Vanuit deze module kun je inkooporders sturen naar je leveranciers. Dit kan op basis van de besteladviezen die gegenereerd worden vanuit een evenement of deze kun je hier zelf samenstellen. Daarnaast kun je beheren wat al binnen is en wat nog geleverd moet worden, zodat je eenvoudig overzicht houdt. In dit artikel wordt de algemene werking en het zelf samenstellen van een inkooporder toegelicht.

Inhoudsopgave

Conceptorders

Alvorens de inkooporder definitief wordt verzonden, wordt er eerst een conceptinkooporder gemaakt.

  • Administratie (indien je meerdere administraties hebt): wanneer je meerdere administraties hebt staan linksboven knoppen van de verschillende administraties.
    • Selecteer voor het handmatig aanmaken van een conceptorder altijd eerst de juiste administratie.
    • Selecteer voor het zoeken naar bestaande conceptorders altijd eerst de juiste administratie.
  • Conceptorder toevoegen: conceptorders kunnen op twee manieren worden toegevoegd: handmatig en vanuit besteladviezen.
    • Automatisch vanuit besteladviezen: door op magazijnniveau of op keukenniveau regels uit besteladviezen te converteren naar inkooporders, wordt er automatisch een conceptinkooporder gemaakt per leverancier.
    • Handmatig: door op de knop ‘Conceptorder toevoegen’ te klikken, kan een leverancier worden gekozen en vervolgens kunnen er orderregels worden gekoppeld.
  • Contactpersoon: het selecteren van een contactpersoon van de betreffende leverancier is verplicht. De factuur wordt uiteindelijk namelijk verzonden naar het mailadres van deze contactpersoon.
  • Leverdatum/ besteldatum: deze worden automatisch gevuld o.b.v. ingevoerde gegevens onder leverdagen in de week in het tabblad leveranciersdetails in CRM. De leverdatum van de inkooporder kan altijd handmatig aangepast worden indien gewenst.
  • Opmerking intern/ extern: de tekst die is ingevoerd in het veld opmerking intern/extern in het tabblad leveranciersdetails in CRM. Deze tekst kan hier nog worden aangepast. De opmerking extern wordt op de inkooporder getoond, de interne opmerking is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd. Opmerking extern kan beheerd worden op CRM-niveau onder de tabblad Leverancierdetails.

Per inkooporder zijn er 4 tabbladen gekoppeld:

  1. Orderregels: door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken kunnen (nieuwe) orderregels worden gekoppeld aan de inkooporder. Er kan worden gezocht op verkoopcategorie door de gewenste categorie aan te klikken in het pop-up venster. Binnen deze pop-up kunnen alleen producten worden geselecteerd die zijn gekoppeld aan de betreffende leverancier. Van iedere toevoegende orderregel moet het veld ‘Bestelwaarde’ in de grid worden gevuld. Wanneer het een inkooporder betreft vanuit de besteladviezen is het ook mogelijk om de bestelwaarde aan te passen.
  2. Documenten: in het tabblad Documenten kunnen documenten worden ingezien/ toegevoegd.
  3. Contactmomenten: in het tabblad Contactmomenten kunnen contactmomenten worden gekoppeld/ ingezien van de leverancier.
  4. Acties: in het tabblad Acties kunnen acties worden gekoppeld/ ingezien van de leverancier.


  • Definitief bestellen: Door op de knop ‘Definitief bestellen’ te klikken, wordt een pop-up venster getoond.
    Door de check-box ‘Mails bewerken voor het verzenden’ aan te vinken, wordt de mail geopend, voordat deze wordt verstuurd zodat deze nog bewerkt kan worden. Je kunt instellen vanuit welk e-mailadres de inkooporder verzonden dient te worden, welke tekst er standaard in het mailtje dient te staan, etc. Meer hierover lees je in het artikel Instellingen - Financieel - Administratieve instellingen.
    1. Vervolgens kunnen de contactpersonen worden geselecteerd naar wie de inkooporder verstuurd dient te worden.
      1. Je kunt in deze pop-up ook kiezen of je de mail nog wilt bewerken voor het verzenden. Indien je hiervoor kiest, dan wordt de mail die verzonden wordt geopend zodat je nog eventuele aanpassingen in tekst o.i.d. kunt doen. Ook kun je vanuit hier een bijlage toevoegen indien gewenst.
    2. De inkooporder wordt als bijlage verzonden via de mail. Deze inkooporder bestaat uit een aantal standaardgegevens; dit sjabloon kan niet aangepast worden. De inkooporder bevat de volgende informatie:
      • Leverdatum
      • Leverancier
      • Ordergegevens (ordernummer en contactpersoon).
      • Afleveradres
      • Opmerking (extern, indien gevuld)
      • Orderregels: artikelnummer, artikelnaam, aantal, eenheid, stukprijs, totaalprijs
      • Totaalbedrag exclusief btw
      • Tot slot de naam van de gebruiker (in EasyParty) die de conceptorder heeft aangemaakt.


