Diensten online publiceren

...

Met deze aanpassing is het mogelijk om diensten online te gaan publiceren. Het idee van deze nieuwe functie is dat werknemers zich voortaan zelf via het portaal kunnen aanmelden op diensten die vanuit de planning gepubliceerd zijn. Wanneer een dienst gepubliceerd wordt dan is deze zichtbaar in het portaal voor alle werknemers die voldoen aan de voorwaarden. Meer over de voorwaarden leest u onder het kopje 'Voorwaarden voor het zien van gepubliceerde diensten'.

Diensten worden nooit automatisch gepubliceerd, dit is een actie die bij de planning ligt. Het publiceren van diensten kan via het overzicht van planningsuitvragen of via de details van een plannigsuitvraag. Er is voortaan geen synchronisatie meer nodig om de wijzigingen die u gedaan heeft naar het portaal te versturen, dit gebeurt direct bij het doen van een wijziging (bijvoorbeeld het publiceren van een dienst).

Publiceren via het overzicht van planningsuitvragen

In het scherm is een knop 'Uitvraag(en) publiceren' toegevoegd. Middels deze knop kunt u een dienst publiceren of juist het publiceren ongedaan maken. Via dit overzicht is het ook mogelijk om meerdere planningsuitvragen in één keer te publiceren of het publiceren ongedaan te maken, dit werkt via multi-select. Aan de linkerkant van de planningsuitvragen is de multi-select toegevoegd, deze multi-select werkt enkel voor de knop 'Uitvraag(en) publiceren'.

Image Added

Publiceren via de details van een planningsuitvraag

Ook via het detailscherm van een planningsuitvraag is het mogelijk om een dienst te publiceren. Hiervoor is een check-box 'Publiceren op portaal' toegevoegd aan de behoefte details. Met deze check-box publiceert enkel deze dienst.

Image Added

In het overzicht met planningsuitvragen is een kolom 'gepub. op portaal' toegevoegd zodat u eenvoudig kunt zien of een dienst reeds gepubliceerd is of niet. Daarnaast is een filter toegevoegd aan het overzicht zodat u in een keer alle gepubliceerde of juist alle niet gepubliceerde diensten kunt zien. Deze vindt u rechts boven in het scherm onder 'overige filters'.

Voorwaarden voor het zien van gepubliceerde diensten

...

Niet iedere werknemer kan alle gepubliceerde diensten zien in het portaal. Of een werknemer de dienst ziet is afhankelijk van een aantal voorwaarden: Competenties, Locaties en Leeftijd.

Competentie 

Het is mogelijk om op werknemersniveau competenties te koppelen aan een werknemer (Werknemers > Werknemer > Gekoppelde competenties). Een werknemer ziet in het portaal enkel de diensten die gekoppeld zijn aan een competentie waarover de werknemer beschikt. Zo zorgt u er voor dat niet iedereen zich zomaar kan aanmelden voor een dienst welke zij niet kunnen uitvoeren.

Locaties
Let op: voor deze functie dient u over de module 'Werknemers koppelen aan locatie' beschikken. Zonder deze module is dit tabblad niet zichtbaar.

Voor locaties geldt hetzelfde als voor de competentie. Een werknemer kan zich niet aanmelden voor een dienst op een locatie als deze locatie niet gekoppeld is aan de werknemer. U koppelt locaties aan werknemers bij Werknemers > Werknemer > Locaties.

Leeftijd

Het is voortaan mogelijk om een maximale eindtijd in te stellen per leeftijd. Bijvoorbeeld wanneer iemand jonger is dan 18 jaar dan mag deze uiterlijk tot 22:00 werken. Wanneer deze maximale eindtijd ingesteld wordt bij Instellingen > Planning > Leeftijd instellingen, is het voor iemand van 17 niet toegestaan om zich aan te melden op een dienst. De werknemer ziet de dienst wel wanneer hij/zij niet voldoet aan de leeftijdsvoorwaarden en kan zich ook aanmelden op de reservelijst. Dit geeft de planning de mogelijkheid om eventueel de werknemer bijvoorbeeld wel een deel van de dienst te laten draaien. Meer over de reservelijst leest u verderop in dit artikel.

