LET OP! Met dit schrijven vond ik de volgorde/rode draad lastig dus graag ff kritisch checken of het zo logisch/goed is.
De opbouw van je thema is nu nog op basis van de standaard hoofdstukken en paragraven vanuit de EasyParty standaard offerte. Maar waarschijnlijk wil je jouw offerte wat anders inrichten dan onze standaard.
We nemen je in deze stap mee in het aanpassen van de standaard hoofdstukken, paragrafen en teksten. Om onderstaande te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat je het basis principe van hoofdstukken en paragrafen die terugkomen in de offerte o.b.v. tags begrijpt. Als je niet meer helemaal helder hebt hoe dit ook alweer zat dan adviseren we je om deze pagina nog eens te lezen voordat je aan de slag gaat met onderstaande (De opbouw van offertes).
Tekst in paragrafen aanpassen
Als je naar jouw thema gaat in het Offertebeheer dan zie je dat in het hoofdstuk 'Inleiding' 2 paragrafen zitten. Als je 'Inleiding formeel' opent dan zie je hier de tekst die EasyParty in de offerte zet bij de tag '[ Inleiding ]'. Deze tekst is door ons gemaakt en waarschijnlijk is dit niet wat jij in jouw offerte wilt hebben.
Als je op de tekst klikt dan kun je deze tekst aanpassen. Je krijgt dan een editor een beeld met functionaliteiten die je kunt herkennen vanuit Word. Hiermee kun je de tekst aanpassen naar eigen wens.
Je ziet dat in deze standaard tekst ook tags staan. Op deze functionaliteit zijn we nog niet ingegaan. Voor nu kun je de tags die er al staan blijven gebruiken in je eigen offerte, deze spreken redelijk voor zich. Op de plaats van [ EvenementDatum ] komt bijvoorbeeld de datum van het evenement waarvoor je de offerte straks genereerd te staan. We gaan in een volgende stap verder in op tags en dan kun je deze dus nog aanpassen/vervangen/weghalen. Voor nu ben je natuurlijk vrij om deze tags alvast weg te halen als je deze onnodig vindt.
Tips
- Je kunt de tekst editor groter maken door op het volgende icoontje te klikken
- Vergeet niet op 'OK' te klikken onderin bij de paragraaf als je klaar bent met het aanpassen van de tekst, als je dat niet doet is de tekst niet opgeslagen
- Genereer na het aanpassen van de tekst de offerte vanuit een evenement om te controleren dat je tekst er uit komt zoals je wilt
Paragrafen verwijderen
Mogelijk vind je het onnodig om bij de inleiding een formele en informele inleiding te hebben zoals het nu vanuit de standaard komt. Je kunt er dan voor kiezen om 1 paragraaf te verwijderen. Omdat bij inleiding beide paragrafen dezelfde tag hebben, hoef je niks aan te passen in het offertesjabloon. Pas als je beide inleidingen zou verwijderen en dus geen inleiding meer hebt, dan is het noodzakelijk om de tag [ Inleiding ] ook uit het Word-sjabloon te verwijderen.
Paragrafen toevoegen
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je juist paragrafen wilt toevoegen.
Laten we eerst ingaan op hoe meerdere paragrafen eigenlijk werken:
- In een hoofdstuk met meerdere paragrafen adviseren we om de paragrafen dezelfde tag te geven (net zoals in het standaard voorstel bij de inleiding):
- In een evenement kies je altijd maar 1 paragraaf, inleiding formeel of informeel. Door deze allebei wel dezelfde tag te geven wordt op die plek in het Word-sjabloon de ene, of de andere gevuld. Er hoeft dan maar 1 tag in het Word-sjabloon te staan, een stuk makkelijk dus. Zo kun je hetzelfde Word-sjabloon gebruiken voor formelen en voor informele offertes.
- De tag zet je 1x in het Word-sjabloon op de plek waar je de inleiding wilt hebben
- Als je meerdere paragraven hebt aangemaakt, kiest EasyParty paragraaf die bovenaan staat. De volgorde van de paragraven kun je bepalen met volgorde:
- Controleer altijd even of het vinkje 'Weergeven' aanstaat, anders komt de paragraaf niet in de offerte:
- Wat je ook kan doen is in het evenement de paragraaf die je niet wil uitvinken, dan wordt de andere paragraaf in de offerte gezet
- Hiermee kun je dus heel snel een andere manier van schrijven toepassen in je offerte zonder dat dit verschillende thema's moeten worden.
Wanneer je ervoor kiest om de paragrafen verschillende tags te geven en beide tags staan in de offerte, dan worden beide paragrafen altijd gegenereerd.
Als je denkt dat dit voor jullie handig is dan kun je aan de slag met het toevoegen van paragrafen. Weet je het nu nog niet zo goed? Dit kan later ook nog altijd.
Stappenplan voor het toevoegen van paragrafen:
- Maak een nieuwe paragraaf aan via
- Geef de paragraaf een titel en zet 'Weergeven' aan
- Vul de tekst die je op deze plek in de offerte wilt hebben
- Maak een tag voor de paragraaf (bepaal o.b.v. bovenstaande of je dezelfde tag of een andere tag dan de al bestaande paragrafen gebruikt)
- Zet de tag in het Word-sjabloon, anders komt de paragraaf niet terug in je offerte
Op deze manier kun je de alle paragrafen en teksten aanpassen naar eigen wens. In veel paragrafen staat geen tekst, maar alleen een tag. Hier komen we in een volgende stap op terug, dus laat deze staan(!) en mag je nu dus laten voor wat het is.
Hoofdstukken verwijderen
Paragrafen hangen onder een hoofdstuk. Als het complete hoofdstuk niet van toepassing is, dan kun je deze verwijderen. De onderliggende paragrafen worden dan ook verwijderd(!!) en kunnen niet meer gegenereerd worden. In het standaard thema zit bijvoorbeeld het kopje zalenoverzicht. Als jullie nooit met zalen werken dan heeft dit hoofdstuk geen meerwaarde en kan dit verwijderd worden.
Let op!
Hoofdstukken toevoegen
In tegenstelling tot bovenstaande kan het ook zo zijn dat je hoofdstukken mist. Deze kun je dan zelf toevoegen.
Als je op 
klikt dan kun je kiezen uit een aantal standaard hoofdstukken. Deze zijn te beheren in het tabblad 'Standaard hoofdstukken' bovenin het scherm.
Dit scherm ziet er hetzelfde uit als bij je thema. Het voordeel van hier je standaard hoofdstukken en paragrafen beheren is dat je deze in ieder nieuw thema kunt selecteren. Je hoeft dan niet keer op keer opnieuw te beginnen, maar hebt altijd een goede basis om vanuit te werken. Als je hier een nieuw hoofdstuk aanmaakt en opslaat, kun je deze daarna selecteren in je thema om toe te voegen.
Bovenstaande acties die we voor paragraven hebben uitgelegd kun je ook in Standaard hoofdstukken uitvoeren. Dan pas je ze in de 'Standaard' aan en kun je die in alle benodigde thema's gebruiken.
Tevreden?
Nu je waarschijnlijk van alles aangepast hebt in je thema is het belangrijk om te controleren of de offerte er uitkomt zoals gewenst. Genereer deze vanuit je evenement om dit te controleren.
Dit blijf je doen tot je tevreden bent met de hoofdstukken en paragraven. Als dat zo is, kun je verder met de volgende stappen om je offerte nog meer naar jullie wens te krijgen.