...

Per programmaonderdeel geeft u de datum & begin- & eindtijd aan, daarnaast geeft u ook aan hoeveel gasten er worden verwacht voor het desbetreffende programmaonderdeel. Indien het aantal van een evenement wijzigt, dan dient dat hier gewijzigd te worden zodat alle gekoppelde onderdelen ook mee kunnen wijzigen.

• Opbouw/ Afbouw: indien het programmaonderdeel een op-/ afbouwonderdeel is vinkt u deze check-box aan, deze komt dan terug in het evenementenoverzicht met een eventueel bepaalde kleur.
  • Deze kleur kunt u zelf beheren in Instellingen > Evenementen > Algemeen > Kleur op-/afbouw.
  • Alleen bij op-/afbouw programmaonderdelen kunt u bij aantal gasten “0” toevoegen.
• Opnemen in offerte: wanneer het programmaonderdeel niet interessant is voor de klant, maar wel belangrijk voor het draaiboek, dan kunt u de optie ‘opnemen in offerte’ uitschakelen. Dit programmaonderdeel en de gekoppelde onderdelen wordt dan niet opgenomen in de offerte maar wel in het draaiboek.
• Offerte & draaiboektekst: bij ieder programmaonderdeel is het mogelijk om een offerte- en draaiboektekst toe te voegen.
  • De offertetekst komt terug in de offerte tenzij de optie ‘offertetekst in offerte’ is uitgeschakeld.
  • De draaiboektekst komt vanzelfsprekend terug in het draaiboek.
• Selecteer offertetekst: het is mogelijk om een standaardtekst te selecteren zodat u niet iedere keer bij een vaste locatie een nieuwe tekst moet invullen.
  • Via de optie ‘selecteer offertetekst’ kunt u vooraf ingestelde teksten koppelen aan het programmaonderdeel.
  • Het toevoegen van deze teksten doet u op locatieniveau via Locaties > Geselecteerde locatie > Standaard offerteteksten.

Zalen & inrichting

...

Zodra de details van het programmaonderdeel zijn toegevoegd is het mogelijk om een zaal (of meerdere) en inrichting te koppelen aan het programmaonderdeel.

• Hier is het mogelijk om een zaal te selecteren met een daarbij behorende inrichting. Het is niet noodzakelijk om een zaal of inrichting toe te voegen.
  • Middels het oogje 'Zaal beschikbaarheid tonen' kun je zien of de zaal beschikbaar is voor de geselecteerde dag van je programmaonderdeel.
  • U kunt een of meerdere zalen toewijzen middels de knop "Za(a)len toewijzen aan programmaonderdelen". Let op; je kunt geen zalen ontkoppelen middels deze functie. 
• Er kunnen alleen maar zalen gekoppeld worden van de locatie die u heeft bepaald in de evenementdetails.
• Alle gekoppelde teksten/afbeeldingen die zijn toegevoegd in locatiebeheer worden overgenomen in het evenement zodra de zaal & inrichting worden gekoppeld aan het programmaonderdeel. Dit is in het evenement nog zelf te wijzigen.

...

• Voorbeelden van een interne opmerking zou kunnen zijn “Koppel xxx pakket”.

Zalenplanning

Bij Zalenplanning kunt u de planning van deze locatie zien zodat u snel kunt schakelen als een ruimte al bezet is. U hoeft dan niet helemaal naar Jaarplanning te gaan.

Functionaliteiten

Nadat het evenement volledig is opgebouwd en is geoffreerd kan het voorkomen dat een klant de aantallen nog wil wijzigen. Hiervoor is een handige functie toegevoegd, via de knop ‘multi-select inschakelen’ kun u meerdere programmaonderdelen selecteren en vervolgens via de knop ‘aantal gasten bijwerken’ het aantal personen wijzigen.

...