Wanneer u EasyParty Online opent ziet u als eerste het Dashboard management. Het doel van dit dashboard is het voorzien van alle interessante gegevens voor het management in één oogopslag. Hieronder wordt per informatie onderdeel toegelicht welke informatie hier getoond wordt en hoe u dit kunt aflezen.

Inhoudsopgave

Evenementen

In deze kolom ziet u hoeveel evenementen op dit moment in welke status verkeren en hoeveel omzet hier tegenover staat. Middels de knoppen ‘Deze week’, ‘Maand’ en ‘Jaar’ kunt u de keuze maken per welke periode de gegevens getoond worden. U ziet hierbij altijd gegevens van de huidige week, maand of jaar. Alle evenementen die in EasyParty staan worden hierin meegenomen.

Wanneer u bijvoorbeeld ziet dat er veel evenementen nog op optie staan deze maand kunt u uw sales werknemers opdracht geven om klanten te gaan bellen zodat evenementen definitief worden. Als u naar de definitieve evenementen kijkt kunt u alvast een inschatting maken van de omzet die deze week of maand wordt gedraaid.

Scoringspercentage

De verhouding tussen geannuleerde en definitieve evenementen is uw scoringspercentage. Hierbij worden alleen evenementen die de status ‘Definitief’ en ‘Geannuleerd’ hebben meegenomen. Ook hier kunt u weer de keuze maken tussen een week, maand of jaar weergave waarbij altijd de huidige week, maand of jaar wordt aangehouden. Dit is een goede graadmeter om te kijken hoe uw sales afdeling het doet.

Meer informatie over geannuleerde evenementen vindt u bij de evenementen zelf, daar dient namelijk een annuleringsreden ingevoerd te worden zodra een evenement de status ‘Geannuleerd’ krijgt. Dit kunt u eenvoudig via de managementoverzichten ‘Omzetten’ en ‘Financieel evenement’ exporteren.

Gefactureerde omzet per maand

Hier ziet u de gefactureerde omzet van het huidige jaar in vergelijking met de omzet van het afgelopen jaar. Alle omzetten die gefactureerd zijn worden hierin meegenomen. Als u met uw muis over de gegevens heen gaat ziet u welke maand het betreft.

Wanneer u hierin grote verschillen ziet kunt u zich afvragen hoe dit komt. Wellicht had u vorig jaar in dezelfde maand een groot evenement die u dit jaar niet gescoord heeft, u kunt zich dan afvragen hoe dit kan zodat u dit in de toekomst wellicht kunt voorkomen.

Facturen

Om inzicht te krijgen in hoeveel omzet er nog binnengehaald kan worden door facturen te versturen of achter openstaande facturen aan te gaan kunt u dit overzicht gebruiken.

Hierin ziet u namelijk het aantal facturen dat nog in concept staat, open staat en vervallen is. Naast de aantallen ziet u ook welke omzet hier tegenover staat. Het maakt natuurlijk nog al een verschil of dit een factuur van €100,- of een factuur van €10.000,- betreft.

Concept

Conceptfacturen zijn facturen die automatisch door EasyParty aangemaakt worden. Deze facturen worden gemaakt zodra een ‘Definitief’ evenement in het verleden ligt. Bij conceptfacturen ziet u een onderscheid tussen reeds financieel afgehandelde en niet financieel afgehandelde facturen.

• Reeds financieel afgehandeld: deze facturen zijn klaar om verstuurd te worden, het evenement is financieel afgehandeld.
• Niet financieel afgehandeld: het evenement dient nog gecontroleerd te worden door een medewerker voordat het gefactureerd kan worden.

Wanneer veel conceptfacturen op reeds financieel afgehandeld staan kunt u een actie uitzetten om deze te gaan versturen.

Openstaand

Hier ziet u alle openstaande facturen waarvan de betalingstermijn nog niet verstreken is. Deze omzet kunt u dus binnenkort verwachten (afhankelijk van uw betaaltermijn).

