In het Customer Relationship Management (CRM) systeem kunt u al uw relaties toevoegen en terugvinden. Een relatie in EasyParty (EP) is de verzameling van contactpersonen binnen één relatie. Dit kan een zakelijke relatie zijn in de vorm van een organisatie of een particuliere relatie in de vorm van bijvoorbeeld een familie. Allereerst wordt de relatie aangemaakt en vervolgens worden hier contactpersonen aan toegevoegd. 

Inhoudsopgave

Relatie toevoegen

U kunt een relatie toevoegen in de module CRM. Een relatie kan een particulier relatie ,een zakelijke relatie of een leverancier zijn. Een nieuwe relatie maakt u aan door op de knop ‘Relatie toevoegen’ te klikken. In het eerste tabblad ‘eigenschappen’ staan contactgegevens, bedrijfsgegevens, instellingen t.b.v. evenementen, marketing gegevens en overige gegevens. 

Eigenschappen

Contactgegevens

  • Type relatie: in dit drop-down menu kunt u aangeven of het een zakelijke- of particuliere relatie betreft. Wanneer het een particuliere relatie betreft veranderen een aantal onderliggende velden, maar dit verschilt niet veel. Wanneer u kiest voor het relatietype "relatie - Particulier" zal de naam van de contactpersoon getoond worden op de factuur.
  • Bedrijfsnaam/zoeknaam: hier geeft u een naam aan de relatie. Dit kan dus een bedrijfsnaam zijn of bijvoorbeeld een familienaam.
  • TAV: in dit drop-down menu kunt u een keuze maken voor een contactpersoon. Wellicht dat de juiste contactpersoon er op dit moment nog niet tussen staat. Verder in het artikel staat beschreven hoe u nieuwe contactpersonen toevoegt en vult.
  • TAV (handmatig): Hier kunt u eventueel handmatig een naam of afdeling toevoegen indien de opmaak van de bovenstaande TAV niet zoals gewenst is. Wanneer hier iets ingevuld is, is dit altijd leidend. het bovenstaande ‘TAV’ veld is dan overruled.
  • Telefoonnummer: in dit veld voegt u het telefoonnummer van de relatie toe. Dit is altijd een algemeen telefoonnummer van een bedrijf of een thuisnummer van een familie. Indien u maar één telefoonnummer heeft kan dat uiteraard hier gevuld worden. Dit is een verplicht veld zodat er altijd contactgegevens bekend zijn bij het aanmaken van een evenement. Let er op dat hier geen standaard opmaak is ingesteld, deze bepaald u dus zelf. Denk hier van te voren over na zodat alles op dezelfde manier gevuld wordt.
  • FAX, e-mailadres en website: Deze velden vult u met de algemene gegevens van het bedrijf/de familie.
  • Key-accountmanager: via het drop-down menu kunt u een keuze maken voor een Key-accountmanager voor deze relatie. Accountmanagers zijn te beheren in de werknemersmodule. Bij instellingen > CRM > Algemeen kan worden ingesteld of een e-mail verstuurd dient te worden naar de accountmanager bij het wijzigen van de relatiegegevens.

Bedrijfsgegevens

  • Moederbedrijf: Hier kunt u aangeven of het bedrijf een onderdeel is van een moederbedrijf. Dit veld is alleen ter info en komt verder dus nergens terug. 
  • Oprichtingsdatum: wanneer ingevuld is wat de oprichtingsdatum van het bedrijf is dan kunt u bij de module ‘Contactbeheer’ terugzien wanneer het bedrijf bijvoorbeeld 20 jaar bestaat. Verder wordt niks met deze informatie gedaan door EP.
  • Eerste boeking: op het moment dat het eerste evenement gepland is wordt dit ingevuld als eerste boeking. u kunt deze datum ook handmatig aanpassen indien de eerste boeking in het verleden ligt. Dit veld is ook alleen ter info. 
  • Vestigingsland: dit veld vult u met het land waar het bedrijf gevestigd is.
  • Rechtsvorm: in dit drop-down menu kunt u een keuze maken voor de rechtsvorm van het bedrijf. Indien de betreffende rechtsvorm hier niet tussen staat kunt u deze toevoegen middels het beheerscherm. u komt bij het beheerscherm door op de 3 puntjes achter het veld te klikken.

