Indien je een arrangement koppelt in een evenement, of reeds gekoppelde producten bundelt tot een arrangement, zal de omzet hiervan ook gebundeld getoond worden binnen tabblad Financieel. In dit artikel gaan we toelichten hoe de BTW-verdeling van een dergelijk arrangement tot stand komt, en beantwoorden we veel gestelde vragen.

Dit artikel zal opgesplitst worden in twee onderdelen:

• Arrangement met dynamische BTW verdeling
• Arrangement met handmatige BTW verdeling

Inhoudsopgave

...

Opmaak van tabel

Image Removed

• In de tabel worden alle regels van het evenement getoond ongeacht of er een verkoopprijs gekoppeld is of niet.
• Hier worden alleen de pakketten getoond (en dus niet de onderliggende onderdelen) met de interne omschrijving.
• De pakketten worden per verkoopcategorie (donkerblauwe regels) opgesplitst. De bedragen die worden weergegeven op deze balk van deze regels zijn de totaalbedragen van de betreffende categorie.
• Kortingen kunnen hier toegevoegd worden voordat er geoffreerd of gefactureerd wordt. Klik hier voor meer informatie over kortingen. 
• De volgorde van de categorieën wordt bepaald vanuit Instellingen > Producttypes en Verkoopcategorieën > Instellingen per verkoopcategorie > Volgorde.
  • Dit is ook de volgorde van de regels in de begroting, de offerte en de factuur.
• Het is ook mogelijk om de suggesties te tonen in het overzicht. Dit is in te stellen via Instellingen > Offerte en Draaiboek > Suggesties tonen in begroting.
• Binnen het tabblad Financieel zit een knop om het evenement naar Financieel afgehandeld te zetten, dit mag enkel indien er geen verschil in omzet is ontstaan door de wijziging(en).
• Indien je een evenement van financieel afgehandeld terug zet naar Definitief, en je doet wijzigingen binnen het evenement, dan moet je de Kostprijs mutaties handmatig in AFAS doorvoeren.
  • Indien financieel afgehandeld en dan terug zetten naar Definitief, dan komt het evenement ook automatisch weer terug onder Boekhoudkoppeling->Kostprijs mutaties

Veel gestelde vragen

EasyParty biedt de mogelijkheid om de marges van een evenement inzichtelijk te maken. Doordat de kostprijs van de pakketten meegenomen worden in het evenement, kunt u eenvoudig zien wat de marge van het evenement is. Indien het evenement of een bepaald pakket onder de ingesteld marge wordt verkocht, dan wordt de regel rood.

Op pakketniveau worden de regels al rood bij het toevoegen van de pakketten. Dan kunt u al sneller zien dat u onder de marge gaat bij het aanpassen van de prijs. Maar bij Financieel krijgt u een overzicht van alle pakketten en dus ziet u, ondanks dat er bijvoorbeeld een pakket onder de marge verkocht wordt, of u wel uw target haalt over het complete evenement.

Het instellen van deze marges beheert u bij:

...

Arrangement met dynamische BTW verdeling

...

Arrangementen met een dynamische BTW verdeling zijn de meest voorkomende variant binnen EasyParty, bij dit soort arrangementen zullen de percentages waarop de omzet geboekt worden, bepaald worden op basis van de inhoud van het arrangement. Indien je een arrangement opstelt via de knop "Evenementen->Financieel→Prijs per gast instellen" dan zal dit altijd een arrangement worden met een dynamische BTW verdeling.