Vervallen

Vervallen facturen worden onderverdeeld in facturen die korter en langer dan 30 dagen open staan. Op facturen die al langer dan 30 dagen open staan moet natuurlijk altijd actie uitgezet worden, dit is omzet waar jullie al op gerekend hebben maar nog niet ontvangen hebben.

Kosten

Deze kolom geeft weer hoeveel kosten u nog dient te maken deze week, maand of jaar op basis van de kostprijzen van uw evenementen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen evenementen die in optie staan en evenementen die definitief zijn. Alle kosten die samenhangen met definitieve evenementen dienen altijd gemaakt te worden. Op kosten die samenhangen met optionele evenementen moet u wel rekenen maar deze zijn nog flexibel.

Rendement

Het is interessant om te weten wat uw kosten zijn geweest voor het evenement en hoeveel u daarvoor terug heeft gekregen in omzet. Hieruit kunt u opmaken of een evenement rendabel is geweest of niet.

In dit overzicht ziet u het aantal evenementen per week, maand of jaar en daarbij het rendement dat de evenementen in deze periode hebben gerealiseerd.

Acties

In deze kolom ziet u een overzicht van alle acties die aan u toegewezen zijn die nog niet verwerkt zijn. Hierbij kunt u kiezen voor acties die deze week, maand of jaar verwerkt dienen te worden. Vanuit hier kunt u deze acties openen en verwerken.

Daarnaast is het mogelijk om via dit overzicht nieuwe acties aan te maken voor uzelf of een collega. Door op het groene plusje aan de linkerkant van de kolom te klikken opent een pop-up waarin u een relatie dient te selecteren. U voert een actie altijd uit voor een relatie, deze selecteert u hier.

Actie aanmaken

Wanneer u een relatie geselecteerd heeft opent een nieuw scherm waarin u de actie zelf aan kunt maken. Hiervoor dient u verschillende gegevens te vullen:

• Contactpersoon: hier selecteert u een contactpersoon bij de relatie. meestal gaat een actie over contact opnemen of iets versturen dus dan is het handig om te weten met wie contact opgenomen dient te worden. De contactpersonen die u hier kunt selecteren zijn gekoppeld aan de relatie, u kunt dus geen andere contactpersonen selecteren. Om een nieuwe contactpersoon aan te maken moet u in EasyParty (offline) zijn in het CRM.
• Onderwerp:hierin geeft u aan wat de actie betreft, onderaan kunt u nog een uitgebreide toelichting beschrijven. Bijvoorbeeld: contact opnemen over factuur of nabellen offerte.
• Tijdstip: hier geef je aan op welke datum en tijdstip het contactmoment is aangemaakt.
• Categorie: u dient een categorie te koppelen aan de actie. Deze categorieën kunt u aanmaken in EasyParty (offline).
• Deadline:hier geeft u aan voor wanneer de actie uitgevoerd dient te zijn.
• Gereed: wanneer u een actie aanmaakt is dit altijd een kruisje, maar wanneer u een actie opent wanneer u deze verwerkt kunt u daarna het kruisje veranderen in een vinkje.
• Opvolgen door: de persoon die de actie dient uit te voeren vul je hier. Alle werknemers die in EasyParty zijn aangemaakt komen hier terug.
• Evenement: het is mogelijk om uw actie aan een evenement te koppelen, dit is niet noodzakelijk. Als het wel samenhangt met een evenement is dit wel aan te raden zodat degene die de actie dient te verwerken alle gegevens bij de hand heeft.
• Inhoud: alle extra toelichting kunt u hier kwijt.

Als de gegevens gevuld zijn klikt u op ‘Toevoegen’ en de persoon aan wie u de actie heeft toegewezen zal deze in zijn overzicht met acties terugzien.

Aankomende evenementen

Alle aankomende evenementen worden hier getoond per dag, week of maand. Dit is uw eigen keuze. U ziet de datum, de omschrijving, het evenementnummer en de evenementrelatie terug in dit overzicht.

Door op de knop ‘Openen jaarplanning’ te klikken gaat u naar de Jaarplanning. Meer over de jaarplanning leest u in het artikel Evenementen – Algemeen.