Instellingen t.b.v. evenementen

  • Standaard locatie: hier kunt u een keuze maken voor een standaard locatie voor deze relatie. Dit is handig wanneer alle evenementen van een bepaalde relatie bij dezelfde locatie plaatsvinden. Wanneer dit niet het geval is kunt u dit veld het beste leeg laten en per evenement aangeven bij welke locatie het evenement plaatsvindt.
  • Standaard prijslijst: Wanneer altijd een specifieke prijslijst gebruikt wordt voor een bepaalde relatie dan kunt u deze hier koppelen. Wanneer dit niet het geval is kunt u dit veld het beste leeg laten. Een artikel over prijslijsten volgt nog.

Marketing gegevens

  • Potentiële omzet/Branche/Aantal medewerkers: deze keuzemenu’s zijn standaard gevuld in EP. Wanneer u naast het veld op de 3 puntjes klikt kunt u zelf eventueel nog andere keuzes toevoegen. Deze velden zijn alleen ter info en kunnen voor marketingdoeleinden gebruikt worden. 
  • Relatiestatus: in dit drop-down menu kunt u de keuze maken tussen een aantal statussen die u aan uw relatie kunt geven. Ook hier geldt dat u zelf statussen kunt wijzigen en/of toevoegen. Let wel op dat 2 statussen gekoppeld zijn bij instellingen > CRM > Relatiestatussen. Wanneer u zelf statussen gaat wijzigen of toevoegen i.p.v. de huidige ‘prospect’ en ‘opdrachtgever’ status, dan moet dat hier dus opnieuw gekoppeld worden. De status prospect betekend dat er wel een lead is maar (nog) geen evenement. De status opdrachtgever betekend dat er  wel evenementen gepland staan of al geweest zijn. Deze status veranderd mee, dus wanneer een evenement ingepland wordt veranderd de relatiestatus in ‘opdrachtgever’.
  • Bron: hier kunt u aangeven via welke weg de relatie een relatie is geworden (bijvoorbeeld via de website of via koude acquisitie). Ook hier kunt u zelf keuzes toevoegen via de knop met 3 puntjes achter het veld.
  • Broncode vriu invoer: Soms voeren medewerkers met minder rechten deze gegevens in. Deze medewerker kan geen nieuwe keuze toevoegen aan het drop-down menu. Wanneer deze medewerker een andere bron wil doorgeven dan de gegeven keuzes kunnen ze dat altijd in dit veld invoeren.

