Let op! Deze uitleg is bedoeld voor de importsheet “Componenten Basis”. Deze gebruik je wanneer de keukenmodule geen ingrediënten en recepturen bevat maar alleen de basismodule voor de keuken heeft.
Keuken is een groot en belangrijk onderdeel van je bedrijf. Des te belangrijker daarom dat alle gerechten die verkocht worden ook in EasyParty komen te staan!
Voor meer info over de keuken in EasyParty, check het hoofdstuk Keuken.
Inhoudsopgave
Importsheet
De importsheet bestaat uit 1 hoofdtabblad (groen) en 5 tabbladen met dropdowns.
Tabblad Componenten
Alle gerechten gaan jullie vullen in het tabblad Componenten. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat een Component het eindproduct (gerecht) is dat uit de keuken komt en geserveerd wordt aan de gasten. Het component wordt gevuld op de manier zoals de keuken het gerecht uitlevert.
Om een duidelijker beeld te geven, hierbij wat voorbeelden:
| Culinair (menu) | Component (gerecht) |
|---|---|
| Walking dinner | Rundercarpaccio met truffelmayo - walking dinner |
| Tomatensoep met balletjes - walking dinner | |
| Tournedos (100 gram) met champignonsaus - walking dinner | |
| Gebakken gambaspies - walking dinner | |
| Trio van chocolademousse (op 1 bord) - walking dinner | |
| Barbecue menu | Runderhamburger (groot) |
| Gemarineerde kipfilet | |
| Scampispies (4 scampi's per spies) | |
| Vers fruitsalade | |
| Stokbrood wit | |
| Kruidenboter (bakje) | |
| Luxe broodjes lunch | Bruine pistolet gezond (vega) met kaas, tomaat, komkommer en ei |
| Sandwich met eiersalade en komkommer | |
| Mini broodje gerookte zalm en roomkaas |
Het is belangrijk om in de interne naam zo uitgebreid mogelijk te omschrijven welk gerecht dit is. Het kan zijn dat je bijvoorbeeld 3 verschillende soorten voorgerechten met carpaccio hebt;
- Rundercarpaccio - Walking dinner (hier krijgt de gast 40 gram carpaccio p.p. op een klein bordje)
- Rundercarpaccio - Voorgerecht (hier krijgt de gast 80 gram carpaccio p.p. op een groot bord)
- Trio van Rundercarpaccio, gerookte zalm en tomatensoepje
Wanneer de importsheets volledig gevuld en geïmporteerd zijn kunnen de menu's (Culinair) aangemaakt wordt in EasyParty. Een culinaire invulling is een samengesteld menu dat geselecteerd kan worden in een evenement. Een culinaire invulling bestaat uit één of meerdere onderliggende componenten. De samenstelling wordt door de keuken bepaald, met gewichten per component. Culinaire invullingen worden per persoon gebouwd. Dit betekent dat de aantallen van de onderliggende componenten totaliseren naar een volledig portie voor 1 persoon. Wanneer een culinaire invulling gekoppeld wordt in een evenement, dan wordt het culinair direct vermenigvuldigd met het aantal gasten. Zo staat de invulling dus meteen goed.
Tabblad Producteenheid
Hier beheer je alle eenheden die je kunt kiezen in Kolom C.
Tabblad Offertecategorie
Hier beheer je alle categorieën die je kunt kiezen in Kolom I.
Tabblad Commerciële offertecategorie
Hier beheer je alle commerciële categorieën die je kunt kiezen in Kolom J.
Tabblad Streektype
Hier beheer je alle type die je kunt kiezen in Kolom L.
Tabblad Gerechttype
Hier beheer je alle type die je kunt kiezen in Kolom M.
Tabblad Componenten
Algemene gegevens (Kolom A t/m P)
De kolommen ‘A t/m P” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Keuken > Componenten > Eigenschappen
Kolom A > Componentnaam (verplicht)
Omschrijving van het gerecht zoals deze intern gebruikt wordt. Dit is wat sales ziet in een evenement wanneer ze gerechten willen kiezen. Dit komt ook op de keukenbon. Dus wees specifiek en voeg hier zo veel mogelijk informatie toe zodat het voor iedereen in het bedrijf duidelijk is welk product bedoeld wordt:
Tomatensoep is niet voldoende want er zijn verschillende soorten tomatensoep.
Tomatensoep – buffet
Tomatensoep – walking dinner
Tomatensoep – voorgerecht
Het onderliggende recept is hetzelfde maar de eindproducten die de keuken verlaten zijn anders omdat het om andere manier van serveren gaat. Bijvoorbeeld een voorgerecht is een bord van 220 ml soep terwijl een walking dinner gerecht een glas van 150 ml soep is.
- Je kunt er voor kiezen om voor ieder gerecht een afkorting te zetten onder welke categorie het gerecht valt zodat ze in EasyParty allemaal onder elkaar komen te staan. Bijvoorbeeld, alle voorgerechten beginnen met VRG, hoofdgerechten met HFG, lunches met LUNCH, etc.
Tip: Houd voor alle producten dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan.
Kolom B > Commerciële naam (verplicht)
Dit is de naam zoals de klant deze ziet op de offerte en de factuur. Dit is anders dan de interne naam. Met het voorbeeld van de soepen hebben de interne namen allerlei gewichten of manier van serveren, maar de externe naam is bij allemaal hetzelfde; “Huisgemaakte tomatensoep”.
Kolom C > Producteenheid (verplicht)
Hoe wordt het product gezien? Voorbeelden: Portie / Liter / Kilo / Stuk / etc.
Voorbeeld van de soepen:
Tomatensoep voor het buffet wordt vaak gezien per liter;
Afhankelijk van de hoeveelheid wordt de pan bepaald.
Tomatensoep voor een walking dinner of voorgerecht wordt vaak gezien per “portie”
Er moet 150 porties tomatensoep geserveerd worden.
Broodjes voor een lunch worden vaak gezien als “stuk”
De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.
Kolom D > Rekeneenheid (verplicht)
Dit kan of Liter of Kilo zijn. Elk gerecht, ook een broodje, heeft een gewicht. Hier bepaal je of de component per kilo of liter afgewogen kan worden. In kolom H wordt het daadwerkelijke gewicht ingevuld.
Voor kolom E en F geldt het volgende:
- Als je geen prijs hebt voor het gerecht omdat het niet los verkocht wordt, dan adviseren wij om dit veld toch te vullen. Nu kun je bepalen hoeveel je ervoor zou moeten vragen.
- Als je inclusief prijzen communiceert naar bijvoorbeeld particulieren klanten adviseren we deze kolom ook te vullen.
- Als je meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoef je geen los product per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.
Kolom E > Verkoopprijs excl. btw (verplicht)
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid excl. BTW.
Kolom F > Verkoopprijs incl. btw
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid incl. BTW.
Kolom G > Kostprijs (verplicht)
Dit is de kostprijs per producteenheid. Deze kostprijs wordt meegenomen per evenement om de marge te berekenen.
Kolom H > Inhoud (verplicht)
Hier geef je aan hoeveel “Rekeneenheid" (Kolom D) in 1 “Producteenheid” (Kolom C) zit. Voorbeeld van de soepen:
Tomatensoep buffet heeft 1 liter in een liter
Tomatensoep walking dinner heeft 0,15 liter in een Portie
Tomatensoep voorgerecht heeft 0,22 liter in een Portie
Het is heel belangrijk om de gewichten te vullen zodat wanneer de menu’s samengesteld worden, het totale gewicht berekend kan worden. Hierdoor kun je altijd zien of een buffet te groot of te klein is want er zijn richtlijnen over hoeveel gram 1 persoon eet tijdens verschillende momenten op de dag.
Kolom I > Offertecategorie (verplicht)
Dit zijn de categorieën waaronder de gerechten vallen. Bijvoorbeeld; voorgerecht, hoofdgerecht, barbecue, etc. Deze filters zijn beschikbaar bij het samenstellen van menu’s en bij het toevoegen van componenten in een evenement.
Offertecategorie is de eerste van 3 filters (Kolom L en M zijn de andere twee). Dit zal ook het filter zijn waarmee je gaat zoeken naar het juiste gerecht.
De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Offertecategorie.
Kolom J > Commerciële offertecategorie
Bij sommige menu’s is het wenselijk om de componenten op te splitsen in onderdelen op de offerte. Het is niet verplicht om deze aan te zetten. Per menu kan dit ingesteld worden. Voorbeeld voor een diner:
Voorgerecht
- Tussengerecht
- Hoofdgerecht
- Nagerecht
Als de commerciële offertecategorie niet gevuld is, maar de optie staat wel aan om deze op de offerte te zetten, dan pakt EasyParty de offertecategorie (kolom I).
De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Commerciële offertecategorie.
Kolom K > Offertetekst
Als je een offertetekst wilt toevoegen aan een component, dan kun je dat hier toevoegen. Vaak worden offerteteksten op culinairniveau toegevoegd (i.p.v. op componentniveau).
Kolom L > Streektype
Dit is de tweede filter waarop gezocht kan worden. Voeg hier streektype toe zoals Italiaans, Mexicaans, Hollands, etc.
Kolom M > Gerechttype
Dit is de derde filter waarop gezocht kan worden. Voeg hier type gerechten toe zoals Hoofd, Voor, Na, etc. Deze velden zijn niet verplicht wanneer niet van toepassing. Zoals bij een Hapje (offertecategorie) is er vaak geen onderscheid in type gerechten.
Kolom N > Per stuk weergeven (verplicht)
Hier geef je aan hoe je het component wilt zien binnen de keuken: per Producteenheid (Kolom C) of per Rekeneenheid (Kolom D).
Als je een component wilt zien per producteenheid dan vul je hier JA in
Als je een component wilt zien per rekeneenheid dan vul je hier NEE in
Voorbeeld van per producteenheid:
Belegde broodjes moeten op de keukenbon als “stuk” komen en niet kilo’s. Kilo’s zegt in dat geval niets.
Voorbeeld van per rekeneenheid:
Huzarensalade voor een buffet moet per “kilo” getoond te worden.
Kolom O > Leverancier
De leveranciers beheer je in CRM. Zorg dat de naam overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.
Voor componenten ben je dit vaak zelf. Hier zou je eventueel nog een uitsplitsing per afdeling kunnen maken, bijvoorbeeld warme keuken en koude keuken.
Kolom P > Seizoenen
Het is ook mogelijk om de componenten te sorteren per seizoen. Als een gerecht maar een beperkt aantal maanden beschikbaar is, dan kun je de maanden in dit veld toevoegen. De maanden moet je volledig uitschrijven en kun je scheiden met een komma. Als een gerecht het hele jaar beschikbaar is, dan kun je dit veld leeg laten.
Allergenen (Kolom Q t/m AD)
De kolommen ‘Q t/m AD” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Keuken > Componenten > Allergenen
Kolommen Q tot AD > Allergenen
Deze 14 kolommen bevatten de 14 verplichte allergenen die je als cateraar dient bij te houden. Per component is het mogelijk om aan te geven welke allergenen deze bevatten.
- Ja is dat dit aanwezig is in het component
- X is dat het sporen van bevat
- Nee is dat dit niet aanwezig is in het component
- Als je niets vult is het niet van toepassing