De allereerste stap naar het maken van jullie eigen offertesjabloon is het aanmaken van een thema een daar een sjabloon voor aanmaken.
Na het volgen van onderstaande stappen heb je daarna jouw eigen thema met offertesjabloon staan.
Thema aanmaken
Het is belangrijk om na te denken over welke thema's je allemaal wilt aan aanmaken. De thema's zijn alle verschillende varianten van offertes die benodigd zijn, bijvoorbeeld per locatie of per type evenement.
Voor nu is dit nog niet zo belangrijk omdat je eerst moet weten hoe offertes in elkaar zitten, daarna kan je deze keuze pas goed onderbouwd maken. We gaan voor nu dan ook maar 1 thema aanmaken waarmee je alle stappen van voor tot achter gaat doorlopen. Aan het einde van dit onderdeel van de e-learning kun je gaan nadenken over welke thema's er nog meer moeten komen.
Volg onderstaande stappen om een nieuw thema aan te maken:
- Ga in EasyParty naar 'Offertebeheer' en maak een nieuw thema aan via de knop
- Vul een omschrijving voor deze offerte, bijvoorbeeld jullie bedrijfsnaam. Zo weet je dadelijk altijd het onderscheid tussen het EasyParty standaard voorstel en het thema dat je nu gaat aanmaken.
- Zorg ook dat je het vinkje
activeert en klik daarna op 'OK' om je thema op te slaan.
- Je ziet nu aan de linkerkant van je scherm een nieuw thema verschijnen, het thema dat je zojuist hebt aangemaakt.
Hoofdstukken en paragrafen koppelen aan thema
Aan je nieuwe thema zitten nu nog geen hoofdstukken en paragrafen gekoppeld. Deze moeten we nog gaan maken, want zonder hoofdstukken en paragrafen blijft je offerte leeg.
Deze hoofdstukken kun je helemaal zelf instellen en bewerken maar voor nu adviseren wij om de standaard hoofdstukken te gebruiken die al in EasyParty staan. Zo heb je redelijk snel een goede basis staan. We gaan later nog in op hoe je dit aanpast naar jullie eigen wens en stijl. Daarnaast moet je zelf tags gaan beheren wanneer je nieuwe hoofdstukken en paragrafen gaat maken. Omdat we ook hier pas later op terugkomen adviseren we om dit voor nu nog niet te doen.
Volg onderstaande stappen voor het toevoegen van hoofdstukken en paragrafen:
- Klik op
en kies daar een aantal hoofdstukken uit de standaard hoofdstukken die al beschikbaar zijn- Je kunt meerdere hoofdstukken in één keer toevoegen door ze allemaal aan te vinken en daarna pas op 'OK' te klikken
- Je ziet dat nu meteen paragrafen worden toegevoegd die al gekoppeld zijn in de standaard hoofdstukken.
De hoofdstukken en paragraven zijn gekoppeld! Ga door naar de volgende stap.
Offertesjabloon kopiëren en koppelen
In het offertesjabloon die gekoppeld is aan het thema 'EasyParty standaard voorstel' staat al een voorzetje voor de opmaak denk dan aan de tags maar ook aan de gekoppelde stijlen (deze hoeven dan niet meer aangemaakt te worden en alleen maar aangepast te worden, in een nieuw offertesjabloon). Wij adviseren daarom altijd om een bestaand Word Sjabloon te kopiëren en die te gebruiken als basis voor je eigen thema. Zo hoef je niet elke keer op 0 te beginnen.
Hoe doe je dat dan?
- Open het thema 'EasyParty standaard voorstel' en open het offertesjabloon via
- Sla een kopie van dit Word sjabloon op op een plek waar je het dadelijk makkelijk kunt vinden, bijvoorbeeld op je bureaublad
- Let op dat je het opslaat als sjabloon, een .dotx bestand:
- Je kunt dit sjabloon nu sluiten
- Open in EasyParty jouw zelf aangemaakte thema en klik op
- Selecteer in deze verkenner nu het kopie sjabloon dat je zojuist hebt opgeslagen om deze te koppelen aan je huidige thema
Om te checken dat het bovenstaande gelukt is klik je in jouw nieuwe thema op 
. Als het goed is opent nu het Word sjabloon dat je zojuist gekoppeld hebt.
Offerte genereren
We gaan nu nog een keer een offerte genereren vanuit een evenement maar dan met jouw nieuwe thema. Zo kunnen we bevestigen dat al bovenstaande stappen zijn gelukt en dat je nieuwe thema dus werkt.
- Ga naar Evenementen en open een gevuld evenement
- Ga naar offertebeheer
- Kies als thema je nieuwe thema en genereer de offerte
Als het goed is wordt nu een offerte gegenereerd (uiteraard nog helemaal in EasyParty stijl). Is dit nog niet gelukt? Controleer dat je alle stappen goed uitgevoerd hebt en probeer het nogmaals.