Overige gegevens

  • Betalinstermijn (debiteur): EP stelt deze termijn automatisch in op 14 dagen. Via de module instellingen > CRM > Standaard vulling nieuwe relatie kunt u dit standaard instellen. Per relatie kan dit dus wel verschillen indien u de betalingstermijn in CRM aanpast.
  • BTW nummer: hier kunt u het BTW nummer van het bedrijf vullen.
  • Debiteurnummer: dit veld is standaard leeg. Wanneer een evenementen definitief is wordt automatisch een debiteurnummer aangemaakt door EP. Indien er een boekhoudkoppeling bestaat geeft EP dit automatisch door aan het boekhoudsysteem.
  • Crediteurnummer: het vullen van dit veld is alleen van toegevoegde waarde wanneer ook inkoopordercontrole gebruikt wordt.
  • Digitaal factureren: wanneer u dit aanvinkt genereert EP en digitale factuur op het moment van factureren. Deze functie staat standaard aan. Wanneer deze functie uitgeschakeld is print EP de factuur op het moment van factureren en deze dient u dan zelf per post te versturen naar de relatie.
  • Kredietbeperking: met deze functie kunt u instellen dat de relatie korting krijgt wanneer hij binnen de aangegeven betaaltermijn betaald. 
  • Locatienummer tonen: wanneer u deze optie aanvinkt komt op alle facturen van deze relatie een locatienummer. Dit kan handig zijn als u meerdere locaties van één relatie met regelmaat . Zo kan de relatie direct zien welke kosten samenhangen met welke locatie.
  • Kredietwaardigheid: in dit veld kunt u voor uzelf informatie noteren over de kredietwaardigheid van de relatie. Dit is niet verplicht en alleen ter info voor uzelf.
  • KvK nummer: wanneer het een bedrijf betreft kunt u hier het KvK nummer vullen. In België hanteren ze geen KvK nummer, indien het bedrijf in België gevestigd is kunt u dit veld negeren.
  • Facturen verzamelen: indien u gebruik wil maken van verzamelfacturen dan kan dit hier worden ingesteld voor deze relatie. u kunt dan de keuze maken tussen dag-, week- en maandfacturen. Wanneer verzamelfacturen ongewenst zijn kunt u op het veld leeg laten.
  • Verzamelen op evenementrelatie: (let op: alleen van toepassing i.c.m. module verzamelfacturen) indien u deze functie aan zet worden facturen verzameld op basis van de evenementrelatie in plaats van op de factuurrelatie.
  • Bankrekeningnummer/IBAN nummer/BIC code: deze gegevens zijn nodig wanneer de relatie betaald via automatische incasso. In alle andere gevallen mogen deze velden leeg blijven.
  • Opmerkingen: dit veld is ter info en heeft verder geen gevolgen in EP.
  • Evenementopmerking: de opmerkingen in dit veld worden iedere keer dat een evenement van deze relatie geopend en bewerkt wordt getoond in de vorm van een pop-up. Dit wil u dus alleen gebruiken indien het echt noodzakelijk is bijvoorbeeld wanneer een relatie nooit gebruik wil maken van een bepaald aangeboden assortiment. 

Adressen

Bij adressen vult u altijd minimaal 3 adressen, namelijk:

  • Postadres: het postadres is benodigd als verzendadres voor bijvoorbeeld de offerte. Indien u geen apart postadres heeft, dan kunt u het bezoekadres kopiëren.
  • Bezoekadres: wanneer geen postadres bekend is wordt dit adres gebruikt onder relatie. Dit adres kan gebruikt worden als afleverlocatie voor sommige evenementen.
  • Factuuradres: het factuuradres is verplicht voor het maken van facturen. Vanzelfsprekend komt dit adres ook op de factuur te staan. Indien u geen apart factuuradres heeft, dan kunt u het postadres kopiëren.

Bij het vullen van de adressen kunt u gebruik maken van de postcodezoeker. Kies voor 'Toevoegen' en dan vervolgens zoek postcode. De manier waarop u hier uw postcode vult wordt ook gehanteerd in de rest van EasyParty.

Contactpersonen

Hier kunt u contactpersonen toevoegen aan de relatie. Dit kan een fysiek persoon zijn of een afdeling (bijvoorbeeld de administratie).

  • Geslacht: in dit veld kunt u aangeven of het een man of vrouw betreft. Wanneer het om een afdeling gaat dan kunt u hier de optie n.v.t. kiezen. 
  • Geachte: dit genereert EP automatisch wanneer de voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam zijn gevuld. Hier kunt u zelf niks in wijzigen.
  • Titel: u maakt alleen de keuze voor een titel wanneer een contactpersoon een bepaalde titel heeft. Denk hierbij aan ingenieur, professor, baron, etc. Let op dat u hier dus geen titels gaat aanmaken als meneer, mevrouw, etc. Deze voegt EP namelijk zelf al toe zoals u in het veld ‘geachte’ kunt zien.
  • Voornaam/Voorletters/Tussenvoegsel/Achternaam/Telefoonnummer/Mobiel/Fax/E-mailadres/Geboortedatum: deze velden spreken voor zich.
  • Contactpersoontype: in dit veld kunt u aangeven wat deze contactpersoon voor jullie is, bijvoorbeeld de prouctmanager. Dit komt dus vaak niet overeen met de daadwerkelijke functie van deze persoon.
  • Twitter/LinkedIn: deze velden geven u de optie om het Twitter account en het LinkedIn account van uw contactpersoon te koppelen in EP. Dit heeft verder geen functies.
  • Financieel contactpersoon: indien een relatie meerdere contactpersonen heeft kunt u middels dit vinkje aangeven wie de financiële contactpersoon is. Deze persoon ontvangt dan de facturen e.d. Dit betekent dat ongeacht welke contactpersoon is gekozen op evenementniveau, de factuur wordt geadresseerd aan de financieel contactpersoon. Indien meerdere personen financieel contactpersoon zijn geldt dat de persoon de op evenementniveau gekozen wordt als contactpersoon ook de financieel contactpersoon is.
  • Mailing ontvangen: deze functie heeft te maken met de AVG wet. Wanneer dit aangevinkt wordt openen 3 nieuwe velden waarin u kunt verwerken wanneer en hoe iemand toestemming heeft gegeven om mails te ontvangen. 
  • Afdeling & Functie: hier kunt u aangeven op welke afdeling de contactpersoon werkt en wat zijn of haar functie is. Dit is alleen ter info.
  • Opmerkingen: in dit veld kunt u opmerkingen kwijt over de contactpersoon. Hier wordt verder niks mee gedaan door EP.
  • Privégegevens: deze gegevens spreken voor zich. Deze gegevens weet u waarschijnlijk vaak niet, dan mogen deze velden leeg blijven.

