EasyParty is een standaardsysteem dat door verschillende klanten wordt gebruikt. Om het systeem optimaal te laten aansluiten bij je organisatie, zijn diverse instellingen opgenomen. Controleer altijd de functionaliteit van een instelling voordat je deze wijzigt. Dit zijn instellingen die eenmalig worden ingesteld door KJ Software. Ze kunnen worden aangepast, maar alleen in overleg met KJ Software of je netwerkbeheerder.

Inhoudsopgave

Algemeen

• Documenten locatie
  
  • Hier kun je instellen waar documenten die in EasyParty worden gegenereerd, opgeslagen moeten worden.
• Liveomgeving

  • Als dit vinkje is aangezet, is deze versie van EasyParty gekoppeld aan de productiedatabase,

• Opstarten met loginscherm

  • Wanneer je deze optie aanvinkt, verschijnt een loginscherm bij het opstarten van EasyParty. Hier moeten gebruikers inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord.

    • Als deze optie is uitgeschakeld, logt de medewerker automatisch in op basis van Windows-inloggegevens.
    • Standaard wordt het wachtwoord Welkom01 ingesteld. Medewerkers kunnen dit zelf wijzigen.

Bedrijfsgegevens

• Hier kun je de bedrijfsnaam en adresgegevens invoeren. Deze gegevens worden gebruikt in bijvoorbeeld inkooporders.

Extra Menuknop

• Toont een extra knop in het hoofdmenu
  • Wil je dat deze knop zichtbaar is, dien je EasyParty wel opnieuw op te starten
• Omschrijving
  • Omschrijving van de extra knop.

Opstarten

• Komende verjaardagen tonen
  • Indien de gebruiker recht heeft tot onderdeel 'Werknemers', worden bij het opstarten van EasyParty de komende verjaardagen getoond 
• Aantal dagen verjaardagen tonen
  • Het aantal dagen waaraan de verjaardagen getoond moeten worden

E-mailinstellingen

EasyParty verstuurd de volgende e-mails:

• Facturen die digitaal verstuurd worden
• Inkooporders naar de leverancier
• Inloggegevens voor het portaal naar de medewerkers
• Mails over de planning naar de medewerkers
• Mails met acties naar de medewerkers
• Mails over wijzigingen die in een evenement plaatsvinden

Deze mails worden door EasyParty verstuurd namens jou en niet door je eigen mailapplicatie. Dit betekent dat EasyParty via een e-mailserver de mails moet versturen. Standaard stelt KJ Software zijn mailserver hiervoor beschikbaar als je zelf geen mailserver hebt.

Het is mogelijk om deze server te blijven gebruiken; echter, het is belangrijk dat je netwerkbeheerder onze mailserver toevoegt aan jullie SPF-records zodat wij gerechtigd zijn om namens jou te mailen.

Een andere optie is om te mailen via je eigen server (die al geregistreerd is). In dat geval kan je netwerkbeheerder de gegevens van jouw mailserver zelf bijwerken in de instellingen.

• Hostname
  • Dit dient eenmalig ingevoerd te worden
• Gebruikersnaam
  • Dit dient eenmalig ingevoerd te worden
• Wachtwoord
  • Dit dient eenmalig ingevoerd te worden
• Poort
  • Dit dient eenmalig ingevoerd te worden
• Gebruik TLS
  • Wanneer deze check-box wordt aangevinkt, worden de e-mails met TLS encryptie-protocol verstuurd. Dit wordt bepaald door jullie netwerkbeheerder.
• Testmode
  • Wanneer deze check-box wordt aangevinkt, worden alle e-mails afgevangen en verzonden naar het testmode e-mailadres.
  • Dit is nodig voor het testen van EasyParty. De automatische mails zoals facturen en inkooporders worden dan niet per ongeluk naar de klant of leverancier gestuurd.
• Testmode e-mailadres
  • Hier kan het e-mailadres worden ingevoerd waarnaar alle e-mails verstuurd dienen te worden indien de Testmode aanstaat.
  • Tijdens de testfase is het wel verstandig om hier een bestaand adres te gebruiken want dan kun je testen of de facturen daadwerkelijk aankomen.
• Standaard afzender
  • Hier kan het e-mailadres worden ingevoerd dat als standaard afzender wordt gebruikt bij e-mails die verzonden worden vanuit EP.
  • Voor bepaalde modules zoals Planning, Inkooporders en Facturatie is het mogelijk om deze afzender te wijzigen.

E-mailsjablonen

EasyParty verstuurt de mails zoals hierboven omschreven. Dit betekent dat de handtekening die ingesteld is in jullie mailbox niet meegenomen wordt. Een handtekening dient gevuld te worden in EasyParty zodat deze opgenomen wordt in de standaard mails. I.v.m. de benodigde HTML-kennis, is het mogelijk om contact op te nemen met support@easyparty.nl om de sjablonen samen in te stellen.