Diensten online publiceren

...

Met deze aanpassing is het mogelijk om diensten online te gaan publiceren. Het idee van deze nieuwe functie is dat werknemers zich voortaan zelf via het portaal kunnen aanmelden op diensten die vanuit de planning gepubliceerd zijn. Wanneer een dienst gepubliceerd wordt dan is deze zichtbaar in het portaal voor alle werknemers die voldoen aan de voorwaarden. Meer over de voorwaarden leest u onder het kopje 'Voorwaarden voor het zien van gepubliceerde diensten'.

...

In het overzicht met planningsuitvragen is een kolom 'gepub. op portaal' toegevoegd zodat u eenvoudig kunt zien of een dienst reeds gepubliceerd is of niet. Daarnaast is een filter toegevoegd aan het overzicht zodat u in een keer alle gepubliceerde of juist alle niet gepubliceerde diensten kunt zien. Deze vindt u rechts boven in het scherm onder 'overige filters'.

Voorwaarden voor het zien van gepubliceerde diensten

...

Niet iedere werknemer kan alle gepubliceerde diensten zien in het portaal. Of een werknemer de dienst ziet is afhankelijk van een aantal voorwaarden: Competenties, Locaties en Leeftijd.

...

Het is voortaan mogelijk om een maximale eindtijd in te stellen per leeftijd. Bijvoorbeeld wanneer iemand jonger is dan 18 jaar dan mag deze uiterlijk tot 22:00 werken. Wanneer deze maximale eindtijd ingesteld wordt bij Instellingen > Planning > Leeftijd instellingen, is het voor iemand van 17 niet toegestaan om zich aan te melden op een dienst. De werknemer ziet de dienst wel wanneer hij/zij niet voldoet aan de leeftijdsvoorwaarden en kan zich ook aanmelden op de reservelijst. Dit geeft de planning de mogelijkheid om eventueel de werknemer bijvoorbeeld wel een deel van de dienst te laten draaien. Meer over de reservelijst leest u verderop in dit artikel.

Dus wanneer u zich afvraagt waarom een werknemer een specifieke dienst niet ziet, check of de werknemer aan de bovenstaande voorwaarden voldoet.

Voorwaarden voor het kunnen aanmelden op een dienst

...

Om te voorkomen dat werknemers zich aanmelden op een dienst die ze uiteindelijk niet kunnen uitvoeren omdat ze bijvoorbeeld als op een andere dienst ingeschreven staan zijn er een aantal voorwaarden opgenomen. Deze diensten zijn dus wel zichtbaar voor werknemers maar wanneer de werknemer is ingepland op een uitvraag (geaccepteerd via het portaal of handmatig gekoppeld in EasyParty met status Geaccepteerd), dan kan de werknemer geen dienst accepteren:

...

Als een werknemer zich voor een dergelijke dienst wil aanmelden dan komt er in beeld te staan dat het niet mogelijk is om zich voor deze dienst in te schrijven i.v.m. de rusttijd. De werknemer kan contact opnemen met de planning om zich alsnog in te schrijven, via EasyParty blijft dit namelijk wel mogelijk.

Hoe komt een aanmelding op een dienst terug in de planning?

...

Wanneer een werknemer zich via het portaal heeft aangemeld op een gepubliceerde dienst dan wordt dit als volgt verwerkt in EasyParty:

• De werknemer wordt gekoppeld op de dienst in EasyParty met de status 'Geaccepteerd'.
  • In de planning in EasyParty is dit altijd handmatig aan te passen.
• De aanmelding wordt getoond in het scherm 'Accordering' in EasyParty. Dit zorgt voor een overzicht met alle nieuwe aanmeldingen. Hier is het mogelijk om te sorteren op werknemer, tijd van aanmelding, dienst, etc. Het is daarnaast ook mogelijk om vanuit hier de uitvraag te openen door dubbel te klikken op de regel.
  • In dit overzicht is een kolom 'Gelezen' toegevoegd zodat u deze kunt aanvinken wanneer u heeft gezien dat iemand zich heeft aangemeld op de dienst en u daar content mee bent.
• De werknemer ziet op het portaal dat de dienst groen is gekleurd omdat hij/zij nu ook daadwerkelijk gepland is op de dienst.
• Het is voor de werknemer niet mogelijk om zich af te melden van een dienst. Hierdoor komt de planning niet voor verassingen te staan wanneer iemand zich afmeld voor een dienst, omdat dit altijd telefonisch gebeurt (of per mail, afhankelijk van de gemaakte afspraken).

Reservelijst

...

Een plannigsuitvraag heeft een maximaal aantal plekken beschikbaar, afhankelijk van de behoefte, Zodra het maximumaantal werknemers zich hebben aangemeld op één dienst, wordt de uitvraag 'Gesloten'. Dit betekent dat werknemers zich niet meer kunnen aanmelden op de deinst. Wel kunnen de werknemers zich dan aanmelden voor de reservelijst. De knop waarmee de werknemer zich aanmeld voor een deinst veranderd ook en er wordt een hinttekst getoond zodat de werknemer weet dat hij/zij niet daadwerkelijk gepland staat op de dienst, maar ingeschreven staat op de reservelijst. Wanneer de werknemer is aangemeld voor de reservelijst, is het mogelijk om zich hier weer voor af te melden.

...

Wanneer de dienst weer open gaat (bijvoorbeeld wanneer de uitvraag is uitgebreid of wanneer een werknemer ontkoppelt is), worden de werknemers op de reservelijst niet automatisch gekoppeld aan de dienst. Zij blijven als reserve gemeld staan. Het is aan de planning om de werknemers op de reservelijst in te plannen als dit wenselijk is. Wanneer iemand op de reservelijst staat zal de werknemer zich eerst af moeten melden van de reservelijst alvorens hij/zij zich weer kan aanmelden voor de dienst.

