...
In Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten > Ondertekenverzoek kan de mail opgesteld worden voor het versturen van de offerte met de SignRequest SignHost URL. De tag [SignRequestSignHost_URL] leidt naar SignRequestSignHost. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina waar de offerte ondertekend kan worden.
Stap 4: Offertesjabloon aanpassen
In het Word offertesjabloon moet een tag komen te staan die er voor zorgt dat de klant een digitale handtekening kan plaatsen in de offerte en hiermee zijn of haar akkoord geeft op de offerte. Dit kan met de tag: [SignRequest_TEKENLINK]. Deze kun je op de gewenste plek in de offerte plaatsen, bijvoorbeeld in de inleiding en/of aan het einde van de offerte waar je wilt dat de klant een handtekening zet. Het is mogelijk om de klant op meerdere plekken te laten tekenen. We raden aan om de tag in het sjabloon de kleur te geven van de achtergrond van het sjabloon, zodat de tag zelf niet opvalt. Deze tag blijft namelijk zichtbaar, en wordt niet opgevuld door tekst.
Denk er aan om dit bij alle thema's en sjablonen te doen.
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
...
Klik op Toevoegen. EasyParty opent nu de partijmap. Selecteer de juiste offerte, of sleep het document vanuit de documenten Explorer in EasyParty naar Ondertekenverzoeken.
Er opent nu een pop-up ‘Ondertekenverzoek’ met een standaard e-mail die je hebt ingesteld in Stap 3). Naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement) wordt automatisch gevuld vanuit het evenement.
Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Als je op Verzenden via Outlook klikt opent de e-mail met de juiste link van SignRequestSignHost:
Hier kun je de mail nog personaliseren en indien gewenst de offerte via PDF in de bijlage meesturen. De link verwijst naar de offerte in SignRequest SignHost waar deze bekeken en ondertekend kan worden door de klant. Je kunt er voor kiezen om de offerte niet meer als PDF mee te sturen omdat deze ook online te bekijken is via SignRequestSignHost.
Offerte ondertekenen
...
Als de klant de mail ontvangen heeft en op de link van SignRequest SignHost klikt opent de offerte. Dit ziet er als volgt uit:
Het watermerk in dit voorbeeld zal niet zichtbaar zijn!
Het rood omlijnd waar het blauwe pijltje voor staat is de plek waar je de tag [SignRequest_TEKENLINK] in het sjabloon hebt gezet en waar de klant moet tekenen.
Als de klant hierop op Volgende klikt opent de mogelijkheid om te tekenen.
Als op alle plekken waar een handtekening nodig is getekend is kan de klant het ondertekenen Voltooien en krijgt de klant de melding dat het document officieel is ondertekend.
Offerte is ondertekend door klant
...
Ook is er een nieuwe export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien met de status van ondertekenen.
In je account binnen SignHost zijn ook alle getekende offertes te zien.