Nadat de klant akkoord heeft gegeven voor het evenement, kunnen de voorbereidingen beginnen. In het tabblad documenten kun je diverse operationele basisdocumenten genereren. Ook vind je hier de gegeneerde offertes. Het venster met mappen werkt het zelfde als de Windows Verkenner en worden door EasyParty op de juiste locatie opgeslagen. Het is dus niet meer nodig om de documenten apart op te slaan.

Operationele documenten

Per evenement is het mogelijk om de volgende documenten te exporteren voor de uitvoering van uw evenement. Hieronder staat een korte omschrijving van de documenten.

Keukenbon

Deze bon maakt een export van alle gekoppelde culinaire invullingen en onderliggende componenten van het evenement. Op basis van de gekoppelde aantallen zal deze op de keukenbon komen zodat het duidelijk is wat er gemaakt moet worden voor het evenement. Voor een uitgebreide uitleg van het document, klik hier.

Draaiboek

Het draaiboek is een Word-document die de benodigde informatie exporteert voor de operatie om het evenement uit te voeren. De informatie die hierop komt kunt u zelf beheren door het sjabloon aan te passen. Dit doet u bij Instellingen – Mappen en documenten.

Het draaiboek is een samenvatting van alle onderdelen die gekoppeld zijn aan het evenement, zoals het programma, zalen en de pakketten. Daarnaast kan er extra informatie op het draaiboek komen zoals algemene informatie over de klant of locatie. Ook kunt u specifieke draaiboekteksten per onderdeel in EasyParty zetten die vervolgens op het draaiboek worden geëxporteerd voor de uitvoerende medewerkers.

Tellijst

De tellijst is een document dat benodigd is voor het tellen van de producten die gerealiseerd dienen te worden. Het drankverbruikt op een evenement kan hier ingevuld worden om vervolgens na afloop van het evenement in EasyParty de realisatie te verwerken. Voor een uitgebreide uitleg van het document, klik hier.

Inhuurlijst

De inhuurlijst is een export van alle gekoppelde producten die ingehuurd moeten worden voor het evenement. Dit is een verzameling van producten die de status “Vaste inhuur” in de stamdata hebben of waarvan er niet genoeg op voorraad is en dus daarom extra ingehuurd dient te worden. Voor een uitgebreide uitleg van het document, klik hier.

Picklijst

De picklijst is een export van alle gekoppelde producten die vanuit het magazijn geleverd moeten worden. Deze lijst kunnen uw logistieke medewerkers gebruiken om alle materialen, dranken en overige producten klaar te zetten voor het evenement. Voor een uitgebreide uitleg van het document, klik hier.

Personeelsbehoefte

Dit documenten is een export van alle gekoppelde personeelscompetenties met aantallen en tijden. Hierin komt alle benodigde informatie over het evenement en behoefte zodat deze eenvoudig ingepland kan worden.

Tip: Bij het evenementenoverzicht is het mogelijk om een document met de personeelsbehoefte te exporteren voor meerdere evenementen. O.b.v. van de filters toont EasyParty een selectie van evenementen. Van deze selectie wordt dan één Excel-sheet gemaakt met de personeelsbehoefte. Deze treft u bij de knop Managementoverzichten.

Accreditatielijst

Indien u de module personeelsplanning heeft dan wordt dit document zichtbaar in het evenement. Dit document exporteert een overzicht van het geplande personeel van een evenement. Dit kan gebruikt worden om aan de werknemer te sturen om ze bijvoorbeeld in te schrijven bij de beveiliging.

Allergenenoverzicht

Dit document heeft dezelfde opmaak als de keukenbon. Echter worden altijd de allergenen getoond, ongeacht of er ingesteld is dat de allergenen niet op de keukenbon moeten komen.

Voedingswaardenoverzicht

Indien de voedingswaarden zijn gevuld bij de ingrediënten/componenten kunt u via deze export het voedingswaardenoverzicht per component binnen het evenement exporteren. Hierop komen de commerciële omschrijvingen van de culinaire invullingen en componenten zodat u deze eenvoudig naar de klant kunt sturen.

Ontoereikende voorraad

Dit document is een export van alle producten die als voorraadproduct zijn aangegeven maar waarvan er niet voldoende op voorraad is voor dat evenement. Zo kan de afdeling magazijn eenvoudig een besluit maken over wat extra ingehuurd moet worden. Deze producten komen niet op de inhuurlijst want deze zijn als “voorraadproduct” toegevoegd op productniveau.

Externe materiaallijst

In deze lijst worden alle materialen getoond die zijn gekoppeld aan het evenement met de commerciële naam van het product. Deze lijst kan gebruikt worden om naar de klant te sturen. Wanneer de commerciële naam op productniveau niet is gevuld, dan wordt de interne naam gehanteerd op de lijst.

Aanvullende operationele documenten

Indien u zelf extra operationele documenten heeft aangemaakt in Instellingen – Mappen en Documenten, dan komt hier de knop om ze te genereren.

Documenten van evenement

Hier komen alle mappen van dit evenement. De mappen worden pas aangemaakt als de desbetreffende documenten ook gegeneerd worden. Zo kunt u snel zien of dus een bepaald document al eerder gegeneerd is of niet zonder meerdere mappen te openen. De map voor het evenement wordt op uw gekozen locatie opgeslagen zodat alle medewerkers erbij kunnen. Het is ook mogelijk om documenten eenvoudig in of uit de map te slepen naar bijvoorbeeld een mailtje of andere map.