Voor deze module is het vereist dat EasyParty Online ingesteld is. Mocht je deze module willen gebruiken, graag een issue aanmaken in het KJ Portaal zodat we deze module kunnen configureren voor jullie.
Doorloop de volgende stappen om er voor te zorgen dat alles juist staat ingesteld.
Stap 1: SignHost-account aanmaken
...
De eerste stap is het aanmaken van een Signhost-account. Dit doe je via de website van Signhost, maar het is belangrijk dat je daarbij onze partnercode gebruikt. Alleen op deze manier kunnen wij de juiste ondersteuning bieden en blijft alles goed geregistreerd.
Je Signhost-account kun je niet alleen voor EasyParty gebruiken, maar ook andere documenten digitaal laten ondertekenen via het Signhost-portaal. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten, contracten en andere juridische documenten.
Het is voldoende om 1 gebruiker aan te maken, ondanks dat je vanuit meerdere gebruikers gaat mailen. Wel is het van belang dat je voldoende tokens afneemt, deze heb je nodig om de offertes te laten ondertekenen.
Via onderstaande link kun je je SignHost account aanmaken: SignHost
Onze partnercode is: 87YV83CK2025B
Stap 2: Vul de gegevens van SignHost in in EasyParty
...
In Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’ moeten de gegevens van SignHost ingevuld te worden.
De API KEY en APP KEY moeten gevuld worden, deze kun je vinden in je SignHost account.
In het veld URL mag je de volgende URL vullen: https://api.signhost.com/api
Hier kun je tevens aangeven wie er een mail moet ontvangen als de offerte ondertekend is.
Stap 3: E-mailsjabloon opstellen
...
In Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten > Ondertekenverzoek kan de mail opgesteld worden voor het versturen van de offerte met de SignHost URL. De tag [SignHost_URL] leidt naar SignHost. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekst sjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina waar de offerte ondertekend kan worden.
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
Stap 4: Plek van handtekening instellen in je offertesjabloon - OPTIONEEL
...
Indien gewenst kun je inrichten dat de handtekening op een bepaalde plek in je offertesjabloon wordt gezet. Dit kun je doen door de tag: {{Signer1}} in je offertesjabloon te zetten op de plek waar je de handtekening in de offerte wilt hebben.
Anders wordt de handtekening los van de offerte geplaatst. Hoe dit er uit ziet zie je onderaan deze wiki pagina.
Offerte met digitaal ondertekenen versturen naar de klant
Offerte genereren
...
Genereer de offerte zoals voorheen, je ziet hier verder nog niets terug van het digitaal ondertekenen.
Sla de offerte op in het EasyParty mapje onder de juiste partij (EasyParty kiest hiervoor automatisch de juiste map).
Offerte versturen
...
Ga naar Documenten
Je ziet dat er rechts bovenin een extra vlak bij is gekomen: Ondertekenverzoeken. Hierin komen alle offertes van het betreffende evenement te staan die verzonden zijn met een ondertekenverzoek.
Klik op Toevoegen. EasyParty opent nu de partijmap. Selecteer de juiste offerte, of sleep het document vanuit de documenten Explorer in EasyParty naar Ondertekenverzoeken.
Er opent nu een pop-up ‘Ondertekenverzoek’ met een standaard e-mail die je hebt ingesteld in Stap 3. Naam
1.1 Wat is het doel?
Bij verschillende klanten is de wens ontstaan om digitaal bijvoorbeeld offertes te kunnen ondertekenen. Dit hebben we in dit issue gerealiseerd.
1.2 Hoe kun je dit gebruiken?
Onder Instellingen > Offerte & draaiboek hebben we een nieuwe groep instellingen toegevoegd, ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’. Het is belangrijk dat alle instellingen goed staan voor het ondertekenen van het document. Hoe in te stellen, kunt u vinden onder ‘Instellingen in te stellen door de klant’.
Open een evenement, en stel het offertethema in welke je net ook hebt ingesteld onder instellingen. Genereer het word document ‘’Word document genereren’’ onder Evenementen > Offerte. Als je dan naar documenten gaat en het mapje ‘Offerte’ opent zie je hier je zojuist gegenereerde offerte. Je kunt nu op twee manieren je offerte verzenden met ondertekenverzoek:
- Je sleept de offerte naar ondertekenverzoeken
- Je voegt de offerte toe via ondertekenverzoek middels de knop ‘Toevoegen’
Er opent dan een pop-up ‘Ondertekenverzoek’. Hier kan men het e-mailsjabloon instellen (deze is voorgevuld met het standaard e-mailsjabloon), naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement) . Hier komt dan de tekst te staan die ingesteld is onder Instellingen > Financieel > Administratieinstellingen > Teksten > Ondertekenverzoek. Let op! wordt automatisch gevuld vanuit het evenement.
Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is tevens wél in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Na het verzenden van een ondertekenverzoek, krijgt de klant dit ondertekenverzoek per e-mail. Zij kunnen dan via SignRequest dit ondertekenverzoek ondertekenen. Indien ondertekend, krijgen de belanghebbenden (ingesteld via instellingen) een e-mail dat het ondertekenverzoek is verstuurd. Men kan, indien getekend, niet opnieuw het ondertekenverzoek ondertekenen. In EasyParty staat dan een vinkje bij ‘Ondertekend’.
Verder komt er nog een nieuw export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien.
1.3 Instellingen in te stellen door de klant
Account aanmaken bij SignRequest
- Meld je aan bij com.
- Kies het abonnement wat past bij jouw organisatie
- Zodra je een account hebt klik je op het kopje ‘Teams’ op de accountpagina.
- Vul hier minimaal een Teamnaam en SignRequest sub domein in.
- Zodra je Team is aangemaakt klik bovenin op ‘Wissel van account’ en selecteer je team.
- Scroll naar beneden voor de API-instellingen.
- En maak een API-token aan (Je kan deze optioneel een naam geven, om bijvoorbeeld staging of productie gescheiden te houden).
- Vul de ‘URL voor callback van events’ in met het volgende https://[EASYPARTY_ONLINE_URL] /signing/eventreceiver
- Zorg dat je de wijzigingen opslaat.
Instellingen t.b.v. SignRequest
Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’
- SignRequest URL: instellingen vanuit SignRequest (SignRequest subdomein)
- SignRequest API Key : instellingen vanuit SignRequest
Instellingen t.b.v. mailing
Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’
- Ondertekenbevestiging sturen naar accountmanager: Indien ingeschakeld wordt de ondertekeningbevestiging verstuurd naar de accountmanager.
- Ondertekenbevestiging sturen naar sales coördinator: Indien ingeschakeld wordt de ondertekeningbevestiging verstuurd naar de sales coördinator.
- Ondertekenbevestiging sturen naar projectmanager: Indien ingeschakeld wordt de ondertekeningbevestiging verstuurd naar de projectmanager.
Instellingen t.b.v. offertesjabloon
Instellingen > Financieel > Administratieinstellingen > Teksten > Ondertekenverzoek
Hier moet men de e-mail t.b.v. het ondertekenen van schrijven. De tag die herplaatst wordt met de URL die naar SignRequest leidt is [SignRequest_URL]. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina om het document te ondertekenen.
Offertebeheer > Gekoppelde hoofdstukken > Bewerk offertesjabloon
Hier moet men de plaats specificeren in het sjabloon waar de handtekening gezet moet worden. Dit is middels [SignRequest_TEKENLINK]. We raden aan om de tag in het sjabloon de kleur te geven van de achtergrond van het sjabloon, zodat de tag niet opvalt.
Als je op Verzenden via Outlook klikt opent de e-mail met de juiste link van SignHost:
Hier kun je de mail nog personaliseren en indien gewenst de offerte via PDF in de bijlage meesturen. De link verwijst naar de offerte in SignHost waar deze bekeken en ondertekend kan worden door de klant. Je kunt er voor kiezen om de offerte niet meer als PDF mee te sturen omdat deze ook online te bekijken is via SignHost.
Offerte ondertekenen
...
Als de klant de mail ontvangen heeft en op de link van SignHost klikt opent de offerte. Dit ziet er als volgt uit:
Als de klant op Volgende klikt opent de mogelijkheid om te tekenen.
Geldigheid onderteken link
...
De onderteken link is 30 dagen geldig. Dit is vanuit SignHost ingesteld dus niet aanpasbaar.
Offerte is ondertekend door klant
...
Als de klant het document heeft ondertekend ontvangt de medewerker (ingesteld bij Stap 2) een e-mail.
In het evenement kun je ook zien dat de klant het document heeft ondertekend:
Ook is er een nieuwe export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien met de status van ondertekenen.
In je account binnen SignHost zijn ook alle getekende offertes te zien.