Bij Instellingen > Offerte en draaiboek zijn instellingen te beheren die invloed hebben op het wel of niet tonen van bepaalde informatie op de offerte en het draaiboek. Daarnaast wordt met deze instellingen ook bepaalde hoe informatie op de offerte en het draaiboek komt.

In dit artikel wordt zowel gesproken over een cateringvoorstel als een offerte. Met een cateringvoorstel wordt bedoeld de invulling van de standaard tags met betrekking tot het programma en de offerte. Met de offerte wordt het geheel bedoeld.

Inhoudsopgave

Offerte

De onderstaande instellingen hebben invloed op welke informatie op de offerte komt en hoe deze informatie in komt te staan.

• Draaiboek per dag genereren: Met deze functie is het mogelijk om in evenementen per dag het draaiboek te genereren. 

Algemeen

• Verkoopcategorie tonen: bij de tag [STANDAARD_PROGRAMMAONDERDELEN] komen onder het programma alle pakketten die niet gekoppeld zijn aan een programmaonderdeel. Deze worden op basis van de gekozen volgorde bij instellingen > 'producttypes en verkoopcategorieën' getoond. Het is middels deze instelling mogelijk om deze pakketten te scheiden per verkoopcategorie indien gewenst.
• Datum weergave: wanneer deze functie aan staat wordt bij een meerdaags evenement in de aangegeven onderdelen de datum getoond. 
• Aantal gasten tonen in cateringvoorstel: dit vinkje bepaald of het aantal gasten (incl. kinderen indien gevuld) wel of niet in de invulling tags opgenomen wordt per programmaonderdeel. Wanneer het vinkje aan staat dan wordt het aantal gasten na het programmaonderdeel getoond in het voorste
• Zaalomschrijving(en) weergeven: middels deze instelling kunt u kiezen om de zaalomschrijving wel of niet te tonen op de offerte bij de programmaonderdelen.
• Tekstterugloop afbeeldingen: voor afbeeldingen zoals bij de tag [RELATIELOGO] kan aangegeven worden hoe deze in de tekstregel moet worden weergegeven. Deze functies komen overeen met de functies in Word:
  • In tekstregel (standaard): de afbeelding wordt in de tekstregel weergegeven. Dit betekend dat de afbeelding nooit voor of achter tekst komt te staan wanneer deze geëxporteerd wordt.
  • Voor tekst: de afbeelding wordt voor de tekst getoond, de tekst die achter de afbeelding staat is nu niet meer zichtbaar.
  • Achter tekst: de afbeelding wordt achter de tekst getoond, de tekst komt dus over de afbeelding heen te staan.
• De externe materiaallijst genereren: wanneer deze instelling aan staat dan wordt automatisch de externe materiaallijst gegenereerd wanneer u de offerte genereert.
• Productfoto's tonen in offerte: Wanneer deze instelling aan stat worden foto's gekoppeld aan een product ook getoond in de export van offerte. 
• Pakketafbeelding exporteren: Wanneer deze instelling aan staat worden afbeeldingen gekoppeld aan een pakket geëxporteerd.
• Standaard afstand uitlijning rechts: In deze instelling is aan te passen wat de standaard uitlijning voor prijzen in een offerte zijn in cm, standaard waarde is 13.75 waardoor prijzen naar rechts worden uitgelijnd. Verhoog je de waarde zal de uitlijning verder naar rechts worden geplaatst. 

Programma

• Locatie programmatijden: middels dit drop-down menu kunt u kiezen om de tijden van het programmaonderdeel voor of na de omschrijving van het programmaonderdeel te tonen op de offerte.
• Lege programma's tonen in cateringvoorstel: sommige programmaonderdelen worden toegevoegd ten behoeve van de planning. Deze onderdelen hebben dan geen verdere invulling binnen de overige tabbladen. Middels deze instelling is het mogelijk om aan te geven of u deze programmaonderdelen wel of niet binnen de invulling tags wilt tonen.

Let op: de lege programmaonderdelen zijn nog wel zichtbaar in de programma tags. Dit is te beheren met de instelling 'Opnemen in offerte' bij het programmaonderdeel in het evenement zelf.

• Programma inspringen: bij programmaonderdelen binnen de tags [STANDAARD_PROGRAMMAONDERDELEN] en categorievarianten is het mogelijk om de programmaregel in te laten springen. Dit zorgt ervoor dat de tekst in de regel verspringt naar rechts alsof u een tab gebruikt.
• Tekst aanduiding pakket na arrangementen: Indien een arrangement is gekoppeld, wordt deze aanduiding weergegeven om een scheiding te maken. 
• Zaalomschrijving in offerte: de omschrijving die u hier vult wordt op de offerte getoond als titel van de kolom. Binnen de programmatabel is de standaard titel van deze kolom 'Zalen', deze kunt u hier dus wijzigen.

