Voor deze module is het vereist dat EasyParty Online ingesteld is. Mocht je deze module willen gebruiken, graag een issue aanmaken in het KJ Portaal zodat we deze module kunnen configureren voor jullie.
In de moderne digitale wereld is het essentieel om offertes snel, efficiënt en veilig te kunnen laten ondertekenen door je klanten. Betrouwbare elektronische handtekeningen kunnen de workflow aanzienlijk verbeteren en versnellen.
Digitaal ondertekenen biedt een gebruiksvriendelijke en veilige oplossing voor het ondertekenen en goedkeuren van offertes. Het stelt je in staat om offertes digitaal te ondertekenen en te verzenden, waardoor het proces van goedkeuring eenvoudiger en sneller verloopt.
Graag maken we je wegwijs in de mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen van offertes in EasyParty.
Doorloop de volgende stappen om er voor te zorgen dat alles juist staat ingesteld.
...
De eerste stap is het aanmaken van een Signhost-account. Dit doe je via de website van Signhost, maar het is belangrijk dat je daarbij onze partnercode gebruikt. Alleen op deze manier kunnen wij de juiste ondersteuning bieden en blijft alles goed geregistreerd.
Met je Je Signhost-account kun je niet alleen voor EasyParty (EP) gebruiken, maar ook andere documenten digitaal laten ondertekenen via het Signhost-portaal. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten, contracten en andere juridische documenten.
Het is voldoende om 1 gebruiker aan te maken, ondanks dat je vanuit meerdere gebruikers gaat mailen. Wel is het van belang dat je voldoende tokens afneemt, deze heb je nodig om de offertes te laten ondertekenen.
Via onderstaande link kun je je SignHost account aanmaken: SignHost
Onze partnercode is: 87YV83CK2025B
Stap 2: Vul de gegevens van SignHost in in EasyParty
...
In Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’ moeten de gegevens van SignHost ingevuld te worden.
De API KEY en APP KEY moeten gevuld worden, deze kun je vinden in je SignHost account.
In het veld URL mag je de volgende URL vullen: https://api.signhost.com/api
Hier kun je tevens aangeven wie er een mail moet ontvangen als de offerte ondertekend is.
...
In Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten > Ondertekenverzoek kan de mail opgesteld worden voor het versturen van de offerte met de SignHost URL. De tag [SignHost_URL] leidt naar SignHost. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon tekst sjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina waar de offerte ondertekend kan worden.
...
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
Stap 4: Plek van handtekening instellen in je offertesjabloon - OPTIONEEL
...
Indien gewenst kun je inrichten dat de handtekening op een bepaalde plek in je offertesjabloon wordt gezet. Dit kun je doen door de tag: {{Signer1}} in je offertesjabloon te zetten op de plek waar je de handtekening in de offerte wilt hebben.
Anders wordt de handtekening los van de offerte geplaatst. Hoe dit er uit ziet zie je onderaan deze wiki pagina.
Offerte met digitaal ondertekenen versturen naar de klant
...
Je ziet dat er rechts bovenin een extra vlak bij is gekomen: Ondertekenverzoeken. Hierin komen alle offertes van het betreffende evenement te staan die verzonden zijn met een onderteken verzoekondertekenverzoek.
Klik op Toevoegen. EasyParty opent nu de partijmap. Selecteer de juiste offerte, of sleep het document vanuit de documenten Explorer in EasyParty naar Ondertekenverzoeken.
...
Er opent nu een pop-up ‘Ondertekenverzoek’ met een standaard e-mail die je hebt ingesteld in Stap 3). Naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement) wordt automatisch gevuld vanuit het evenement.
...
Als de klant op Volgende klikt opent de mogelijkheid om te tekenen.
Geldigheid onderteken link
...
De onderteken link is 30 dagen geldig. Dit is vanuit SignHost ingesteld dus niet aanpasbaar.
Offerte is ondertekend door klant
...