In de moderne digitale wereld is het essentieel om offertes snel, efficiënt en veilig te kunnen ondertekenen. Betrouwbare elektronische handtekeningen kunnen de workflow aanzienlijk verbeteren en versnellen.
Digitaal ondertekenen biedt een gebruiksvriendelijke, veilige en kostenefficiënte oplossing voor het ondertekenen en goedkeuren van offertes. Het stelt je in staat om offertes elektronisch te ondertekenen en te verzenden, waardoor het proces van goedkeuring eenvoudiger en sneller verloopt.
Graag maken we je wegwijs in de mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen van offertes in EasyParty.
Hoe is de werking in EasyParty?
Met een tag die in het offertesjabloon geplaatst wordt kan de klant een digitale handtekening in de offerte plaatsen voor akkoord. Zodra dit gebeurt is ontvangt de Accountmanager en/of Sales coördinator en/of projectmanager een mail dat de offerte is ondertekend. Daarnaast kan de offerte nu ook direct in een mailtje via EasyParty verstuurd worden.
Instellingen voor het digitaal onderteken van offertes is EasyParty:
Stap 1: Account aanmaken bij SignRequest
- Maak een account aan bij SignRequest: https://signrequest.com/en/landing/choose-trial
- Kies het abonnement wat past bij je organisatie
- Zodra je een account hebt aangemaakt klik je op het kopje ‘Teams’ op je accountpagina.
- Vul hier een Teamnaam en SignRequest sub domein in. Overige informatie kunnen wel gevuld worden maar is niet verplicht.
- Zodra je Team is aangemaakt klik bovenin op ‘Wissel van account’ en selecteer je team.
- Scroll naar beneden voor de API-instellingen.
- Maak een API-token aan. Je kan deze optioneel een naam geven, om bijvoorbeeld staging of productie gescheiden te houden.
- Vul de ‘URL voor callback van events’ in met het volgende: https://[EASYPARTY_ONLINE_URL] /signing/eventreceiver
- Zorg dat je de wijzigingen opslaat.
Stap 2: Vul de gegevens van SignRequest in in EasyParty
In Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’ dienen de gegevens van SignRequest ingevuld te worden.
- SignRequest URL: Instellingen vanuit SignRequest (SignRequest subdomein)
- SignRequest API Key: Instellingen vanuit SignRequest
Hier kun je tevens aangeven wie er een mail moet ontvangen als de offerte ondertekend is.
Stap 3: E-mailsjabloon opstellen
In Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten > Ondertekenverzoek kan de mail opgesteld worden t.b.v. het ondertekenen. De tag [SignRequest_URL] leidt naar SignRequest. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina waar de offerte ondertekend kan worden.
Stap 4: Offertesjabloon aanpassen
In het offertesjabloon moet een tag komen te staan die er voor zorgt dat de klant een digitale handtekening kan plaatsen in de offerte en hiermee zijn of haar akkoord geeft op de offerte. Dit kan met de tag: [SignRequest_TEKENLINK]. Deze kun je op de gewenste plek in de offerte plaatsen, bijvoorbeeld in de inleiding en/of aan het einde van de offerte. Het is mogelijk om de klant op meerdere plekken te laten tekenen. We raden aan om de tag in het sjabloon de kleur te geven van de achtergrond van het sjabloon, zodat de tag zelf niet opvalt.
Denk er aan om dit bij alle thema's en sjablonen te doen.
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
Offerte met digitaal ondertekenen versturen naar de klant
Offerte genereren
Genereer de offerte zoals voorheen en sla deze op in het EasyParty mapje. Je ziet hier verder nog niets terug van het digitaal ondertekenen.
Offerte versturen
Ga naar Documenten
Je ziet nu dat er rechts bovenin een extra vlak bij is gekomen: Ondertekenverzoeken. Hierin komen alle offertes van het betreffende evenement te staan die verzonden zijn met een onderteken verzoek.
Klik op Toevoegen. EasyParty opent nu de partijmap. Selecteer de juiste offerte.
Er opent nu een pop-up ‘Ondertekenverzoek’ met een standaard e-mail die je hebt ingesteld in Stap 3). Naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement) wordt automatisch gevuld vanuit het evenement.
Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is tevens wél in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Als je op Verzenden via Outlook klikt opent de e-mail met de juiste link van SignRequest:
Hier kun je de mail nog personaliseren en indien gewenst de offerte ook nog via PDF in de bijlage meesturen. De link verwijst naar de offerte in SignRequest waar deze ondertekend kan worden door de klant.
Hoe ziet de offerte van SignRequest er uit?
Als de klant op de link van SignRequest klikt opent de offerte. Dit ziet er als volgt uit:
Het watermerk in dit voorbeeld zal niet zichtbaar zijn!
Het rood omlijnd waar het blauwe pijltje voor staat is de plek waar je de tag [SignRequest_TEKENLINK] in het sjabloon hebt gezet.
Als de klant hierop klikt opent de mogelijkheid om te tekenen:
Na het verzenden van een ondertekenverzoek, krijgt de klant dit ondertekenverzoek per e-mail. Zij kunnen dan via SignRequest dit ondertekenverzoek ondertekenen. Indien ondertekend, krijgen de belanghebbenden (ingesteld via instellingen) een e-mail dat het ondertekenverzoek is verstuurd. Men kan, indien getekend, niet opnieuw het ondertekenverzoek ondertekenen. In EasyParty staat dan een vinkje bij ‘Ondertekend’.
Verder komt er nog een nieuw export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien.