Zalen toevoegen en beheren

Hier vul hier de naam van de zaal. Dit kan de benaming zijn die de locatie zelf gebruikt of wellicht gebruiken jullie intern andere benamingen voor deze zalen. Zorg in ieder geval dat voor iedereen duidelijk is om welke zaal het gaat.

• De interne naam wordt gebruikt voor jullie interne communicatie, dus in evenementen, picklijsten, draaiboeken
• De externe naam wordt gebruikt voor de externe communicatie richting de relatie op bijvoorbeeld de offerte

De tekst die hier wordt gevuld, wordt getoond in een evenement wanneer de zaal gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel.

• Op evenementniveau is deze tekst nog aan te passen of te verwijderen.
• Middels het vinkje ‘Opnemen in offerte’ op evenementniveau kan ervoor worden gekozen om deze omschrijving wel of niet op te nemen in de offerte.

Als je nu nog niet helemaal voor ogen hebt of dat je voor deze zaal informatie in de offerte wilt tonen dan kun je dit veld voor nu leeg laten en later nog vullen.

Je hebt een vaste verkoopprijs en kostprijs voor de zaal welke je hier kunt invullen. De prijs die je hier vult wordt dan standaard als verkoop- en kostprijs in het evenement ingezet als je voor deze zaal kiest. Dit is dan een dagprijs, er wordt dus geen rekening gehouden met het aantal uur dat de zaal gereserveerd is voor het evenement.

Mocht je wel te maken hebben met prijzen per uur dan kun je daar de vinkjes 'Verkoopprijs per uur' en 'Kostprijs per uur' voor gebruiken. De prijs die je dan invult bij 'Verkoopprijs' en 'Kostprijs' is de uurprijs. Deze wordt in het evenement vermenigvuldigd met het aantal uur dat de zaal gereserveerd is.

Hier kun je extra informatie over de zaal vullen, denk hierbij aan bijzonder zaken die altijd van toepassing zijn op deze zaal. Bijvoorbeeld wanneer je altijd trappen op moet en je dus een trappensteekwagen nodig hebt.

Deze informatie kun je laten terugkomen op het interne draaiboek zodat je collega's die het evenement op- of afbouwen. Hoe je dit in het draaiboek kunt laten terugkomen wordt toegelicht in de e-learning voor het magazijn.

Mogelijk hebben sommige zalen een vaste inrichting, of een aantal inrichtingen waar je uit kunt kiezen. Door deze hier vast te leggen weet de persoon die het evenement gaat inrichten wat het maximaal aantal personen voor deze inrichting is. Daarnaast weten de collega's die de opbouw regelen precies wat ze moeten klaar zetten. In het evenement kun je deze standaard inrichtingen selecteren. Ook deze informatie kun je laten terugkomen in het draaiboek. 

Maak je geen gebruik van standaard inrichtingen? Of is dit heel flexibel en eigenlijk niet standaard vast te leggen? Dan heeft het aanmaken van inrichtingen geen toegevoegde waarde voor jullie. Dit kun je dan overslaan. 

Als een zaal in een bepaalde periode niet beschikbaar is, bijvoorbeeld omdat er een verbouwing plaatsvindt, dan kun je een zaalblokkering instellen. Het is dan niet mogelijk om deze zaal te selecteren in een evenement in deze periode.

Het systeem houdt standaard al rekening met zalen die al bezet zijn door andere evenementen, die hoef je hier dus niet in te voeren.

Mogelijk heb je dit pas later nodig, dan is het handig dat je alvast weet dat deze functionaliteit bestaat!

De openingstijden die je hier vult werken op dezelfde manier als de openingstijden bij de locatie. Hier vul je enkel openingstijden als de openingstijden van een zaal specifiek afwijken van de locatie openingstijden.

-

-

-

-

-