Deze sheet is opgesplitst in 4 delen:
Dit zijn onderdelen die binnen uw magazijn beheerd worden met de achterliggende gedachte om deze te kunnen selecteren in een evenement. Materialen, Decoratie en Techniek zijn opgesplitst zodat deze ook los in een evenement toegevoegd kunnen worden en los in de offerte komen.
Per type worden pakketten gemaakt zodat deze eenvoudig toegevoegd worden aan een evenement. Sales hoeft dan alleen op hoofdniveau te denken terwijl er al een goede schatting van de benodigde materialen beschikbaar is voor logistiek. Bijvoorbeeld:
Zonder EasyParty
Met EasyParty
In dit bestand dienen alle losse materialen, decoratie, entertainment en techniek toegevoegd te worden zodat deze aan een pakket gekoppeld kunnen worden.
Tips
|
Voorbeelden hieronder zijn voor materialen, maar de andere twee tabbladen zijn precies hetzelfde.
Omschrijving van het materiaal zoals u deze intern gebruikt. Graag hier zoveel mogelijk informatie toevoegen zodat het duidelijk is welk product er wordt bedoeld.
Tip: Houd dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals bord, lepel. stoel, tafel, etc.
Dit is de naam zoals de klant het ziet op de offerte of de factuur (afhankelijk van hoe het geoffreerd wordt. Indien dit veld leeg is, dan zal de productnaam op de offerte komen te staan (dit is niet altijd van toepassing.)
Dit is een intern artikelnummer dat u zelf hanteert. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. Dit veld is puur ter info en komt niet op de recepturen of andere exports. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is het niet nodig om dit te vullen.
Dit veld is hetzelfde als “Artikelnummer”. Indien u een tweede artikelnummer hanteert, dan kunt u dit hier toevoegen. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is deze niet nodig om te vullen.
De verschillende categorieën zijn te beheren in het eerste tabblad van de sheet “Categorie”. Dit zijn de categorieën waaronder de materialen vallen, zoals bestek, servies, etc. Let op, de picklijst wordt opgesplitst per categorie.
Hoe wordt het product intern gezien? Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Pak / Meter
Dit heeft niets te maken met hoe het product ingekocht wordt. Bijvoorbeeld: servetten komen in een doos met hierin 10 pakken van 300 stuks. Deze worden dus per doos besteld, maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is: “Stuk” of “Pak” afhankelijk van of u standaard een pak mee wilt sturen of niet.
Dit is hoe het product verpakt is. Bijvoorbeeld een wijnglas zit in een krat van 25 stuks. De verpakkingseenheid is dus “Krat” in dit voorbeeld. Dit is ook hoe het materiaal op de picklijst komt te staan. Indien er 40 wijnglazen benodigd zijn, dan komt er 2 kratten op de picklijst te staan. Indien u wilt weten hoeveel stuks (producteenheid en niet verpakkingseenheid) benodigd zijn op de picklijst, dan kunt u dit veld (en kolom H) leeg laten.
Bij sommige producten is het beter om de verpakkingseenheid als leidend te houden en bij andere is producteenheid juist handig. Bijvoorbeeld bij glazen is het handig om kratten te zien want deze neemt u niet per stuk mee.
Indien u een verpakkingseenheid heeft gevuld, dan is het belangrijk om aan te geven hoeveel stuks in 1 verpakking gaan. In het voorbeeld van de wijnglazen is dit dus 25 stuks.
Dit is de kostprijs per producteenheid. Deze kostprijs wordt meegenomen per evenement om de marge te berekenen. Bij alle materialen zijn er altijd kostprijzen, ook al zijn ze op voorraad. Er dient altijd rekening gehouden te worden met afschrijving. Lees ons artikel voor meer informatie en tips over evenementkostprijzen. https://www.easyparty.nl/artikelen/kostprijs-van-evenementen/
Dit komt bij verbruiksartikelen en inhuurartikelen overeen met de inkoopprijs (kolom AE). Maar bij producten die u op voorraad houdt is de inkoopprijs niet correct.
Bijvoorbeeld: U koopt 1 keer per jaar uw glaswerk. 1 krat van 25 wijnglazen kost € 34,- ex. Btw. De inkoopprijs van € 1,36 per stuk is niet de kostprijs. Dit glas gaat vaker dan 1 evenement mee, dus de kostprijs wordt over de verschillende evenementen verdeeld. Om dit goed te berekenen hebben wij tips in het artikel hierboven gegeven.
Tip: Wanneer u kolom M t/m O hebt gevuld, dan kunt u hierop filteren en alle vaste inhuuritems en verbruiksartikelen bundelen en de inkoopprijs een op een overnemen (let op dat de producteenheid en inkoopeenheid hetzelfde zijn anders dient u dit opnieuw te berekenen).
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid exclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe. Indien u geen prijs heeft omdat het niet los verkocht wordt dan kunt u dit veld leeg laten. Maar wellicht is het interessant om een prijs toe te voegen met een x% marge boven de kostprijs als richtprijs.