Voorwaarden voor het kunnen aanmelden op een dienst

...

Om te voorkomen dat werknemers zich aanmelden op een dienst die ze uiteindelijk niet kunnen uitvoeren omdat ze bijvoorbeeld als op een andere dienst ingeschreven staan zijn er een aantal voorwaarden opgenomen. Deze diensten zijn dus wel zichtbaar voor werknemers maar wanneer de werknemer is ingepland op een uitvraag (geaccepteerd via het portaal of handmatig gekoppeld in EasyParty met status Geaccepteerd), dan kan de werknemer geen dienst accepteren:

• Met minder dan 8 uur vooraf de begintijd
• Met minder dan 8 uur na de eindtijd
• En alle tijd hier tussen in

Als een werknemer zich voor een dergelijke dienst wil aanmelden dan komt er in beeld te staan dat het niet mogelijk is om zich voor deze dienst in te schrijven i.v.m. de rusttijd. De werknemer kan contact opnemen met de planning om zich alsnog in te schrijven, via EasyParty blijft dit namelijk wel mogelijk.

Hoe komt een aanmelding op een dienst terug in de planning?

...

Wanneer een werknemer zich via het portaal heeft aangemeld op een gepubliceerde dienst dan wordt dit als volgt verwerkt in EasyParty:

• De werknemer wordt gekoppeld op de dienst in EasyParty met de status 'Geaccepteerd'.
  • In de planning in EasyParty is dit altijd handmatig aan te passen.
• De aanmelding wordt getoond in het scherm 'Accordering' in EasyParty. Dit zorgt voor een overzicht met alle nieuwe aanmeldingen. Hier is het mogelijk om te sorteren op werknemer, tijd van aanmelding, dienst, etc. Het is daarnaast ook mogelijk om vanuit hier de uitvraag te openen door dubbel te klikken op de regel.
  • In dit overzicht is een kolom 'Gelezen' toegevoegd zodat u deze kunt aanvinken wanneer u heeft gezien dat iemand zich heeft aangemeld op de dienst en u daar content mee bent.
• De werknemer ziet op het portaal dat de dienst groen is gekleurd omdat hij/zij nu ook daadwerkelijk gepland is op de dienst.
• Het is voor de werknemer niet mogelijk om zich af te melden van een dienst. Hierdoor komt de planning niet voor verassingen te staan wanneer iemand zich afmeld voor een dienst, omdat dit altijd telefonisch gebeurt (of per mail, afhankelijk van de gemaakte afspraken).

Reservelijst

...

Een plannigsuitvraag heeft een maximaal aantal plekken beschikbaar, afhankelijk van de behoefte, Zodra het maximumaantal werknemers zich hebben aangemeld op één dienst, wordt de uitvraag 'Gesloten'. Dit betekent dat werknemers zich niet meer kunnen aanmelden op de deinst. Wel kunnen de werknemers zich dan aanmelden voor de reservelijst. De knop waarmee de werknemer zich aanmeld voor een deinst veranderd ook en er wordt een hinttekst getoond zodat de werknemer weet dat hij/zij niet daadwerkelijk gepland staat op de dienst, maar ingeschreven staat op de reservelijst. Wanneer de werknemer is aangemeld voor de reservelijst, is het mogelijk om zich hier weer voor af te melden.

