Importsheets worden gebruikt om grote hoeveelheden data snel in het systeem te importeren. Deze import vindt eenmalig plaats, aan het begin van een implementatietraject. Importsheets zijn Excelsheets met kolommen die overeenkomen met velden binnen EasyParty. Het is sneller om de data in een Excelsheet te plakken dan deze een voor een toe te voegen in EasyParty. Dit geldt alleen voor grote hoeveelheden data, andere data kan direct in EasyParty worden ingevoerd.

Let op! de volgorde en benamingen van velden in de Importsheet mogen niet aangepast worden, want dan kan de data verkeerd worden geïmporteerd.

Het gebruiken van importsheets voor het importeren van data is niet verplicht en soms niet de beste keuze. Samen met uw consultant wordt bepaald of u wel of niet gebruik zult maken van de Importsheets.

Tips

Maak eerst in EasyParty een aantal producten aan
Om de importsheets goed te kunnen vullen is het verstandig om eerst een paar keer in EasyParty zelf de betreffende onderdelen toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat de logica achter de velden duidelijk is, want dit is minder makkelijk om te zien in de Importsheet.

Open EasyParty op een tweede scherm
Zorg ervoor dat de betreffende module binnen EasyParty openstaat op een tweede scherm. Dit kunt u als een referentiekader gebruiken tijdens het invullen van de sheets.

Geïmporteerde data checken
Zodra de sheets geïmporteerd zijn, is het belangrijk om de velden na te lopen in EasyParty om te controleren of de import wel goed is verlopen. Dit verloopt middels een steekproef.

Grijze kolommen verbergen
In alle sheets zijn er kolommen die grijs gearceerd zijn. Deze velden zijn niet verplicht en zijn niet altijd van toepassing. Indien u deze informatie niet wilt vullen (wij raden uiteraard aan om alles te vullen), dan kunt u deze kolommen verbergen. Deze kolommen mogen niet verwijderd worden i.v.m. de opmaak van de sheet t.b.v. het importeren van de sheet. Het verwijderen van kolommen in de Importsheet kan ervoor zorgen dat het Importeren van de data in EasyParty niet goed verloopt.

Extra tabbladen

Per importsheet zijn er meerdere tabbladen. Het eerste tabblad, groen gearceerd, is waar alle data gevuld dient te worden. De overige tabbladen zijn voor het beheren van de dropdownkeuzes binnen de bijbehorende kolommen in het eerste tabblad.

Bijvoorbeeld bij kolom “Producteenheid” bij componenten is er een tabblad waar alle producteenheden aan toegevoegd kunnen worden. Bij de sheets CRM en Materialen zijn er extra groene tabbladen die gevuld dienen te worden.