Contactmomenten & Acties

De contactmomenten & acties werken hetzelfde als in de module Contactbeheer. uitleg over deze module is te vinden in het de artikelen onder het kopje Contactbeheer.

Facturen

In het tabblad facturen ziet u een overzicht van alle facturen die u verstuurd heeft naar deze relatie. In dit overzicht vind kunt u selecteren op verschillende gegevens zoal de factuurdatum, vervaldatum, betaaldatum, aantal dagen dat de factuur al openstaat, factuurbedrag en evenement nummer.
Wanneer u een jaar selecteert in het drop-down menu en vervolgens op enter drukt krijgt u een omzetverloop te zien in een curve. 

Documenten

Per evenement wordt een map aangemaakt waar alle documenten m.b.t. dat evenement in verzameld worden. Bij CRM > Documenten vindt u een overzicht van alle documenten van alle evenementen van de gekozen relatie. 

Dochterrelaties

Hier kunt u eventueel een dochterbedrijf toevoegen indien van toepassing. Wanneer dit niet van toepassing is dan hoeft u dit tabblad niet te gebruiken. 

Factureren aan moeder

Middels deze kolom is het mogelijk om aan te geven dat het moederbedrijf de factuurrelatie is. Alle facturen met als evenementrelatie het dochterbedrijf worden dan gefactureerd aan het moederbedrijf. Alle voorkeuren m.b.t. facturatie van het moederbedrijf worden dan aangehouden. Dit is op evenementniveau altijd te overrulen indien gewenst.

Evenementen

Bovenin kunt u uw selectie maken voor evenementen. Wanneer u bijvoorbeeld een periode kiest en op zoek drukt maakt EP een overzicht van alle evenementen, van deze relatie, in deze periode. U kunt hier makkelijk in één oogopslag zien wat bijvoorbeeld de slagingspercentages van de evenementen van deze relatie zijn.

Door dubbel te klikken op het evenement in het evenementenoverzicht opent u het evenement.

Relatietypes

Relatietypes staan automatisch in EP, hier kunt u gebruik van maken. Wanneer u relaties exporteert naar een Excel bestand kunt u in dat bestand filteren op bijvoorbeeld de relatietypes.

Segmentaties

In dit tabblad kunt u een segmentatie aan de relatie toevoegen. Hiermee kunt u uw relatie categoriseren. Met het zoekveld links in het scherm genaamd ‘segmentatie’ kunt u filteren op een relatiesegment naar keuze. Op basis van deze segmentaties kunt u ook mailinglijsten samenstellen.

Relatieomschrijvingen

Hier kunt u eventueel nog een relatieomschrijving toevoegen waarop u ook kunt filteren in een geëxporteerd relatieoverzicht.

Kortingen

Wanneer met een bepaalde relatie kortingsafspraken gemaakt zijn kan dit hier geregistreerd worden. u ziet een aantal categorieën staan waarachter u een kortingspercentage kunt invoeren. Dit kan altijd op evenementniveau nog aangepast worden.