Personeel

• Personeel incl. aantal en uren: met deze instelling bepaalt u hoe het personeel weergegeven wordt in het cateringvoorstel.
  • Indien het vinkje aan staat dan wordt het personeel als volgt weergegeven in het cateringvoorstel: Buffetkok (1 persoon van 09:00-13:00) €35,00 per uur.
  • Wanneer het vinkje uit staat dan wordt het personeel als volgt weergegeven in het cateringvoorstel: Buffetkok €35,00.
• Personeel incl. aantal en uren (begroting): hier stelt u de weergave in voor uw personeel op de begroting. Het instellen van deze weergave heeft hetzelfde resultaat als bij de instelling hier boven 'Personeel incl. aantal en uren'.
• Omschrijving reistijd personeel: wanneer de vertrek- of retourtijd is gevuld bij personeel dan wordt de omschrijving die u hier instelt toegevoegd achter de omschrijving van het personeel. Deze kan bijvoorbeeld gevuld worden met 'inclusief reistijd' waardoor het er op de offerte als volgt uit ziet:
  • Wanneer vinkje bij 'Personeel incl. aantal en uren' uit staat: 'Buffetkok inclusief reistijd €35,00
  • Wanneer vinkje bij 'Personeel incl. aantal en uren' aan staat: Buffetkok (1 persoon van 09:00-13:00) inclusief reistijd €35,00
• Personeel per personeelslid tonen: toont de totale kosten per personeelslid op de offerte.

Arrangementen

• Tekst aanduiding pakket na arrangementen: in de invulling-tags, komt er na een arrangement een hoofdstuk 'Buiten het arrangement' om aan te duiden dat deze onderdelen buiten het arrangement vallen. Deze tekst is middels dit veld zelf te beheren.
• Arrangement aanduiding weergeven: hier kunt u instellen of de tekst bij de instelling 'Tekst aanduiding pakket na arrangementen' wel of niet op de offerte komt.
• Prijsindicatie arrangement: op de plek van de prijs van een pakket komt een tekst om aan te duiden dat het pakket binnen een arrangement valt. Deze tekst is hier te beheren. Indien deze leeg is, dan komt er niks op de plek van de prijs op de offerte te staan. In onderstaande voorbeeld is hier de tekst 'in arrangement' gevuld.

Begroting

• €0,- niet meenemen op de offertebegroting: wanneer dit vinkje aan staat dan worden onderdelen zonder prijs niet opgenomen op de begroting. Serveermaterialen komen nooit op de offerte.
• BTW percentage tonen in begroting: met deze instelling bepaalt u of in de begroting het BTW percentage getoond dient te worden wanneer de tag [STANDAARD_BEGROTING] gebruikt wordt. Onderstaand ziet u een voorbeeld van de weergave wanneer het vinkje aan staat. Wanneer het vinkje uit staat dan ziet u het kopje BTW%, welke rood omlijnd is, niet terug in de begroting tag.
• Korting tonen in begroting: met deze instelling bepaalt u of de gegeven evenementkorting wel of niet weergegeven dient te worden in de begroting.
• Afwijkende categorie aangeven: Middels een check box is aan te geven of u de mogelijkheid wil toevoegen om een afwijkende verkoopcategorie een benaming te geven. 

Stelpost

• Prijs tonen bij stelpost: wanneer dit vinkje uit staat dan komt in de begroting te staan 'Stelpost' in de kolom 'Prijs' indien een pakket op stelpost verkocht is. Wanneer het vinkje aan staat komen ook bij producten die op stelpost verkocht zijn gewoon de totaalprijs te staan, zoals ingevoerd in EasyParty.
• Prijsindicatie stelpost: deze tekst wordt in het cateringvoorstel weergegeven bij onderdelen die op stelpost verkocht zijn als zijnde de prijs. U kunt hier bijvoorbeeld neerzetten 'stelpost' of 'op nacalculatie'.
• Stelpostaanduiding in pakketnaam: u kunt er voor kiezen om bij onderdelen die op stelpost verkocht zijn een tekst toe te voegen aan de pakketomschrijving. De tekst die u hier vult komt achter de pakketomschrijving te staan. Denk bijvoorbeeld aan het woord 'richtprijs'. Wanneer u een drankenarrangement hebt geoffreerd dan komt het als volgt op de offerte te staan: Drankenarrangement richtprijs.

Let op: dit werkt alleen wanneer het vinkje bij 'Prijs tonen bij stelpost' uit staat.