Weergave reservelijst in EasyParty

De werknemers die zich aanmelden voor de reservelijst worden bijgehouden in EasyParty. In het overzicht van plannigsuitvragen is een extra kolom 'Aantal reserves' toegevoegd. In deze kolom zie je hoeveel werknemers zich hebben aangemeld voor de reservelijst. Om te zien wie er op de reservelijst staan is er een extra filter toegevoegd bij zoeken, 'Toon reserve werknemers'. Wanneer u deze filter aanvinkt worden enkel de werknemers getoond die op de reservelijst staan, in volgorde van aanmelden waarbij de bovenste werknemer zich als eerste heeft aangemeld voor de reservelijst. De werknemers die op de reservelijst staan vindt u ook gewoon tussen de beschikbare werknemers wanneer deze filter niet aangevinkt is, u kunt deze herkennen aan de gele arcering.

Voorwaarden van de reservelijst

• Wanneer een werknemer voor een overlappende dienst al op 'Geaccepteerd' staat, dan kan hij/zij zich niet aanmelden voor de reservelijst. Hiervoor gelden dus ook de voorwaarden beschreven bij de voorwaarden voor het kunnen aanmelden op een dienst.
• Het is wel mogelijk om op meerdere reservelijsten te staan van diensten die elkaar overlappen. Zodra een werknemer zich aanmeld voor een overlappende dienst of een werknemer aangemeld wordt via EasyParty dan wordt de werknemer automatisch van alle reservelijsten gehaald die overlappend zijn.

Wat gebeurt er met de reservelijst als de dienst weer open gaat?

Wanneer de dienst weer open gaat (bijvoorbeeld wanneer de uitvraag is uitgebreid of wanneer een werknemer ontkoppelt is), worden de werknemers op de reservelijst niet automatisch gekoppeld aan de dienst. Zij blijven als reserve gemeld staan. Het is aan de planning om de werknemers op de reservelijst in te plannen als dit wenselijk is. Wanneer iemand op de reservelijst staat zal de werknemer zich eerst af moeten melden van de reservelijst alvorens hij/zij zich weer kan aanmelden voor de dienst.

Planning

...

Zoals de titel van het scherm al aangeeft, ziet u in dit scherm uw planning. Wanneer de planning alles plant voor de werknemer (dus direct op akkoord zet) of wanneer de werknemer zich zelf aanmeldt op diensten (via beschikbare diensten), ziet u in dit scherm enkel de diensten waarop u daadwerkelijk gepland staat. Wanneer u werkt met de variant waarbij het mogelijk is voor werknemers om diensten via het portaal te accorderen of weigeren, ziet u bij de planning ook diensten welke u nog dient te accepteren of weigeren. U kunt onderscheid maken tussen beide door naar de kleur van het bolletje te kijken. Een groen bolletje houdt in dat u daadwerkelijk gepland staat op deze dienst. Een blauw bolletje houdt in dat u nog kunt aangeven of u de dienst wel of niet wilt uitvoeren.

Aan de planning is een nieuwe filter toegevoegd waarmee het mogelijk is om alleen geplande diensten te tonen, in plaats van iedere dag. 

Image Added

Collega's weergeven

Wanneer een werknemer gepland is op een dienst dan wordt er een knop 'Collega's weergeven' getoond. Hiermee is het mogelijk om in te zien met welke collega's de werknemer gepland staat. Deze knop wordt pas zichtbaar wanneer iemand is aangemeld op een dienst, dus niet wanneer zij de keuze nog kunnen maken. Dit om te voorkomen dat zij op basis van collega's hun diensten gaan uitkiezen.

Het is voortaan mogelijk om deze lijst met collega's te gebruiken als presentielijst doordat middels rechten is in te stellen wie extra gegevens mag inzien. Deze extra gegevens zijn als volgt:

Beschikbare diensten

...

Dit is een geheel nieuw scherm welke u alleen ziet indien voor de werknemer waarmee u ingelogd bent de instelling 'Planning accorderen' aan staat. Deze vindt u per werknemer bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal. Wanneer dit vinkje uit staat zien werknemers dit scherm dus helemaal niet. Voor werknemers die door de planning worden gepland is dit scherm overbodig. Deze instelling is ook standaard aan te vinken via Instellingen > Planning > Portaal > Aanmelden voor aanvragen standaard. Na het aanvinken van de standaard instelling wordt dit zo bij alle werknemers die nieuw aangemaakt worden ingesteld.

