maand: het aantal uren dat deze specifieke werknemer werkt vult u hier. Afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn met de werknemer vult u de uren bij week, dag of maand. Het aantal uren bij maand wordt automatisch uitgerekend o.b.v. het aantal gevuld bij week of dag. Dit is o.b.v. de full-time uren gevuld bij instellingen.
• Werkelijke uren uitbetalen: wanneer dit vinkje aan staat dan worden alle uren die geregistreerd worden voor deze werknemer uitbetaald. Wanneer het vinkje uit staat dan worden alleen de contracturen uitbetaald.
• Bruto salaris: hier geeft u het bruto salaris in van de werknemer. U kunt zelf aangeven of dit salaris per maand of bijvoorbeeld per 4 weken is.
• Bruto uurloon: het bruto uurloon berekend EasyParty zelf op basis van het bruto salaris en de contracturen per week.
• Kosten werkgever: aan iedere werknemer zitten ook werkgeverskosten verbonden. Deze werkgeverskosten kunt u hier vullen per uur.
• Niet opnemen in verloning: middels deze instelling kunt u aangeven of de werknemer ook verloond dient te worden via EasyParty. Bij wereknemers op pay-roll is dit vaak niet van toepassing en dus kan de instelling hier uitgezet worden.

Vast rooster

Let op: om dit tabblad te zien dien de check box 'Vast rooster' bij de planning instellingen aan te staan.

In dit tabblad kunt u voor oneven (week 1) en even (week 2) weken de standaard beschikbaarheid van de werknemer aangeven. EasyParty voert op basis van dat rooster automatisch een niet beschikbaarheid in voor de overige tijden. Als op een dag geen uren ingevuld worden dan gaat EasyParty er vanuit dat de werknemer de gehele dag niet beschikbaar is. Als er geen begin- of eindtijd is ingevoerd in het rooster, maakt EasyParty daar 00:00 van.

Voor standaard diensten is er ook een onderscheid gemaakt in even- en oneven weken. Standaard is de data die reeds ingevoerd was overgenomen naar beide weken. Deze kunt u zelf aanpassen indien wenselijk.

Deze niet beschikbaarheid wordt ook meegenomen in de planning. Wanneer u een werknemer wilt plannen, die niet beschikbaar is, dan zal dit bij de planning ook duidelijk worden op basis van de gegevens die bij de werknemer > Vast Rooster en Beschikbaarheid zijn aangegeven.

Beschikbaarheid & rooster

In dit tabblad kunt u aangeven wanneer de werknemer niet beschikbaar is. EasyParty gaat er namelijk van uit dat werknemers altijd beschikbaar zijn, tenzij in dit tabblad een niet beschikbaarheid opgegeven wordt. U kunt hier ook een overzicht genereren van alle dagen die als niet beschikbaar zijn opgegeven.

Door op ‘Toevoegen’ te klikken kunt u een nieuwe niet beschikbaarheid opgeven. Hierbij dient u de onderstaande velden te vullen.

• Datum: geef hier aan op welke datum de werknemer niet beschikbaar is.
• Hele dag: indien de werknemer de hele dag niet beschikbaar is dan kunt u deze functie aanvinken. Het is dan niet meer benodigd om de Van en Tot tijd in te voeren.
• Van en Tot: het kan voorkomen dat een werknemer bijvoorbeeld alleen in de ochtend niet beschikbaar is, dan kunt u hier bijvoorbeeld aangeven van 08:00 tot 12:00. De werknemer kan dan alsnog in de middag ingepland worden.
• Type verlof: niet beschikbaar zijn kan verschillende redenen hebben. Bij het type verlof geeft u dit aan. Bijvoorbeeld is iemand met vakantie of is het gewoon een vrije dag. Deze verloftypes kunt u beheren door op het beheericoontje achter het veld te klikken.
• Opmerking: eventuele extra opmerkingen kunt u hier verwerken indien gewenst. Dit is niet verplicht.

Middels de knop ‘Maak terugkeerpatroon’ kunt u bijvoorbeeld een verlof van meerdere dagen invoeren of wanneer een werknemer iedere maandag vrij heeft dan kunt u dat hier ook aangeven.