Suggesties

• Prijs tonen bij suggestie: wanneer deze instelling aan staat dan zal de prijs van een suggestie getoond worden op het cateringvoorstel in alle tags die eindigen op [..._GEEN_PRIJZEN].
• Benaming suggestie bij prijsweergave: de tekst die u hier vult wordt extra toegevoegd op de offerte wanneer de prijs van de suggestie getoond wordt binnen de invulling. Dit is ter verduidelijk dat de prijs niet meegenomen wordt in de totaalprijs omdat het een suggestie is. Wanneer u dit veld leeg laat dan wordt er geen extra tekst bij de prijs van de suggestie getoond.
• Benaming suggestie bij pakketnaam: het is mogelijk om zelf in te stellen met welke aanduiding een suggestie wordt getoond bij de pakketnaam op de begroting.
• Suggesties tonen in begroting: in dit drop-down menu kunt u aangeven waar de suggesties getoond worden op de offerte. De volgende mogelijkheden zijn er:
  • Alleen in financieel overzicht: de suggestie(s) wordt dan alleen getoond op de begroting en verder niet op de offerte zelf.
  • Alleen in offerte: de suggestie(s) wordt alleen op de offerte zelf getoond en niet meegenomen op de begroting.
  • In financieel overzicht en offerte: de suggestie(s) wordt zowel op de offerte als op de begroting getoond, deze ziet u dan dus 2x terug in het voorstel.

Draaiboek

Deze instellingen hebben invloed op het draaiboek. Via instellingen -> mappen en documenten kunt u het sjabloon van het draaiboek aanpassen, hier leest u meer over in het artikel instellingen - mappen en documenten.

• Draaiboek liggend exporteren: met deze instelling kunt u aangeven of u het draaiboek staand of liggend wil exporteren. Het draaiboek liggend exporteren kan voordelen hebben wanneer u een groot evenement heeft, de tabellen zijn namelijk breder waardoor informatie overzichtelijker getoond kan worden.
• Volledige tellijst bij draaiboek genereren: wanneer u deze instelling aan heeft staan dan wordt bij het genereren van het draaiboek ook automatisch de tellijst gegenereerd.
• Competentie tonen bij ingepl. werknemers: Wanneer u deze instelling aan heeft staan wordt de competentie van de planningsuitvraag getoond in de gekoppelde tag. Dit gebeurt enkel en alleen wanneer de instelling 'Draaiboek liggend exporteren' AAN staat. 
• Draaiboek per dag genereren: Indien deze optie aan staat zal er de mogelijkheid zijn om bij meerdaagse evenementen het draaiboek per dag te genereren.  

Evenement offerte genereren

Wanneer u een offerte genereert vanuit een evenement dan krijgt u een pop-up scherm waarin u nog een aantal zaken kunt instellen. Bij deze instellingen stelt u in wat uw standaard keuzes zijn in dit pop-up scherm.

• Datum weergave: Middels een drop-down menu kan worden aangegeven waar de datum zal worden aangegeven binnen het evenement. Betreft het een meerdaags evenement dan zal de datum in de aangegeven onderdelen worden getoond. 
• BTW-type exclusief: indien dit vinkje uit staat dan wordt de offerte automatisch incl. BTW gegenereerd. Wanneer het vinkje uit staat dan wordt de offerte automatisch excl. btw gegenereerd.
• Zalen en locaties tonen: middels deze instelling kunt u aangeven of zalen en locaties wel of niet op de offerte moeten komen. Wanneer het gaat om een groot evenement dat in meerdere zalen plaatsvindt binnen één locatie of in meerdere locaties dan is het handig om de zalen en locaties te tonen op de offerte.
• Arrangement weergave: in dit drop-down menu kunt u kiezen hoe de arrangementen op de offerte getoond worden.
  • Arrangementen bovenaan tonen op de offerte
  • Arrangementen onderaan tonen op de offerte
  • Arrangementen compleet negeren: bij deze optie komen de arrangementen in zijn geheel niet terug op de offerte.

Diverse instellingen kunnen per producttype en verkoopcategorie ingesteld worden, zie daarvoor het artikel Instellingen - Producttypes en verkoopcategorieën.

• Fiattering bij lage marge: Indien ingeschakeld ben je verplicht instelling 'minimale marge in percentage' te vullen. Om uberhaupt deze wijzigingen te mogen gebruiken, dien je het recht 'Fiatteren van offertes lager dan de minimale marge' te hebben. 
• Minimale marge in percentage: Hier vul je de minimale marge in percentages. Een evenement lager dan deze marge kan dan alleen doorgaan op fiat van een bevoeghebbende. Hiervoor heb je ook bovengenoemd recht nodig.