Als het goed is de plannen je al redelijk eigen!
Voor dat je met de urenregistratie gaat beginnen lees dan eerst: 11. Urenregistratie hier staan de velden uitgelegd en controleer of dat alle instellingen juist staan voor jullie.
Je gaat nu de onderstaande stappen doorlopen om de reorganisatie eigen te maken.Lees hiervoor : 11. Urenregistratie
Urenregistraties oefenen
In het tabblad ‘Urenregistratie’ gaat u ga je de uren die daadwerkelijk gemaakt zijn door de geplande werknemers invoeren.
Urenregistraties kunnen op 3 verschillende manieren toegevoegd worden.
- Handmatig (door de planning)
- Via de synchronisatie (Uren invoeren o.b.v. planning)
- Door de werknemer zelf
- Via het
- portaal
- Via de
- KlokApp
Hieronder worden de stappen beschreven voor het handmatig toevoegen van een urenregistratie en het verder afhandelen van een urenregistratie. Omdat u je bij de synchronisatie, het portaal en de Klokapp zelf de urenregistraties niet hoeft toe te voegen slaat u voor deze varianten de eerste stap over.
...
- Via de knop ‘Urenregistratie toevoegen’ kunt u kun je een urenregistratie toevoegen. Er wordt een pop-up scherm geopend waarin u je een werknemer kunt selecteren waarvoor u je een urenregistratie wilt invoeren.
- Wanneer u je een werknemer geselecteerd heeft kunt u kun je een planning selecteren (dubbelklik of ‘Ok’) waarop deze werknemer is gepland.
- Als u je geen planning kunt selecteren betekent dit dus dat deze werknemer niet op een dienst gepland is.
- Er opent vervolgens een scherm met urenregistratie detail. Deze is al deels ingevoerd op basis van de gegevens van de planningsuitvraag maar deze kunt u kun je hier geheel naar wens aanpassen.
Wanneer uw de urenregistraties via de KlokApp of het portaal binnenkomen dan staan deze urenregistraties al in dit overzicht, deze hoeft u hoef je dus niet handmatig toe te voegen.
Wanneer u je een urenregistraties wilt toevoegen via de synchronisatie klikt u klik je op Synchroniseren > Uren invoeren o.b.v. planning. Er wordt dan een pop-up geopend waarin u je alle geplande regels in een keer door kunt zetten naar urenregistraties om ze daar vervolgens nog te controleren.
...
Verwerken van urenregistraties
Nu u je een urenregistraties heeft hebt toegevoegd heeft u zie je een overzicht met urenregistraties voor zich. De stappen die volgen gaan over het verwerken van deze urenregistraties.
- Net zoals u je bij de planning heeft hebt gezien hebben ook urenregistraties kleurtjes waardoor u je makkelijk kunt zien welke status een urenregistratie heeft, de legenda vindt u zie je boven in beeld.
- Het is mogelijk om de urenregistraties nog aan te passen. Door er dubbel op te klikken worden de urenregistratie details geopend om eventuele aanpassingen door te voeren.
- Als de urenregistraties kloppen kunt u kun je deze accorderen. Dit kan op 2 manieren:
- Via multi-select een aantal urenregistraties selecteren en klikken op ‘Accorderen’.
- Via de pop-up met urenregistratiedetails voor een specifieke urenregistratie.
- In de kolom ‘Geaccordeerd door’ kunt u kun je altijd zien wie de urenregistratie geaccordeerd heeft.
- Nadat de urenregistraties geaccordeerd zijn kunnen deze op dezelfde wijze gefiatteerd worden. Pas wanneer de urenregistraties gefiatteerd zijn worden deze doorgezet naar de verloning.
Standaard werkwijze bepalen
Wanneer u heeft je geoefend hebt met het aanmaken en verwerken van urenregistraties, kunt u kun je hier een standaard werkwijze in bepalen. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:
- Hoe worden de urenregistraties ingezet?
- Door wie worden de urenregistraties ingezet?
- Als dit door meerdere personen wordt gedaan, hoe bepaalt u bepaal je wie verantwoordelijk is voor welke registraties? (Maak hierbij gebruik van de bestaande filters boven in het scherm)
- Wanneer worden urenregistraties afgekeurd?
- Hoe gaat u ga je om met het doen van wijzigingen in urenregistraties?
- Wie mag dit?
- Moet hier iemand van op de hoogte gebracht worden?
- Wanneer geldt dat een urenregistratie naar geaccordeerd wordt gezet? En wanneer geldt dat deze naar gefiatteerd wordt gezet?
- Het is ook mogelijk om urenregistraties direct naar gefiatteerd te zetten als deze extra laag van controle niet nodig is.
- Is er een standaard dag of tijd waarop dit doorgevoerd wordt?