Het komt voor dat diensten vaker voorkomen op telkens dezelfde dagen en tijdstippen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een schoonmaakmedewerk(st)er die iedere maandagochtend van 08:00 tot 12:00 schoonmaakwerkzaamheden uitvoert of een kantoormedewerk(st)er die dagelijks op kantoor werkt van 08:00 tot 17:00. Deze standaard dienst kunt u eenmalig aanmaken waardoor deze iedere week weer terug keert.

Toevoegen standaard dienst

...

Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken kunt u een nieuwe standaard dienst aanmaken. U moet dan de volgende velden vullen

• Omschrijving: de benaming van de dienst vult u hier, bijvoorbeeld ‘Schoonmaak’ of ‘Kantoorwerkzaamheden’. Deze benaming ziet u terug in uw planningsoverzicht
• Competentie: hier kunt u aangeven over welke competentie de werknemer moet beschikken die deze dienst kan vullen.
• Locatie: op welke locatie de dienst uitgevoerd dient te worden vult u hier.
• Afdeling: vervolgens kunt u nog een afdeling aangeven waarop de werknemer dient te werken. Dit is geen verplicht veld maar kan een handige filter zijn bij het zoeken naar de juiste werknemer voor deze dienst.

Wanneer u vervolgens op ‘Ok’ klikt is uw standaard dienst aangemaakt. Daarna is het van belang om meer informatie over de standaard dienst te vullen, namelijk wanneer deze standaard dienst plaatsvindt en of er eventuele voorkeurswerknemers zijn voor het opvullen van de dienst. Wanneer u onder de details op de knop ‘Toevoegen’ klikt dan kunt u tijdstippen toevoegen waarop de standaard dienst plaatsvindt.

Details

• Dag: hier selecteert u de dag of dagen waarop de standaard dienst plaatsvindt. Per dag kunt u de onderstaande gegevens vullen, deze hoeven dus niet iedere dag overeen te komen.
• Aantal personen: de hoeveelheid personen die voor deze dienst benodigd zijn vult u hier. In de planningsuitvraag ziet u dit aantal ook terug en weet u dus dat u 2 werknemers in dient te plannen.
• Vertrek: indien er altijd sprake is van dezelfde reistijd voor deze dienst dan kunt u hier aangeven hoe laat de werknemer vertrekt van de zaak of thuis, afhankelijk van hoe u de reistijd berekend.
• Van: vul hier de starttijd van de dienst.
• Tot: vul hier de eindtijd van de dienst.
• Retour: ook voor de retourtijd geldt dat deze gevuld dient te worden wanneer er sprake is van altijd dezelfde reistijd voor deze dienst. Hier vult u dan de tijd dat de werknemer terug is op de zaak of thuis, afhankelijk van hoe u de reistijd berekend.
• Volgende dag: indien u deze checkbox aanvinkt dan geldt dat de retourtijd op de volgende dag plaatsvindt. Wanneer de dienst bijvoorbeeld om 22:00 begint en om 02:00 eindigt dan is de retourtijd op de volgende dag.
• Totaal aantal uur: het totaal aantal uren van de dient worden hier getoond. Indien aangegeven is dat de dienst door 2 of meer personen uitgevoerd moet worden dan wordt het aantal uren van de dienst hiermee vermenigvuldigd.

Voorkeurswerknemers

Per werknemer kunt u hier aangeven op welke dag deze werknemer voorkeurswerknemer is. Wanneer u bijvoorbeeld een standaard dienst hebt voor iedere dag dan kan het zo zijn dat werknemer X op maandag en dinsdag voorkeurswerknemer is en werknemer Y op woensdag, donderdag en vrijdag. U kunt ook meerdere werknemers op dezelfde dag aanmerken als voorkeurswerknemers.

Voorkeurswerknemers zorgt ervoor dat deze medewerkers automatisch gekoppeld wordt aan de dienst wanneer deze ingepland wordt. Zo kunt in een bulk de medewerkers gelijk goed inplannen zonder één-voor-één de standaard diensten te openen en medewerkers te koppelen.

In de linker kolom staat nu een overzicht met al uw standaard diensten zodat u deze makkelijk kunt overzien en kunt aanpassen, indien nodig.

Inplannen standaard dienst

...

Door op de knop ‘Inplannen’ te klikken kunt u de standaard diensten gaan plannen. In het pop-up venster dat verschijnt dient u te vullen welke standaard dienst u wilt inplannen, vanaf wanneer u deze wilt inplannen en tot wanneer u deze wilt inplannen.

Door op ‘Behoefte ophalen’ te klikken verschijnt er een lijst met alle werknemers die voldoen aan uw behoefte.

• In de kolom ‘Beschikbaar’ kunt u zien of de werknemer beschikbaar is in de gekozen periode ten tijde van de standaard dienst.
• In de kolom ‘Overlappend’ ziet u terug of deze werknemer al ingepland is op een andere dienst in de gekozen periode ten tijde van de standaard dienst.

Op basis van deze informatie kunt u kiezen om een werknemer wel of niet in te plannen op een standaard dienst voor de gekozen periode. Door de juiste werknemers hier te selecteren middels de multiselect kunt u deze inplannen. Vervolgens staat deze dienst als geaccordeerd in de planning en vindt u deze terug in de roosters. Het is mogelijk om ook andere medewerkers aan deze standaard diensten te koppelen (naast de voorkeurswerknemers).

Planning - plannen

Indien een werknemer nog niet gekoppeld is aan een standaard dienst, wel wilt inplannen op een standaard dienst via 'Planning-Plannen' krijg je een pop-upmelding om de werknemer vanuit deze pop-up toe te voegen op het standaard schema van deze dienst.

Verwijderen standaard dienst

...

Het is mogelijk standaard diensten deels te verwijderen. Selecteer je de knop 'Ingeplande standaarddiensten verwijderen' dan komt er een pop-up waarmee een standaarddienst is te verwijderen.

• Als voorbeeld: Je hebt een standaarddienst gemaakt voor het komende half jaar alleen na verloop van tijd kom je er achter dat het toch maar voor 5 maanden hoeft te gelden dan is het mogelijk de laatste maand in de pop-up te selecteren en te verwijderen.