Wanneer het evenement bijna plaatsvindt dan is het onder andere tijd om de materialen die benodigd zijn voor het evenement te gaan verzamelen. Mogelijk komt een deel van deze producten vanuit externe partijen (deze huren jullie in). Deze producten hoef je zelf niet te picken en worden, afhankelijk van de afspraken die je maakt met je leverancier, geleverd op locatie of bij jullie zodat jullie deze zelf mee kunnen nemen naar locatie. In dit onderdeel van de e-learning gaan we in op de materialen die je vanuit het eigen magazijn klaarzet.
Bepalen wat je vandaag gaat picken
Om te bepalen wat je vandaag gaat picken is het belangrijk om eerst een werkwijze te bepalen. Hieronder een aantal voorbeelden hoe je zou kunnen werken.
- Picken o.b.v. datum
- Als je bijvoorbeeld altijd 1 dag vooruit werkt qua picken (morgen is de opbouw van het evenement, dan vandaag de materialen klaarzetten), dan is het handig om de datumfilters om te bepalen wat je vandaag gaat picken
- Je filtert in het magazijndashboard dan op 'Vandaag' en gebruikt daarna het pijltje
om naar morgen te gaan. - Als je daarna op ophalen klikt dan krijg je alle evenementen waarvoor morgen iets uitgeleverd moet worden
- In het evenement zitten producten gekoppeld aan een programmaonderdeel of aan een afwijkende reservering, dit betekent dat de producten een datum hebben waarop ze op het evenement moeten zijn. Dit is de datum die aangehouden wordt in het magazijndashboard om te tonen wanneer producten klaargezet moeten worden. Een evenement kan dus meerdere regels krijgen in het dashboard (bijv. als een deel van de opbouw vandaag plaatsvindt en een deel pas morgen, je krijgt dan 2 regels, per dag 1)
- Bovenstaande kan ook werken als je bijv. altijd op woensdag voor heel het weekend pickt: je filtert dan op het datumbereik van komend weekend.
- Picken o.b.v. locatie en datum
- Als je veel voor dezelfde locaties werkt dan kan het een voordeel zijn om naast bovenstaande filter nog een aanvullende filter te gebruiken: de locatie.
- Je kunt dan 1 picker alle pickopdrachten voor 1 specifieke locatie geven zodat de producten voor alle evenementen op die locatie samen klaargezet worden en in 1 vrachtwagen meegenomen kunnen worden naar de locatie (dat scheelt weer een ritje)
Pickopdrachten wegleggen
Als je eenmaal de juiste evenementen hebt geselecteerd die gepickt moeten worden dan moeten de pickopdrachten weggelegd worden bij het personeel dat gaat picken. Hiervoor zijn 2 werkwijzen:
- Op papier
- Digitaal
Op papier
Vanuit het magazijn dashboard kun je via 'Selecteer alles' alle evenementen in je zoekfilter selecteren en via 'Picklijst' kun je dan in 1x de picklijst voor alle geselecteerde evenementen genereren. Als deze gegenereerd zijn kun je deze printen en meegeven aan de pickers. Zij kunnen op de picklijst afvinken wat ze gepickt hebben.
Meer informatie over de opzet van de picklijst en de verschillende varianten van de picklijst vind je hier.
Als je met het voorraadbeheer in EasyParty werkt dan is het belangrijk dat de uitgeleverde aantallen ook in EasyParty gevuld worden zodat voor het systeem helder is dat producten definitief uitgeleverd zijn. Dit doe je door alsnog de digitale werkwijze te volgen, op basis van de geprinte picklijsten.
Digitaal
Je kunt vanuit het magazijn dashboard ook direct de picklijsten openen door dubbel te klikken op een regel. Je kunt daar direct invullen hoeveel van het product uitgeleverd is en je kunt een reden invullen als er om een bepaalde reden minder geleverd is.
De uitleveringen worden dan direct op product niveau bijgehouden zodat EasyParty weet wat je echt hebt uitgeleverd en dus ook wat er na het evenement weer moet terugkomen.
Let op! Om op deze manier te kunnen werken moet de orderpicker wel in EasyParty kunnen. Vaak is dit lastig als je door het magazijn heen loopt waardoor mensen er toch voor kiezen om het eerst op papier te doen en daarna over te typen in EasyParty.
Voortgang picken bijhouden
Wanneer je in EasyParty de aantallen vult in de uitlevering, dan wordt ook automatisch de voortgang van de pickopdracht bijgehouden. Vanuit het overzicht kun je in de kolommen 'Compleet' en 'Handmatig compleet' zien of pickopdrachten al afgerond zijn.
Daarbij staat Compleet voor orders waarbij alle aantallen, zoals uitgevraagd vanuit het evenement, zijn uitgeleverd. Je kan een pickopdracht ook handmatig compleet melden. Dit gebruik je als bijvoorbeeld een deel van de opdracht bewust niet uitgeleverd is en de pickopdracht dus eigenlijk wel afgerond is, ondanks dat niet het uitgevraagde aantal is uitgeleverd. Het handmatig compleet melden doe je door een pickopdracht te openen (dubbelklik op de regel) en daarna bovenin het vinkje 'Handmatig compleet' aan te zetten,
Vanuit het magazijn dashboard kun je hierdoor in 1 oogopslag zien welke pickopdrachten er wel of niet afgerond zijn.