De diensten die gepubliceerd worden vanuit de planning in EasyParty worden hier getoond, mits de werknemer aan de voorwaarden voldoet die eerder in dit artikel beschreven staan. Aan de kleuren van de bolletjes kunt u zien wat u met deze dienst wel of niet kunt doen.

• Groen = u bent aangemeld voor deze dienst
• Blauw = u kunt zich nog aanmelden voor deze dienst (mits deze niet in het verleden plaatsvindt)
• Oranje = u kunt zich aanmelden voor de reservelijst of u bent al aangemeld voor de reservelijst
• Grijs = u kunt zich niet aanmelden voor deze dienst i.v.m. te weinig rusttijd tussen de diensten (zie de voorwaarden voor het aanmelden op een dienst)

Wanneer u op een dienst klikt waarvoor u reeds bent aangemeld, wordt u doorverwezen naar de planning.

Verwerking in EasyParty

Wanneer een werknemer zich aanmeld voor een gepubliceerde dienst dan wordt dit direct in EasyParty ingevoerd. De werknemer wordt dan gepland op de uitvraag met de status 'Akkoord'. 

Tip!

Dit scherm kunt u gebruiken in combinatie met het scherm 'Verlof aanvragen'. Zo heeft u zowel de beschikbaarheid (zich aanmelden op diensten), niet beschikbaarheid (niet aanmelden op diensten) als het doorgeven van verlof opgenomen in het portaal.

Externe competentie op portaal

Op het portaal wordt voortaan de externe competentie getoond. Dit geeft u mogelijkheden om verschillende niveaus in bepaalde competenties aan te brengen zonder dat dit zichtbaar is voor de werknemers zelf.

Opmerkingen velden

...

Wanneer u een planningsuitvraag geopend heeft was het reeds mogelijk om opmerkingen toe te voegen die vervolgens intern of op het portaal zichtbaar waren. Hier zijn een aantal wijzigingen in gedaan, de velden zijn nu als volgt

• Opmerking intern: dit is een opmerkingen veld welke u kunt gebruiken om te communiceren richting uw collega's van de planning. Deze opmerking is alleen op deze plek te zien, werknemers zien deze dus nooit.
• Evenementopmerking getoond op portaal: deze opmerking wordt getoond op het portaal bij alle diensten van dit evenement (dus niet alleen deze specifieke dienst).
• Opmerking per werknemer getoond op portaal: hier kunt u een opmerking kwijt specifiek voor de selecteerde werknemer. Andere werknemers die gepland zijn op deze dienst zien deze opmerking niet.
• Ingevoerde opmerking door werknemer in portaal: indien de werknemer een opmerking heeft getypt bij het aanmelden op of accorderen van een dienst dan wordt deze hier getoond, hier kunt u zelf niets aan wijzigen.

Overzicht van aanwezige collega's

...

Wanneer een werknemer gepland is op een dienst is het mogelijk om middels de knop 'Collega's tonen' in te zien welke collega's op de dienst gepland zijn. Hier wordt enkel de naam van de collega's getoond wanneer het vinkje 'Naam tonen op portaal' aangevinkt is. Deze vind u bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Privacygegevens. Wanneer dit vinkje uit staat wordt er getoond 'Anoniem'.

Recht om extra gegevens in te zien

Wat nieuw is, is dat het voortaan ook mogelijk is om extra gegevens in te zien (telefoonnummer en kloktijden). Om deze gegevens in te zien is een instelling toegevoegd aan competenties. Wanneer u naar Werknemers > Competentiebeheer gaat en u kiest een competentie ziet u dat er een extra check-box is toegevoegd 'Partijverantwoordelijke'. Als een werknemer ingepland is op een dienst met de competentie waarbij 'Partijverantwoordelijke' aan staat en als de dienst de competentie vraagt dan is het mogelijk voor de werknemer om deze extra gegevens in te zien. De partijverantwoordelijke 

Het telefoonnummer wordt een link zodat wanneer je hierop klikt direct de persoon belt.