Wijzigingen portaalweergave

...

Allereerst is de gehele omgeving van het portaal aangepast. Waar dit voorheen een extern portaal was is dit voortaan geïntegreerd in EasyParty Online. Dit zorgt ervoor dat het niet meer nodig is om wijzigingen te synchroniseren naar het portaal maar dat iedere wijziging direct zichtbaar is op het portaal. 

• Let op dat u uw werknemers hiervan op de hoogte brengt, wanneer u update 14.1 installeert in uw productieomgeving is het portaal ook direct aangepast.

Verder zijn er een aantal  wijzigingen gedaan in de schermen van het portaal zodat deze overzichtelijk blijft voor de werknemers. Afhankelijk van de door u gekozen manier van werken en de modules waarover u beschikt ziet u een aantal schermen:

• Planning
• Beschikbare diensten
• Niet beschikbaar / verlof aanvragen
• Geregistreerde uren
• Urensaldo
• Nieuws
• Telefoonboek
• Documenten
• Info

De meeste schermen zijn niet veranderd qua inhoud, enkel de lay-out is veranderd. De schermen planning en beschikbare diensten zijn gewijzigd of nieuw en daarom hier onder nader toegelicht.

Planning

...

Zoals de titel van het scherm al aangeeft, ziet u in dit scherm uw planning. Wanneer de planning alles plant voor de werknemer (dus direct op akkoord zet) of wanneer de werknemer zich zelf aanmeldt op diensten (via beschikbare diensten), ziet u in dit scherm enkel de diensten waarop u daadwerkelijk gepland staat. Wanneer u werkt met de variant waarbij het mogelijk is voor werknemers om diensten via het portaal te accorderen of weigeren, ziet u bij de planning ook diensten welke u nog dient te accepteren of weigeren. U kunt onderscheid maken tussen beide door naar de kleur van het bolletje te kijken. Een groen bolletje houdt in dat u daadwerkelijk gepland staat op deze dienst. Een blauw bolletje houdt in dat u nog kunt aangeven of u de dienst wel of niet wilt uitvoeren.

...

Het is voortaan mogelijk om deze lijst met collega's te gebruiken als presentielijst doordat middels rechten is in te stellen wie extra gegevens mag inzien. Deze extra gegevens zijn als volgt:

Beschikbare diensten

...

Dit is een geheel nieuw scherm welke u alleen ziet indien voor de werknemer waarmee u ingelogd bent de instelling 'Planning accorderen' aan staat. Deze vindt u per werknemer bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal. Wanneer dit vinkje uit staat zien werknemers dit scherm dus helemaal niet. Voor werknemers die door de planning worden gepland is dit scherm overbodig. Deze instelling is ook standaard aan te vinken via Instellingen > Planning > Portaal > Aanmelden voor aanvragen standaard. Na het aanvinken van de standaard instelling wordt dit zo bij alle werknemers die nieuw aangemaakt worden ingesteld.

...

Op het portaal wordt voortaan de externe competentie getoond. Dit geeft u mogelijkheden om verschillende niveaus in bepaalde competenties aan te brengen zonder dat dit zichtbaar is voor de werknemers zelf.

Opmerkingen velden

...

Wanneer u een planningsuitvraag geopend heeft was het reeds mogelijk om opmerkingen toe te voegen die vervolgens intern of op het portaal zichtbaar waren. Hier zijn een aantal wijzigingen in gedaan, de velden zijn nu als volgt

• Opmerking intern: dit is een opmerkingen veld welke u kunt gebruiken om te communiceren richting uw collega's van de planning. Deze opmerking is alleen op deze plek te zien, werknemers zien deze dus nooit.
• Evenementopmerking getoond op portaal: deze opmerking wordt getoond op het portaal bij alle diensten van dit evenement (dus niet alleen deze specifieke dienst).
• Opmerking per werknemer getoond op portaal: hier kunt u een opmerking kwijt specifiek voor de selecteerde werknemer. Andere werknemers die gepland zijn op deze dienst zien deze opmerking niet.
• Ingevoerde opmerking door werknemer in portaal: indien de werknemer een opmerking heeft getypt bij het aanmelden op of accorderen van een dienst dan wordt deze hier getoond, hier kunt u zelf niets aan wijzigen.

Overzicht van aanwezige collega's

...

Wanneer een werknemer gepland is op een dienst is het mogelijk om middels de knop 'Collega's tonen' in te zien welke collega's op de dienst gepland zijn. Hier wordt enkel de naam van de collega's getoond wanneer het vinkje 'Naam tonen op portaal' aangevinkt is. Deze vind u bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Privacygegevens. Wanneer dit vinkje uit staat wordt er getoond 'Anoniem'.

...

Het telefoonnummer wordt een link zodat wanneer je hierop klikt direct de persoon belt.

Laatste aanmelding werknemer zichtbaar

...

Het is voortaan mogelijk om te zien wanneer een werknemer zich voor het laatst heeft aangemeld op een dienst bij Werknemers > Werknemer > Planning instellingen > Personeelsportaal > Laatst ingelogd op portaal. Op basis van dit gegeven worden nieuwe nieuwsberichten als eerste getoond. Als de datum bij Laatst ingelogd op portaal voor de datum van het publiceren van een nieuwsbericht ligt dan wordt de persoon doorverwezen naar dit nieuwsbericht bij het inloggen.

Uren controleren via het portaal 

...

De eindverantwoordelijke van een evenement kan voortaan de uren van andere werknemers goedkeuren via het portaal. Dit werkt als volgt:

...