Bij conceptorders is een knop toegevoegd 'Definitief bestellen zonder verzenden'. Met deze knop is het mogelijk om een conceptinkooporder definitief te bestellen zonder dat de inkooporder via de mail naar de leverancier wordt verstuurd. Er verschijnt een pop-up ter bevestiging na het klikken op deze knop. Indien definitief besteld zonder verzenden, zal dit in de 'Verstuurd door' komen middels een hinttekst.

Conceptorder toevoegen

Wanneer je zelf een inkooporder wilt samenstellen, dan kun je dit middels de knop 'Conceptorder toevoegen' doen.

Allereerst dien je een leverancier te selecteren waar je een bestelling wilt plaatsen. Wanneer je de leverancier hebt geselecteerd, dan wordt een conceptorder aangemaakt; deze vind je terug in de lijst met conceptorders. Omdat het veld 'Besteld' in dit overzicht nog leeg is, weet je dat dit een inkooporder is zonder orderregels. Deze orderregels kun je vervolgens zelf toevoegen.

Wanneer je op de knop 'Toevoegen' klikt bij orderregels, dan dien je eerst een keuze te maken uit welke categorie je producten wilt koppelen. Daarna krijg je een pop-up waarin je producten kunt selecteren die je wilt bestellen. Je vindt in dit overzicht alleen producten terug waaraan deze leverancier gekoppeld is. Middels multi-select kun je meerdere producten tegelijk selecteren en toevoegen aan je inkooporder.

Wanneer je de producten hebt toegevoegd, kun je gaan vullen hoeveel je van ieder product wilt bestellen. De velden rekenwaarde, productwaarde en bestelwaarde zijn namelijk wit en dus te wijzigen. Indien je één van deze 3 velden vult, worden de andere 2 ook automatisch gevuld. Dit berekent EasyParty op basis van de gegevens die je hebt gevuld bij het product in het tabblad 'Leveranciers'. In de artikelen waarin de importsheets worden toegelicht, lees je meer over hoe je de velden in dit tabblad vult.

Wanneer je alle orderregels hebt toegevoegd, kun je eventueel nog meer informatie vullen en vervolgens de inkooporder verzenden zoals hierboven is toegelicht onder het kopje 'Conceptorders'.

Bestelde orders

Zodra een conceptorder is verstuurd, kan deze worden teruggevonden in het tabblad 'bestelde orders'. In dit tabblad zitten een aantal functionaliteiten:

  1. Het is mogelijk om de inkooporder nog een keer te genereren. Wanneer deze gegenereerd is, is het mogelijk om hem te printen of op te slaan indien gewenst.
  2. Het is mogelijk om de inkooporder nog een keer te verzenden.
  3. Vanuit dit overzicht kun je de inkooporder binnen melden: zodra een levering is ontvangen, dient per orderregel het aantal producten die ontvangen zijn ingevuld te worden in de grid met orderregels. Door op de knop ‘Levering overnemen van bestelling’ worden de aantallen overgenomen die zijn besteld.
    1. Nadat alle orderregels zijn gevuld met het aantal binnen gemelde producten, kan de gehele inkooporder worden binnen gemeld door op de knop ‘Inkooporder binnen melden’ te klikken. Wanneer je een inkooporder binnen wilt melden terwijl er nog niet alle producten zijn binnen gemeld, wordt er een melding getoond dat het niet mogelijk is om deze order binnen te melden.
    2. Na het binnen melden van een inkooporder, wordt de inkooporder verplaatst naar het tabblad Geleverde orders. In het volgende deel van dit artikel lees je meer over dit tabblad.

Geleverde orders

In het tabblad geleverde orders worden alle orders getoond die zijn binnen gemeld vanuit het tabblad bestelde orders. Hier wordt onder andere het bedrag getoond waarvoor je besteld hebt en wat er uiteindelijk binnen is gemeld.

Het is mogelijk om een geleverde order terug te zetten naar een bestelde order (indien er bijvoorbeeld iets mis is gegaan met binnen melden). Indien je beschikt over het recht 'Geleverde inkooporders terugzetten naar besteld', dan wordt de knop 'inkooporder terugzetten naar besteld' zichtbaar. Met deze knop wordt de inkooporder teruggezet naar het tabblad 'bestelde orders', zodat de aantallen die binnen gemeld zijn aangepast kunnen worden.

Inkooporders exporteren

Via deze knop is het mogelijk een export te genereren m.b.t. verzonden inkooporders. Wanneer deze export gegenereerd wordt, dien je een datumbereik en een leverancier te selecteren. Enkel de binnen gemelde orders binnen deze periode van de geselecteerde leverancier worden dan geëxporteerd. De volgende gegevens worden in deze export getoond:

  • Inkoopordernummer
  • Inkooporderstatus
  • Leverancier
  • Contactpersoon (contactpersoon geselecteerd bij de inkooporder)
  • Leverdatum
  • Besteldatum
  • Subtotaal binnen excl
  • Subtotaal besteld incl
  • Verstuurd datum 
  • Verstuurd door
  • Opmerking intern 
  • Opmerking extern
  • EDI bestelling (waar/onwaar)
  • Geen labels