Dit is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid inclusief btw. Indien u meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoeft u geen los product per prijs aan te maken. Deze zal te beheren zijn i.c.m. de module “Prijslijsten”. Voeg hier alleen de standaard verkoopprijs toe. Indien u geen prijs heeft omdat het niet los verkocht wordt dan kunt u dit veld leeg laten. Maar wellicht is het interessant om een prijs toe te voegen met een x% marge boven de kostprijs als richtprijs.
Indien dit product niet en nooit op voorraad zal staan bij u en altijd ingehuurd dient te worden dan voert u hier “Ja” in. Indien dit niet het geval is, dan vult u hier “Nee” in.
Indien een product op een evenement verbruikt wordt en niet retour gebracht kan worden, dan dient u in dit veld “Ja” te vullen. Anders dient u hier “Nee” te vullen. Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn disposables, kaarsen, servetten, etc.
Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “voorraadbeheer” heeft.
Sommige materialen heeft u zelf op voorraad. Bij deze producten voegt u hier toe “Ja” en indien u ze niet op voorraad heeft vult u hier “Nee”. Denk hierbij aan een basisassortiment glazen, bestek, borden, etc. Maar ook aan groter keukengerei zoals combiovens en frituurwagens.
In het voorraadbeheer kunt u altijd zien hoeveel u verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kunt u bepalen of u moet bijbestellen of niet. Verschil tussen voorraadhoudende producten die wel en geen verbruiksartikelen zijn:
Dit is het aantal producten dat u op voorraad heeft. Per type artikel:
Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend product is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.
Dit is het minimale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn voordat het weer besteld moet worden. Indien de voorraad onder dit minimale aantal komt, dan wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan worden doorgezet naar Inkooporders.
Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend materiaal is. Dit veld in EasyParty is anders ook niet beschikbaar om in te vullen.
Dit is het maximale aantal producteenheden dat van het materiaal op voorraad mag zijn. Indien een voorraadhoudend materiaal besteld wordt, dan zal de bestelling verhoogd worden zodat de voorraad weer op de maximale voorraad zit.
Vul hier de locatie in waar het product meestal bewaard wordt. Bijvoorbeeld; loods, servieskamer, keuken, etc. De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. Daarnaast wordt de volgorde van de producten gebaseert op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom R) dan schap (kolom S) en als laatste op alfabet van de productnaam.
Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.
Indien u binnen uw opslaglocaties stellingen heeft, dan kunt u deze bijhouden om het picken van producten eenvoudiger te maken.
Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.
Indien u binnen uw stellingen ook schappen heeft, dan kunt u dat hier bijhouden.
Dit is niet benodigd bij vaste inhuuritems.
Indien u meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd
Indien u meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd
Indien u een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kunt u dat hier toevoegen. Dit is bijna nooit nodig.
Indien u meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kunt u dat hier toevoegen. Dit veld is puur ter info en wordt nergens geëxporteerd
De kolommen tot dusver verwijzen naar het product zelf. Dit zijn de velden in het tabblad “Eigenschappen” in EasyParty.
De kolommen ‘X tot AJ” doelen op de informatie vanuit de leverancier. Dit zijn de velden in het tabblad “Leveranciers” in EasyParty.
Deze kunt u beheren in het vierde tabblad van deze sheet. Noteer hier alle leveranciers van uw producten (wellicht is het er maar 1). Noteer de naam zo correct mogelijk zodat deze overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.
De leverancier heeft misschien een andere naam voor het product dan uzelf. Hun omschrijving kunt u hier toevoegen zonder uw interne naam aan te passen. Hierin zit vaak veel informatie die handig is voor het vullen van de andere velden (zoals gewicht of verpakkingsaantal)
Heeft jullie leverancier een nummer voor het product? Zo ja, dan noteert u deze hier.
Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze gebruiken.
Dit doelt op de eenheid waarin u inkoopt en waar de prijs in kolom AD op gebaseerd is. Dit kan hetzelfde zijn als Kolom C, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een pak disposable borden:
Dit doelt op de prijs van de eenheid getoond in kolom AC.
Hier stelt u de vraag: Hoeveel “Producteenheid” (kolom C) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AC). Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van een pak disposable borden:
Dit verwijst naar de eenheid waarin u besteld. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is vaak hetzelfde. Bijvoorbeeld:
Hier stelt u zichzelf de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AC) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AG). Indien deze hetzelfde zijn, dan kunt u hier 1 invullen.
Indien u een bepaalde prijsafspraak heeft met uw leverancier, maar de voorwaarde is dat u meer per keer besteld, dan kunt u dat hier beheren. Bijvoorbeeld: uw leverancier wilt dat u minstens 4 dozen Disposable borden besteld per keer. Dan vult u hier 4 in.
LET OP: Wij merken op dat dit veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.
Dit is anders dan uw minimale bestelhoeveelheid. Indien uw leverancier aangeeft dat deze in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan dient u hier 2 te vullen. Voorbeeld:
LET OP: Wij merken op dat deze veld voor de meeste klanten gewoon 1 is.