...

• Dit werkt hetzelfde als kopiëren, echter wordt er geen nieuw evenement aangemaakt maar wordt het evenement verplaatst.
• Indien u alleen de Evenementdatum bij Basisgegevens aanpast, dan veranderen de onderliggende programmaonderdelen niet mee.

Basisgegevens

...

Evenementnummer: evenementnummers zijn oplopend en worden automatisch toegekend bij het aanmaken van een nieuw evenement. Dit nummer wordt overal gebruikt in EasyParty om te identificeren om welke partij het gaat.

...

Thema/ sfeer: hier kan de gewenste sfeer/ het gewenste thema van het evenement worden gevuld. Dit is een ter info veld.

Relatie

...

Wijzig relatie: door op de knop ‘Wijzig relatie’ te klikken kan een andere relatie voor het evenement worden geselecteerd.

...

• Deze komt in de offerte d.m.v. de tag [EvenementGeachte]. Indien u een andere tag gebruikt, dan blijft de contactpersoon zoals deze in CRM is gevuld.

Locatie

...

• Locatie: door op de knop ‘Wijzigen’ te klikken, kan een andere locatie worden geselecteerd.

• Prijslijst: indien in Locatiebeheer het vinkje ‘Prijslijst verplicht’ aan staat, is dit een verplicht veld en dient er een prijslijst gekoppeld te worden.
• Aanvullende prijslijst: het is mogelijk om een aanvullende prijslijst te koppelen indien er reeds een Prijslijst is gekoppeld. Het koppelen van een aanvullende prijslijst is altijd optioneel.
• Alternatieve locatie(s) selecteren / weergeven: met deze knop (boven in het scherm) kunt u aangeven of er één of meerdere alternatieve locaties zijn voor het evenement.
  • Indien alles in één locatie plaatsvindt, dan is dit niet nodig.
  • Bij Programma is het dan mogelijk om ook de zalen van de andere locaties te selecteren.
  • De locatie gekoppeld bij Locatie blijft de hoofdlocatie voor onderdelen zoals locatienummer (welke op de factuur komt).

Interne contactpersonen

...

De interne contactpersonen zijn rollen die u zelf kunt bepalen voor uw interne werkwijze.

...

• In het Evenementenoverzicht kan worden gefilterd op Projectmanager.
• De Projectmanager wordt getoond in het Draaiboek en de Keukenbon.

Afleverlocatie

...

De afleverlocatie komt op alle operationele documenten, o.a. keukenbon en picklijst.

...

Dit zorgt ervoor dat u het adres maar één keer hoeft te vullen bij CRM om fouten te voorkomen. Het is ook mogelijk om een externe locatie eenvoudig te vullen door op straat te klikken en dan op Enter te drukken. U kunt via de postcodezoeker eenvoudig het adres vullen. Let op: dit werkt alleen voor bepaalde landen zoals Nederland (niet België).

• Omschrijving: hier kan een omschrijving van het afleveradres worden ingevoerd. Dit adres wordt getoond op Picklijst en Draaiboek.
• Contactpersoon: hier kan de naam van de contactpersoon van het afleveradres worden gevuld. Deze naam wordt getoond op de Picklijst en Draaiboek.
• E-mailadres: hier kan het e-mailadres van de contactpersoon van het afleveradres worden gevuld.
• Telefoonnummer: hier kan het telefoonnummer van de contactpersoon van het afleveradres worden gevuld. Dit telefoonnummer wordt getoond op de Picklijst en Draaiboek.
• Straat/ Huisnummer/ Postcode/ Plaats/ Land: hier kan het afleveradres worden gevuld. Dit adres wordt getoond op de Picklijst, Keukenbon en Draaiboek.

Administratieve gegevens

...

Voor meer informatie over hoe deze gegevens invloed hebben op de facturatie, klik hier voor het artikel over Facturen versturen.

• Administratie: indien er meerdere administraties zijn aangemaakt, kan hier de gewenste administratie worden gekoppeld.
  • Per administratie worden andere grootboekrekeningen ingezet. Deze zijn in te stellen in Instellingen > Financieel > Grootboekrekeningen.
  • Per administratie wordt een andere factuurnummerreeks aangehouden en met de boekhoudkoppeling wordt het in de juiste administratie gezet.
• Inkoopordernummer: het inkoopordernummer van het evenement kan hier worden gevuld. Deze komt op de factuur (ook bij verzamelfacturen)
• Niet factureren: indien dit vinkje aan wordt gezet, wordt er geen factuur klaargezet bij concepten.
• Automatisch incasseren: indien dit vinkje aan wordt gezet, en de relatie is gemachtigd om automatisch te incasseren wordt de factuur van dit evenement automatisch geïncasseerd.
  • Dit vinkje is alleen van toepassing wanneer de module automatische incasso geactiveerd is.
• Facturatieopmerkingen: wanneer hier een opmerking wordt genoteerd komt deze terug bij het moment van factureren. Deze komt niet op de factuur.
• Budget: hier kan het budget worden genoteerd, dit veld is puur ter info en komt nergens terug in EasyParty. Het is mogelijk om dit via de tag [EvenementBudget] in de offerte te laten komen.

Opmerkingen

...

• Evenement: de opmerking die hier wordt genoteerd is zichtbaar op het draaiboek en eventueel ook op de offerte. Hier zou u informatie zoals allergenen of wensen kunnen noteren.
• Keuken: de opmerking die hier wordt genoteerd komt terug in de header op de keukenbon. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor allergenen.
• Magazijn: de opmerking die hier wordt genoteerd komt terug in de header op de picklijst.

Indien een opmerking op alle drie de plekken moet komen, dan kunt u eenvoudig een opmerking kopiëren en plakken.

Factuurrelatie

...

De factuurrelatie wordt gevuld zoals het bij CRM is gekoppeld. Bij een relatie is het mogelijk om meerdere contactpersonen te koppelen. Bij een contactpersoon is het mogelijk om aan te geven dat een persoon een “financiële contactpersoon” is. Dit betekent dat indien dit specifiek is aangegeven, deze persoon wordt gevuld. Anders wordt gewoon de contactpersoon van het evenement gevuld.

...

Kies alternatieve relatie: standaard wordt de relatie van het evenement bij factuurrelatie getoond, echter is het mogelijk om een alternatieve relatie te selecteren door middel van de knop “kies alternatieve relatie”. Hier kunt u een andere relatie selecteren voor de factuur.

Logo’s

...

• Evenementlogo: via de knop evenementlogo instellen is het mogelijk om een logo van het evenement toe te voegen, deze komt dan terug op de offerte wanneer de tag [EVENEMENTLOGO] is toegevoegd aan het offertesjabloon.
• Relatielogo: wanneer er een logo is gekoppeld bij de relatie in het CRM zal deze hier getoond worden. Dit logo komt terug in de offerte wanneer de tag [AFBEELDINGRELATIE] is toegevoegd aan het offertesjabloon.