Wat zijn besteladviezen

...

...

Als je in EasyParty naar de keukenmodule gaat dan vind je daar een tabblad met 'Besteladviezen'. Zoals de naam al een beetje verklapt zijn dit adviezen over wat je moet bestellen om aan de behoeftes in je evenement te voldoen.

EasyParty geeft je altijd een advies, zodat jij zelf uiteindelijk nog de controle hebt over wat er daadwerkelijk besteld wordt.

Hoe komen besteladviezen tot stand?

Om te bepalen wanneer, hoeveel en bij welke leverancier ingekocht moet worden haalt EasyParty informatie op uit verschillende plekken in het systeem.

Gegevens bij ingrediënten

Gegevens bij de leverancier

Gegevens in het evenement

...

Opbouw besteladviezen

...

Wanneer ja het scherm opent via Keuken > Besteladviezen tref je een overzicht met alle ingrediënten die benodigd zijn voor een bepaalde periode, om te kunnen produceren wat er gekoppeld is in de evenementen in die periode.

Het is een zeer gedetailleerd overzicht waar je het volgende kunt zien:

• Welk product wordt besteld?
• Hoeveel wordt er besteld?
• Bij welke leverancier wordt het product besteld?
• Wanneer wordt het product geleverd?

Het besteladvies wordt gegenereerd o.b.v. een aantal factoren, namelijk:

• Productieplanning
• Ingrediëntendetails
• De inkoopwaarden bij de leverancier op ingrediëntniveau
• De bestelwaarden bij de leverancier op ingrediëntniveau
• Leveranciersdetails in relatiebeheer

Het is belangrijk dat bovenstaande factoren op de juiste manier gevuld zijn, m.u.v. de productieplanning. De productieplanning wordt namelijk gegenereerd op basis van de behoefte die in evenementen is gevuld.

In het besteladvies worden de hoeveelheden per ingrediënt getoond voor een bepaalde periode die kun je zelf kunt selecteren. Tevens wordt hier automatisch een besteldatum en leverdatum aan gekoppeld en wordt er zichtbaar hoeveel ‘besteleenheden’ besteld gaan worden. Deze data wordt allemaal voor je berekend echter is dit ook nog allemaal aan te passen, zo kun je ieder ingrediënt nog zelf verzetten naar een andere leverdatum. Hij zal met het verplaatsen rekening houden met de dagen dat de leverancier bij je komt leveren, dit kun je instellen bij Leverancierdetails in het relatiebeheer.

Hieronder een voorbeeld met als ingrediënt taco’s:

• Productieplanning: in de productieplanning staat dat er op 8 februari 100 taco’s met gehaktschotel (= een component) benodigd zijn. Onder dit component zit het ingrediënt tacoschelpen.
• Ingrediëntendetails: hier zorg je voor een juiste vulling van de producteenheid en rekeneenheid, dit staat in verband met de inkoopwaarden bij de leverancier. De producteenheid is stuk. De rekeneenheid is kilogram. Bruto gewicht en netto gewicht is in dit geval hetzelfde, 0,1125 kilo
• Inkoopwaarden bij de leverancier: de taco’s koop je in per pak. Je koopt 1 pak, dit pak kost €1,57. Er zitten 12 tacoschelpen in 1 pak.
• Bestelwaarden bij de leverancier: Je kunt de taco schelpen niet per pak bestellen, maar je moet een doos bestellen. In deze doos zitten weer 4 pakken. De omrekenfactor bij de bestelwaarden is dan 4 pakken per doos.
• Leveranciersdetails in relatiebeheer: in de relatiegegevens van een leverancier kunt je onder het tabblad leverancierdetails, de bestel- & leverdagen beheren. In het geval van de tacoschelp gaan we er vanuit dat de leverancier alleen levert op dinsdag en zaterdag. Bij deze leverancier kunt u alleen op maandag & donderdag bestellen.
• Het besteladvies komt er nu als volgt uit te zien: er zijn 100 stuks benodigd, in een pak zitten 12 tacoschelpen. De conversie is 48 stuks per doos, doordat er 4 pakken á 12 stuks in 1 doos zitten. Het besteladvies zegt dat je 3 dozen moet bestellen (144 stuks). Wanneer je nog 1 pak tacoschelpen in het magazijn heeft liggen, betekent dit dat je aan 2 dozen genoeg heeft: 96 stuks in 2 dozen en 1 pak (12 stuks) in het magazijn. Bij mutatie geef je dan aan 12 stuks. Het besteladvies ververst de regel waardoor er nog maar 2 dozen besteld zullen worden. De leverancier levert deze taco’s op dinsdag 6 februari. Je moet ze echter al op maandag bestellen, dus de besteldatum is in dit geval maandag 5 februari.

Getotaliseerde besteladviezen

...