Standaard diensten

Een standaard dienst is een dienst die periodiek terugkomt bij dezelfde persoon. U kunt dus per werknemer standaard diensten aanmaken. Bijvoorbeeld voor kantoorpersoneel kan dit handig zijn. Wanneer Werknemer 1 iedere week op 3 dezelfde dagen, op dezelfde tijden werkt dan kunt u hier een standaard dienst van maken en deze wekelijks terug laten komen.

Locaties

U kunt locaties aan werknemers koppelen. Op het moment dat u gaat plannen kunt u filteren op deze locaties zodat u weet welk personeel u op welke locatie kunt inzetten.

Verlof

Hier kunt de verlof-periodes van uw medewerker vullen. Deze kunnen ook via het portaal aangevraagd worden indien dit staat ingesteld bij “planning instellingen”. Het verlof dient wel eerst geaccordeerd te worden voordat het invloed heeft op de planning (medewerker niet beschikbaar).

De geplande verlof komt terug bij Verloning. Hier ziet u de verlof uitvragen en kunt u aangeven wat voor type verlof het is zodat het invloed heeft op de urensaldo van de medewerker:

• Vakantieuren
• Betaalde (bijzondere) verlof
• Onbetaalde verlof

Niet beschikbaar wordt niet meegenomen in verloning.

Uren saldo

Het overzicht dat u hier ziet geeft aan hoe de uren van uw werknemer over de gekozen periode verdeeld zijn. Dus hoeveel uren heeft uw werknemer überhaupt gemaakt en hoe zijn deze uren verdeeld onder verlof, ziekte, vakantie etc. De opmerkingen die u hierbij kunt invullen komen terug op de export van de urenregistratie.

Planning

Bij de planning ziet u een overzicht van alle diensten waarop deze werknemer is ingepland binnen de aangegeven periode. Deze planning kunt u exporteren naar Excel indien gewenst.

Ziekte

Wanneer uw werknemer ziek is dan kunt u dat hier registreren. Door op ‘Toevoegen’ te klikken voegt u een nieuwe ziekmelding toe. U dient dan de volgende velden te vullen:

• Beter gemeld: wanneer de werknemer weer beter gemeld is dan kunt u dat hier aangeven door het vinkje aan te zetten.
• Omschrijving: u dient een omschrijving aan de ziekmelding te geven. Dit kan gewoon ‘Ziek’ zijn maar wellicht wilt u dit specifieker bijhouden.
• Van: hier geeft u de datum in waarop de werknemer zich ziek heeft gemeld.
• Tot en met: de laatste datum dat de werknemer ziek thuis is geweest vult u hier.
• Opmerking: eventueel zou u meer informatie over de ziekte kunnen toevoegen. Bijvoorbeeld de oorzaak of iets dergelijks.
• Percentage verzuim: Standaard is dit 100% want de medewerker wordt voor 100% meegerekend in verloning. Indien een medewerker langdurig ziek is en een lager percentage dient meegenomen worden in de verloning dan kunt u dat hier in stellen.

Gekoppelde competenties

U kunt meerdere competenties koppelen aan een werknemer. De competenties die u hier ziet kunt u u beheren in Werknemers > Competentiebeheer. Dit zijn de competenties die in het evenement gekozen kunnen worden in het onderdeel ‘Personeel’.

Indien u beschikt over de module personeelsplanning dan kunnen de competentie(s) die je aan een werknemer koppelt dienen als filter bij het inplannen van personeel. Wanneer in het evenement wordt aangegeven welke competentie vereist is voor een specifieke dienst dan kunt u hier een werknemer op inplannen die beschikt over deze competentie.

Documenten & beveiligde documenten

In beide tabbladen kunt u documenten invoegen bij de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan getekende contracten, kopie ID, evaluatieverslagen, etc. Het verschil tussen beide is dat voor het inzien van beveiligde documenten een ander recht dient te hebben (recht 228). U kunt dus personen toegang geven tot documenten zonder dat ze toegang hebben tot beveiligde documenten.

Handtekening

Per werknemer is een handtekening in te stellen. Wanneer bijvoorbeeld de handtekening van de accountmanager op de offerte dient te komen dan wordt deze vanuit hier geëxporteerd. Meer informatie over hoe u de handtekening op de offerte kunt exporteren leest u in het artikel Offertebeheer – Tags.