Laatste aanmelding werknemer zichtbaar

...

Het is voortaan mogelijk om te zien wanneer een werknemer zich voor het laatst heeft aangemeld op een dienst bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal > Laatst ingelogd op portaal. Op basis van dit gegeven worden nieuwe nieuwsberichten als eerste getoond. Als de datum bij Laatst ingelogd op portaal voor de datum van het publiceren van een nieuwsbericht ligt dan wordt de persoon doorverwezen naar dit nieuwsbericht bij het inloggen.

Uren controleren via het portaal 

...

De eindverantwoordelijke van een evenement kan voortaan de uren van andere werknemers goedkeuren via het portaal. Dit werkt als volgt:

• Op het Portaal is een nieuw tabblad gemaakt, 'Urencontrole'.
  • Per werknemer is instelbaar of hij/zij dit tabblad mag zien, dit stelt u in bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal > Uren controleren.
• Wanneer een medewerker dit nieuwe recht heeft en ingepland is op een dienst met de competentie 'Partijverantwoordelijke' (lees hier meer over bij overzicht van aanwezige collega's), dan wordt dit evenement getoond in het tabblad 'Urencontrole' wanneer er reeds personen geklokt hebben of er op een andere manier uren geregistreerd zijn voor dit evenement.
• In het tabblad 'Urencontrole' ziet de werknemer alle evenementen die hij dient te controleren. Per regel is een vinkje beschikbaar waarmee u de regel kunt accepteren, wanneer alle regels van een evenement geaccepteerd zijn dan verdwijnt het evenement uit dit scherm.
• Het is mogelijk dat meerdere medewerkers het evenement kunnen controleren als er meerdere partijverantwoordelijke zijn. Zij zien dan beide het evenement bij hun urencontrole en zij kunnen deze gegevens beide aanpassen. Wanneer een regel reeds geaccordeerd is door de andere partijverantwoordelijke dan is deze voor beide personen niet meer zichtbaar.
• Als er op een regel geklikt wordt, dan wordt deze uitgeklapt. Hierin komen alle urenregels naar voren die geschreven zijn op dit evenement voor die dag.
  
  • De partijverantwoordelijke kan de geklokte tijden (in- en uit) aanpassen indien deze niet kloppen.
  • De partijverantwoordelijke kan een extra opmerking typen per regel.
  • De partijverantwoordelijke keurt iedere regel apart goed (na eventuele wijzigingen of opmerkingen).
  • Nadat een regel geaccordeerd is verdwijnt deze en is deze dus niet meer aan te passen.
  • Indien een regel niet via het portaal geaccordeerd is, maar wel al verwerkt is bij Urenregistratie in EasyParty en de status is 'Geaccordeerd', 'Gefiatteerd' of 'Afgekeurd', dan is deze niet meer aan te passen in het portaal. 
• De regels die handmatig geaccordeerd zijn door de partijverantwoordelijke krijgen de status 'Geaccordeerd' in EasyParty.
  • De naam van de persoon die de regel geaccordeerd heeft wordt dan gevuld in de kolom 'Geaccordeerd door' bij de urenregistratie van deze regel.
• Er is een extra kolom beschikbaar bij urenregistratie met 'Opmerking', daar wordt de opmerking getoond die de partijverantwoordelijke gevuld heeft in het portaal bij het accorderen van de regel.
• De kolom 'Opmerking' en 'Geaccordeerd door' zijn toegevoegd aan de urenregistratie export.
• Indien de regels niet door de partijverantwoordelijke geaccordeerd worden, dan blijft de status 'niet gefiatteerd' in EasyParty. De status van deze regels kan altijd aangepast worden in de urenregistratie.