• Totaal adviezen opnieuw totaliseren: bij het openen van de besteladviezen krijg je een pop-up melding met de vraag of je de bestellingen opnieuw wil totaliseren. Indien je ja kiest dan wordt het besteladvies opnieuw berekend.  
• Filteren op datum: hier kun je instellen welke datum je wilt selecteren om een overzicht van de ingrediënten te krijgen die in de gekozen periode nodig zijn. De maximale periode in het verleden en in de toekomst kun je zelf instellen.
• Check-box ‘Verberg alleen 0 waardes’: indien je dit vinkje aanzet dan krijg je  in het overzicht geen 0 waardes. Een 0 waarde betekent dat in de kolom 'Besteladvies' 0 staat omdat het ingrediënt reeds besteld is of omdat een mutatie is ingevoerd omdat het product bijvoorbeeld nog op voorraad is.
• Check-box ‘Alleen 0 waardes’: indien je dit vinkje aanzet dan krijg je een overzicht met alleen de ingrediënten waarbij het besteladvies '0' is.

Overzicht van besteladviezen

...

Nadat de datum is geselecteerd en het zoekresultaat wordt weergegeven krijg je een totaal overzicht van de ingrediënten. Hierin staat duidelijk wat er nodig is en wanneer het geleverd gaat worden. Tevens is het mogelijk om te kijken waar het ingrediënt voor wordt gebruikt (welk evenement en welk component), dit kun je zien door dubbel te klikken op het ingrediënt.

Het is ook mogelijk om direct naar ingrediënten te zoeken. Hiervoor gebruik je de grijze balk die je onder ieder kopje kan invullen. Zie voorbeeld:

• Omschrijving: hier staat de interne ingrediëntnaam zoals gevuld bij het ingrediënt.
• Artikelnummer: dit is het artikelnummer van de leverancier waar het product is aangekoppeld.
• Categorie: dit is de ingrediëntencategorie die je hebt toegewezen bij Ingrediëntdetails.
• Benodigd: dit is de hoeveelheid die er nodig is van het ingrediënt voor de geselecteerde datum.
• Restant: dit is het restant wat er nog over is van een vorige bestelling of bestellingen.

Voorbeeld:
Indien je in een vorige bestelling 2 flessen heeft besteld, terwijl je maar 1,2 fles nodig had wil dat zeggen dat je nog 0,8 fles daarvan over heeft. Als je dan 0,5 fles nodig heeft voor een paar dagen later, dan weet het systeem dat er nog 0,8 over is van de eerste bestelling waardoor hij niets gaat bij bestellen.

Wanneer het vinkje restant berekening niet gebruiken aanstaat op ingrediëntniveau dan wordt de restantberekening van een eerdere bestelling niet meegenomen.

• Mutatie: in dit veld kun je invullen of je meer of minder dan het besteladvies wil inkopen.

Voorbeeld:
Volgens de planning heb ik 1,2 fles curry nodig. Hier komen er dus 2 voor binnen. Als je er nog 1 op voorraad heeft staan en je er dus eigenlijk maar 1 nodig heeft, vul je bij mutatie 1 in. De aanpassing wordt groen en je ziet dat het besteladvies is gewijzigd naar 1 fles. Want 1,2 - 1 = 0,2. 0,2 fles wordt 1 fles.

Wil je echter ophogen, dan kan dat ook. Dus wil je 3 flessen curry bestellen dan vul je bij mutatie in: -1,8. Zodra er een minnetje voorstaat gaat EasyParty het besteladvies ophogen.

• Aantal in bestelling: nadat je het besteladvies heeft geconverteerd naar inkooporders krijg je un dit veld te zien hoeveel er in de bestelling staan. Als er achteraf iets wijzigt, doordat de aantallen van een evenement zijn gewijzigd, dan zie je of wat er benodigd is nog klopt met de aantallen in bestelling.

Voorbeeld:
Voor een evenement van 10 personen heb ik 0,6 fles curry nodig. Nadat de bestellingen zijn doorgevoerd wil de klant toch voor 20 personen bestellen. Zodra dit aangepast is in het evenement kun je de besteladviezen  opnieuw berekenen. Je ziet nu dat er bij het kopje ‘Aantal in bestelling’ 1 staat, deze had die nodig voor 10 personen. Bij 20 personen is dit 1,2 fles curry geworden. Doordat er al 1 fles in bestelling staat is het nieuwe besteladvies 0,2 fles. Dit betekent dus dat er nog een fles besteld gaat worden.

Indien het evenement naar 15 personen verhoogd zou worden, zou dit betekenen dat er 0,9 fles curry nodig is. Dit valt dan weer binnen de 1 fles die eerder is besteld. Je hoeft dus geen extra fles te bestellen.

• Besteladvies: hier staat het besteladvies op basis van wat er nodig is en of er een mutatie is ingevoerd.
• Conversie: hier wordt de conversie weergegeven van producteenheid naar inkoopeenheid.

Voorbeeld:
Elstar appels, producteenheid is stuk. Maar bij de leverancier koop je ze per kilo in.

