Voor deze module is het vereist dat EasyParty Online ingesteld is. Mocht je deze module willen gebruiken, graag een issue aanmaken in het KJ Portaal zodat we deze module kunnen configureren voor jullie.
In de moderne digitale wereld is het essentieel om offertes snel, efficiënt en veilig te kunnen laten ondertekenen door je klanten. Betrouwbare elektronische handtekeningen kunnen de workflow aanzienlijk verbeteren en versnellen.
Digitaal ondertekenen biedt een gebruiksvriendelijke en veilige oplossing voor het ondertekenen en goedkeuren van offertes. Het stelt je in staat om offertes digitaal te ondertekenen en te verzenden, waardoor het proces van goedkeuring eenvoudiger en sneller verloopt.
Graag maken we je wegwijs in de mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen van offertes in EasyParty.
Hoe is de werking in EasyParty?
Met een tag die in het offertesjabloon geplaatst wordt kan de klant een digitale handtekening in de offerte plaatsen voor akkoord. Zodra dit gebeurt is ontvangt de Accountmanager en/of Sales coördinator en/of Projectmanager een mail dat de offerte is ondertekend door de klant. Daarnaast kan de offerte nu ook direct in een mailtje via EasyParty verstuurd worden.
Doorloop de volgende stappen om er voor te zorgen dat alles juist staat ingesteld.
...
De eerste stap is het aanmaken van een Signhost-account. Dit doe je via de website van Signhost, maar het is belangrijk dat je daarbij onze partnercode gebruikt. Alleen op deze manier kunnen wij de juiste ondersteuning bieden en blijft alles goed geregistreerd.
Met je Je Signhost-account kun je niet alleen voor EasyParty (EP) gebruiken, maar ook andere documenten digitaal laten ondertekenen via het Signhost-portaal. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten, contracten en andere juridische documenten.
Het is voldoende om 1 gebruiker aan te maken, ondanks dat je vanuit meerdere gebruikers gaat mailen. Wel is het van belang dat je voldoende tokens afneemt, deze heb je nodig om de offertes te laten ondertekenen.
Via onderstaande link kun je je SignHost account aanmaken: SignHost
Onze partnercode is: 87YV83CK2025B
Stap 2: Vul de gegevens van SignHost in in EasyParty
...
In Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’ moeten de gegevens van SignHost ingevuld te worden.
De API KEY en APP KEY moeten gevuld worden, deze kun je vinden in je SignHost account.
In het veld URL mag je de volgende URL vullen: https://api.signhost.com/api
Hier kun je tevens aangeven wie er een mail moet ontvangen als de offerte ondertekend is.
...
In Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten > Ondertekenverzoek kan de mail opgesteld worden voor het versturen van de offerte met de SignRequest SignHost URL. De tag [SignRequestSignHost_URL] leidt naar SignRequestSignHost. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon tekst sjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina waar de offerte ondertekend kan worden.
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
Stap 4:
...
Plek van handtekening instellen in je offertesjabloon - OPTIONEEL
...
Indien gewenst kun je inrichten dat de handtekening op een bepaalde plek in je offertesjabloon wordt gezet. Dit kun je doen door de tag: {{Signer1}} in je offertesjabloon te zetten op de plek waar je de handtekening in de offerte wilt hebben.
Anders wordt de handtekening los van de offerte geplaatst. Hoe dit er uit ziet zie je onderaan deze wiki pagina.
In het Word offertesjabloon moet een tag komen te staan die er voor zorgt dat de klant een digitale handtekening kan plaatsen in de offerte en hiermee zijn of haar akkoord geeft op de offerte. Dit kan met de tag: [SignRequest_TEKENLINK]. Deze kun je op de gewenste plek in de offerte plaatsen, bijvoorbeeld in de inleiding en/of aan het einde van de offerte waar je wilt dat de klant een handtekening zet. Het is mogelijk om de klant op meerdere plekken te laten tekenen. We raden aan om de tag in het sjabloon de kleur te geven van de achtergrond van het sjabloon, zodat de tag zelf niet opvalt. Deze tag blijft namelijk zichtbaar, en wordt niet opgevuld door tekst.
Denk er aan om dit bij alle thema's en sjablonen te doen.
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
Offerte met digitaal ondertekenen versturen naar de klant
...
Je ziet dat er rechts bovenin een extra vlak bij is gekomen: Ondertekenverzoeken. Hierin komen alle offertes van het betreffende evenement te staan die verzonden zijn met een onderteken verzoekondertekenverzoek.
Klik op Toevoegen. EasyParty opent nu de partijmap. Selecteer de juiste offerte, of sleep het document vanuit de documenten Explorer in EasyParty naar Ondertekenverzoeken.
Er opent nu een pop-up ‘Ondertekenverzoek’ met een standaard e-mail die je hebt ingesteld in Stap 3). Naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement) wordt automatisch gevuld vanuit het evenement.
Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Als je op Verzenden via Outlook klikt opent de e-mail met de juiste link van SignRequestSignHost:
Hier kun je de mail nog personaliseren en indien gewenst de offerte via PDF in de bijlage meesturen. De link verwijst naar de offerte in SignRequest SignHost waar deze bekeken en ondertekend kan worden door de klant. Je kunt er voor kiezen om de offerte niet meer als PDF mee te sturen omdat deze ook online te bekijken is via SignRequestSignHost.
Offerte ondertekenen
...
Als de klant de mail ontvangen heeft en op de link van SignRequest SignHost klikt opent de offerte. Dit ziet er als volgt uit:
Het watermerk in dit voorbeeld zal niet zichtbaar zijn!
Het rood omlijnd waar het blauwe pijltje voor staat is de plek waar je de tag [SignRequest_TEKENLINK] in het sjabloon hebt gezet en waar de klant moet tekenen.
Als de klant hierop op Volgende klikt opent de mogelijkheid om te tekenen.
Als op alle plekken waar een handtekening nodig is getekend is kan de klant het ondertekenen Voltooien en krijgt de klant de melding dat het document officieel is ondertekend.
Geldigheid onderteken link
...
De onderteken link is 30 dagen geldig. Dit is vanuit SignHost ingesteld dus niet aanpasbaar.
Offerte is ondertekend door klant
...
Ook is er een nieuwe export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien met de status van ondertekenen.
In je account binnen SignHost zijn ook alle getekende offertes te zien.