Voor de uitleg van de dynamische BTW-verdeling gaan we een Prijs per gast-arrangement instellen o.b.v. reeds gekoppelde producten, hieronder een tabel met daarin de omzet per product, waarmee we in een later stadium zullen gaan rekenen;

Op basis van de bovenstaande producten gaan we een arrangement aanmaken, hierbij hanteren we een verkoopprijs per gast van € 200,00, zodat we duidelijker aan kunnen tonen hoe de verdeling tot stand zal komen;

Image AddedImage Added

Inrichten van arrangement (links is initiele berekening door EasyParty, rechts is de ingestelde prijs door de invoerder)

Image Added

Arrangement binnen tabblad Financieel

Omdat we een afwijkende verkoopprijs per gast hebben aangegeven, komt het subtotaal excl. BTW niet meer overeen, maar is dit naar ratio verdeeld o.b.v. de gekoppelde onderdelen, hieronder een uitleg hoe dit tot stand is gekomen;

Belangrijke informatie tijdens het aanmaken/aanpassen van een (prijs per gast) arrangement;

• Zorg dat alle onderdelen (of onderliggende onderdelen) die je wenst te koppelen aan het arrangement een verkoopprijs gevuld hebben, indien er geen verkoopprijs gevuld is, zal er bij het berekenen van de BTW-verdeling ook geen rekening met gehouden worden met dit onderdeel (of onderliggend onderdeel)
  • Het vullen van de verkoopprijzen van onderliggende onderdelen is bij de categorie Dranken belangrijk, aangezien hierin vaak een splitsing tussen BTW Hoog en BTW Laag van toepassing is
• Indien je niet kunt verklaren waarom er voor een onderdeel van het arrangement geen omzet in tabblad Financieel staat, controleer of er bij de kolom "Originele prijs" (binnen het tabblad van de desbetreffende categorie) wel een bedrag gevuld staat

Arrangement met handmatige BTW verdeling

...

Indien je zelf wilt bepalen hoe de BTW-verdeling van een arrangement tot stand dient te komen, kun je kiezen voor een arrangement met handmatige BTW verdeling. Binnen het onderdeel Arrangementen dient hiervoor het vinkje "BTW verdeling handmatig invoeren" aangevinkt te worden, daarna zal het mogelijk worden om de inhoud van de onderliggende tabel "Percentages t.b.v. BTW-verdeling" in te stellen per administratie.

Image Added

In dit voorbeeld hebben we een arrangement gekoppeld dat onderdelen bevat uit de volgende categorieën (omdat dit een vooraf ingesteld percentage betreft, schrijven we dit niet volledig in tabel-vorm uit);

• Culinair
• Materiaal
• Personeel

O.b.v. van de bovenstaande verdeling zal het evenement toegevoegd worden binnen het evenement, ook na het kiezen voor een afwijkende verkoopprijs zal de handmatig bepaalde verdeling intact blijven;

Image AddedImage Added

Bij het aanpassen van de inhoud (knop "Inhoud arrangement aanpassen") van een arrangement zal de BTW-verdeling altijd geforceerd herberekend worden, het is afgeraden om de inhoud van een arrangement met handmatige BTW-verdeling aan te passen.

Veel gestelde vragen

...

1. De onderdelen van mijn arrangement vinden plaats over meerdere dagen, hoe gaat EasyParty hier mee om?
   1. De omzet van het arrangement zal altijd geboekt worden op de datum die aangegeven kan worden binnen tabblad Arrangementen (binnen het evenement)
2. Ik wil mijn gekoppelde arrangement toch niet per persoon doorbelasten, hoe doe ik dit?
   1. Indien je het arrangement gaat verwijderen, krijg je na de bevestiging van het verwijderen nog de vraag of de items wel behouden dienen te blijven, kies hier voor "Nee". Vervolgens zullen de originele verkoopprijzen hersteld worden, en de items weer los in tabblad Financieel getoond worden.
3. Kan ik afdrachten doorbelasten op specifieke categorieën van een arrangement?
   1. Ja dat is mogelijk, vul onder tabblad "Locatie afdracht" (binnen tabblad Financieel van het evenement) bij de gewenste categorie een percentage in en vink de optie "Doorbelasten aan klant"
4. Kan ik afdrachten instellen op specifieke categorieën van een arrangement, zonder deze door te belasten aan de klant?
   1. Nee, dit is momenteel niet mogelijk

...