• Besteladvies inkoop: hier wordt omgerekend wat er daadwerkelijk bij de leverancier wordt ingekocht.
• Totale inkoopwaarde: dit is inkoopprijs de totale hoeveelheid van dat ingrediënt.
• Leverancier: dit is de leverancier die je heeft gekoppeld bij leveranciersdetails op ingrediëntenniveau.
• Besteldatum: de datum dat het product besteld wordt bij de leverancier. Dit is afhankelijk van de dag dat het benodigd is om te gaan produceren en van de leverdagen van een leverancier.
• Leverdatum: de datum dat het product geleverd gaat worden. Dit kan afwijken van de besteldatum indien een leverancier op die dag niet levert. De leverdagen van leveranciers kun je instellen in het CRM.
• Administratie: dit is gekoppeld aan de administratie die is geselecteerd in het evenement onder het kopje Evenementdetails à administratieve gegevens.
• Voorraad product: indien de check-box ‘Voorraad product’ is aangevinkt wil dat zeggen  dat het een voorraadproduct is. Dit kun je instellen bij ingrediëntendetails.
• Gewijzigd: indien de check-box ‘Gewijzigd’ is aangevinkt wil dat zeggen dat er iets is gewijzigd in dit ingrediënt.

Diverse knoppen in het besteladvies scherm

...

• Besteladviezen opnieuw berekenen: nadat je een bestelling heeft doorgevoerd en er wordt nog iets gewijzigd in het evenement kan het zijn dat er producten bijbesteld moeten worden. Hiervoor gebruik je de knop ‘Besteladviezen opnieuw berekenen’. Er wordt dan opgeschaald indien er meer nodig is dan eerst was besteld.

Voorbeeld:
Voor een evenement van 10 personen heb ik 0,6 fles curry nodig. Nadat de bestellingen zijn doorgevoerd wil de klant toch voor 20 personen bestellen. Zodra dit aangepast is in het evenement kun je de besteladviezen  opnieuw berekenen. Je ziet nu dat er bij het kopje ‘Aantal in bestelling’ 1 staat, deze had die nodig voor 10 personen. Bij 20 personen is dit 1,2 fles curry geworden. Doordat er al 1 fles in bestelling staat is het nieuwe besteladvies 0,2 fles. Dit betekent dus dat er nog een fles besteld gaat worden.

Indien er wijzigingen hebben plaats gevonden in het besteladvies zijn deze regels rood geworden. Wanneer producten zijn besteld middels een gegenereerde inkooporder worden deze doorgestreept.

• Converteer selectie naar inkooporders: middels deze knop kun jij de geselecteerde producten in het besteloverzicht automatisch converteren naar inkooporders.
• Alles selecteren: hiermee kun je alle ingrediënten in het besteloverzicht in een keer selecteren. Selectie opheffen: hiermee kun je alle ingrediënten in het besteloverzicht in een keer deselecteren.
• Advies overnemen als mutatie: Je kunt het besteladvies middels deze knop in een keer muteren zonder iets in het invulveld te typen. Hiervoor moet de regel wel geselecteerd zijn.
• Exporteren: middels deze knop genereer je het besteladvies naar een Excel document.
• Leverdatum aanpassen: de leverdatum kun je indien gewenst zelf aan passen, dit doe je door een regel te selecteren en dan de op ‘Leverdatum aanpassen’ klikken. Je kunt nu handmatig een leverdatum kiezen. Let op: dit kan alleen op dagen dat de leverancier ook levert, dit is weer aan te passen in het CRM (Zie 4.2.2)
• Muteren in voorraad: nadat je een mutatie hebt ingevoerd en je wil het ingrediënt muteren in de voorraad, kies je voor de knop 'Muteren in voorraad'. Het bekende mutatie pop-up scherm wordt getoond. Het aantal wat is ingevoerd in de kolom mutatie van het ingrediënt wordt overgenomen in de pop-up. Je kunt de voorraad ophogen & verminderen, indien je voorraad wil verminderen dan zet je een min teken voor het getal, om op te hogen geef je enkel het getal in. Na het kiezen van de categorie & de reden kan de voorraad gemuteerd worden en wordt deze verwerkt in het ingrediënt.

Besteladviezen per evenement

...

Via het tabblad ‘besteladviezen per evenement’ kun je de besteladviezen per evenement ophalen. Ook deze kun je middels de knop ‘Exporteren’ genereren naar een Excel document.

Historie besteladviezen

...

Hier kun je een overzicht ophalen van besteladviezen in het verleden, te selecteren aan de hand van een datum.

Controle besteladviezen

...

In dit overzicht worden alle evenementen in de komende twee weken getoond welke uitvragen hebben maar nog niet in het besteladvies staan.

Logboek

...

Hierin worden alle acties weergegeven die hebben plaatsgevonden bij de besteladviezen. Hierin zie je onder andere welke werknemer een bepaalde actie heeft uitgevoerd. Wijzigingen in het besteladvies m.b.t. invoeren, wijzigen en verzetten worden maximaal 14 dagen onthouden.