Nu je weet dat facturen tot stand komen vanuit een evenement, kun je facturen gaan controleren om ze vervolgens te gaan versturen. In dit onderdeel van de e-learning gaan we in op het controleren van facturen. Wat zie je allemaal? En hoe lees je dit?

Hiervoor gaan we naar de facturatiemodule van EasyParty. Je komt hier door in het hoofdmenu in EasyParty te navigeren naar 'Facturatie' en dan naar 'Verkoopfacturen'.

In het tabblad 'Conceptfacturen' vind je alle facturen die gecontroleerd kunnen worden om daarna te versturen.

Het scherm

Het scherm ziet er als volgt uit:

• In het gele kader zie je alle conceptfacturen
• In het blauwe kader vind je de factuurgegevens
• In het groene kader vind je de inhoud van de factuur

Welke conceptfacturen zie je?

Aan de linkerkant van het scherm zie je een rij met de conceptfacturen.

Hoe komen deze facturen hier terecht vraag je jezelf misschien af? Dit zijn de volgende facturen:

• Automatisch aangemaakte facturen
  • EasyParty maakt automatisch een conceptfactuur aan voor evenementen die in het verleden liggen. Zie deze automatisch aangemaakte conceptfactuur als een reminder, zo vergeet je nooit een evenement dat geweest is te factureren.
  • Deze facturen zijn wit of rood van kleur en te herkennen aan een evenementnummer dat gevuld is in de kolom 'Evenement' in het overzicht met conceptfacturen.
    
    • Wit = het evenement is financieel vrijgegeven vanuit het evenement
    • Rood = het evenement is nog niet financieel vrijgegeven vanuit het evenement 
• Handmatig aangemaakte facturen
  • Het is ook mogelijk om via EasyParty handmatig facturen aan te maken. Deze komen ook hier terug zolang ze nog niet verzonden zijn. 
    • Later in de e-learning wordt toegelicht hoe handmatige facturen werken.

Controleren van je factuur

Voordat je een factuur verstuurd, wil je natuurlijk wel zeker weten dat de factuur en de gegevens die er op staan kloppen. 

Deze controle is in EasyParty 2-ledig opgezet:

1. De controle in het evenement zelf
   1. Afhankelijk van hoe jullie werken is er iemand verantwoordelijk voor het afronden van het evenement (definitieve aantallen verwerken, eventueel producten op nacalculatie nog realiseren, eventuele extra kosten of kortingen n.a.v. last-minute wijzigingen verwerken).
   2. Dit gebeurt in het evenement zelf. 
   3. Als dat gebeurt is dan geeft deze persoon het evenement financieel vrij
   4. De conceptfactuur in het facturenoverzicht wordt dan wit, dit is het seintje voor de administratie dat de factuur verzonden kan worden.
2. De eindcontrole van de factuur
   1. Als het evenement financieel is vrijgegeven
   2. Als je net met EasyParty gaat werken dan moet je nog vertrouwen krijgen in het systeem, dat is logisch. Je wilt daarom in het begin nog een extra controle uitvoeren op de factuur voordat deze verstuurd wordt.
   3. Deze extra controle doe je vanuit de facturatiemodule > Conceptfacturen. Hier heb je alle gegevens van de factuur voor handen

Kloppen gegevens niet?