De importsheets worden gebruikt om een grote hoeveelheid data, jullie menu's, klantenbestand, magazijnitems en dranken snel in het systeem te importeren. Deze import vindt eenmalig plaats, aan het begin van een implementatietraject. 

De importsheets zijn Excelsheets met kolommen die overeenkomen met velden binnen EasyParty. Het is sneller om de data in een Excelsheet te plakken dan deze een voor een toe te voegen in EasyParty. Dit geldt alleen voor grote hoeveelheden data. Kleinere hoeveelheden data kan direct in EasyParty worden ingevoerd, als je bijvoorbeeld een nieuw menu hebt, of nieuwe items aan het magazijn hebt toegevoegd. 


Per afdeling zijn er verschillende importsheets die gevuld moeten worden:

Sales:

  1. CRM (relaties)

Keuken - Module keuken Basis:

  1. Componenten (gerechten)

Keuken - Module keuken Uitgebreid:

  1. Componenten (gerechten)
  2. Ingrediënten

 Magazijn:

  1. Dranken
  2. Materialen / Decoratie / Entertainment / Techniek



Tips bij het vullen van de importsheets:


Tips bij het vullen van de importsheets

Open EasyParty op een tweede scherm
Om de importsheets goed te kunnen vullen is het verstandig om de betreffende module binnen EasyParty te openen op een tweede scherm. Dit kun je als een referentiekader gebruiken tijdens het invullen van de sheets.


Wees consistent:

Let bij het invoeren goed op hoofdletter gebruik, nummernotatie, etc.! Gebruik ÉÉN werkwijze


Pas de Excel sheet niet aan:

Laat er geen lege regels tussen, hierdoor stopt de importtool en worden de regels na de lege regels niet meer geïmporteerd

Verwijderen en/of voeg geen kolommen toe

Vul geen ‘niet numerieke waardes’ bij numerieke velden (voorbeeld ‘- ‘ vullen wanneer verkoopprijs niet bekend is)

De volgorde en benamingen van velden in de Importsheet mogen niet aangepast worden, want dan kan de data verkeerd worden geïmporteerd.


Grijze kolommen verbergen
In alle sheets zijn er kolommen die grijs gearceerd zijn. Deze velden zijn niet verplicht en zijn niet altijd van toepassing. Indien u deze informatie niet wilt vullen (wij raden uiteraard aan om alles te vullen), dan kunt u deze kolommen verbergen. Deze kolommen mogen niet verwijderd worden i.v.m. de opmaak van de sheet t.b.v. het importeren van de sheet. Het verwijderen van kolommen in de Importsheet kan ervoor zorgen dat het Importeren van de data in EasyParty niet goed verloopt.


Extra tabbladen

Per importsheet zijn er meerdere tabbladen. Het eerste tabblad, groen gearceerd, is waar alle data gevuld dient te worden. De overige tabbladen zijn voor het beheren van de dropdownkeuzes binnen de bijbehorende kolommen in het eerste tabblad.

Bijvoorbeeld bij kolom “Producteenheid” bij componenten is er een tabblad waar alle producteenheden aan toegevoegd kunnen worden. Bij de sheets CRM en Materialen zijn er extra groene tabbladen die gevuld dienen te worden.