CRM is de module binnen EasyParty waar alle gegevens van uw relaties beheerd worden; zowel klanten als leveranciers. Hierin kunt u de bedrijfsgegevens, maar ook de contactpersonen toevoegen. Het is ook mogelijk om onderscheid te maken tussen Particuliere en Zakelijke klanten.
Voor een uitgebreide uitleg over CRM binnen EasyParty verwijzen we u graag naar het hoofdstuk CRM.
De importsheet van CRM bestaat uit twee hoofdtabbladen (blauw) en een tabblad met dropdowns voor Marketinggegevens (rood):
De volgende kolommen (van A tot H) zijn bedoeld voor de algemene gegevens van de relatie. Indien de relatie een particuliere klant is, dan zijn deze gegevens niet allemaal van toepassing. Deze kunt u dan gewoon overslaan.
Hier kunt u kiezen tussen Particulier en Zakelijk. Dit heeft invloed op de beschikbare velden hieronder. Voor een particuliere klant is het bijvoorbeeld niet mogelijk om marketinggegevens, BTW nummer en KvK nummer toe te voegen. Deze velden zijn dan ook niet beschikbaar (in Excel nu wel maar niet in EasyParty).
In dit veld kunt u uw relatie omschrijven zodat het duidelijk is voor u en uw collega’s om welke relatie dit gaat. Soms dient u onderscheid te maken tussen twee relaties met dezelfde voor- en achternaam. Dan kunt u in dit veld extra informatie toevoegen zoals zijn volledige naam of woonplaats. Dit veld komt niet in de offerte of factuur. Dit is puur ter info bedoeld, voor interne doeleinden.
Algemeen telefoonnummer van de relatie. Dit is een verplicht veld.
Algemeen Faxnummer van de relatie. Dit is geen verplicht veld.
Algemeen e-mailadres van de relatie. Dit is een verplicht veld.
Algemene website van de relatie. Dit is niet van toepassing voor een particuliere klant.
Een accountmanager is een medewerker bij u intern. Indien u voor bepaalde relaties een specifieke contactpersoon heeft, dan kunt u deze hier toevoegen. Let op dat u zijn/haar volledige naam schrijft (zonder titel). Dit is geen verplicht veld.
Bij CRM voegt u zowel uw klanten als leveranciers toe. D.m.v. “Ja” of “Nee” kunt u aangeven of de relatie ook een leverancier van u is. Dit is een verplicht veld.
De volgende kolommen (van I tot M) gaan over de marketinggegevens. Deze zijn alleen van toepassing indien de relatie een zakelijke klant is. Voor particuliere klanten zijn deze velden niet beschikbaar in EasyParty. In de Excel sheet kunnen wij deze velden helaas niet uitzetten op basis van kolom A. Deze kunt u dan gewoon overslaan.
Hier kunt u de verwachte omzet van uw klant invoeren.
Hier kunt u aangeven uit welke branche uw relatie komt.
Hier kunt u aangeven hoeveel medewerkers werken bij u klant.
Hier kunt u aangeven wat de status is van uw relatie met deze klant. Bijvoorbeeld is het een prospect (nog geen evenement georganiseerd voor hen maar wel contact) of een opdrachtgever (wel al evenementen voor hen gehost).
Vul hier in hoe deze klant bij u terecht is gekomen. Dit is nuttige informatie, waarmee u uw marketingacties beter in kunt zetten.
De volgende kolommen (van N tot W) zijn financiële gegevens. Sommige velden zijn niet van toepassing bij particuliere klanten. Deze kunt u dan gewoon overslaan. Deze velden zijn alleen beschikbaar indien u ook de facturatiemodule heeft.
U kunt uw relaties sorteren op basis van een bepaald kenmerk, bijvoorbeeld wanneer u uw relaties categoriseerd op basis van afname (VIP / Platinum / Gold). De soort onderverdeling kunt u zelf bepalen door waardes aan de drop-down toe te voegen.
Hier vult u het aantal dagen van de betalingstermijn van uw facturen. De meeste bedrijven hanteren hier 14 dagen. Op basis van het aantal dat hier staat wordt de betalingstermijn op de factuur voor deze relatie bepaald. Binnen een bedrijf hanteert u meestal één betalingstermijn voor alle klanten. Maar af en toe zijn er afwijkende afspraken met bepaalde klanten over de betalingstermijn die voor hen van toepassing is. Vul alleen een nummer in en geen tekst.
Indien u het BTW nummer van uw relatie weet, dan kunt u deze hier in vullen.
Indien het een reeds bestaande klant is met een debiteurnummer (van uw boekhoudpakket), voer dan hier het debiteurnummer van de klant in.
Hier kunt u aangeven of de relatie de factuur wel of niet digitaal dient te ontvangen. Indien hier “Ja” staat dan wordt er op factuurniveau automatisch een mailtje gestuurd met de factuur bijgevoegd als PDF-bestand. Indien hier “Nee” staat dan wordt de factuur automatisch geprint zodat u deze per post kunt versturen. Wij adviseren u om al uw facturen per mail te sturen. Dit scheelt veel tijd en geld. Ook komt de factuur eerder aan bij de klant.
Indien u het Kamer van Koophandel nummer weet van uw klant, dan kunt u dit hier invullen.
Hiervoor is de module “Verzamelfacturen” benodigd.
Ieder evenement of order binnen EasyParty resulteert in een losse factuur. Indien u een vaste klant heeft waarvan u meerdere evenement/orders wilt verzamelen op een factuur, dan kunt u hier instellen dat ze automatisch verzameld worden. (Het is ook mogelijk om dit handmatig op factuurniveau te doen voor de niet vaste klanten).
U kunt kiezen tussen de volgende verzamelmethodes:
Voor de automatische incasso module, kunt u hier het bankrekeningnummer van de klant toevoegen.
Voor de automatische incasso module, kunt u hier het IBAN-nummer van de klant toevoegen.
Voor de automatische incasso module, kunt u hier de BIC-code van de klant toevoegen.
De volgende kolommen (X en Y) zijn opmerkingsvelden. Deze velden zijn vrije data velden waardoor u alle gewenste informatie toe kunt voegen.
Dit is een puur informatief veld. Hier kunt u extra informatie over de klant toevoegen. Deze informatie komt nergens terug, maar kan door alle medewerkers die in CRM kunnen, worden ingezien.
Indien dit veld gevuld is, dan wordt er een pop-up venster geopend bij het aanmaken van een evenement of order voor deze relatie. In de pop-up zal de tekst verschijnen die in het veld Evenementopmerkingen heeft gevuld.
De volgende kolommen (van Z tot AN) doelen op de adressen van de klant. Deze zijn verdeeld over drie types; bezoekadres, postadres, factuuradres.
Dit is de straatnaam van het adres. Let op dat u op de juist manier gebruik maakt van hoofdletters. Het adres wordt exact overgenomen voor alle documenten, o.a. offerte en werkdocumenten.
Dit is het huisnummer van het adres. Hierbij kunt u ook de extra toevoeging zetten. Bijvoorbeeld 3C.
Dit is de postcode van het adres. Let op bij Nederlandse postcodes dat u dezelfde opmaak hanteert als in EasyParty; een spatie tussen de cijfers en letters “1234 AA”. EasyParty heeft namelijk een postcodezoeker die het toevoegen van adressen eenvoudig maakt; op basis van de postcode en huisnummer wordt de rest ingevuld. Dit is alleen mogelijk wanneer EasyParty eenmaal in gebruik is genomen en niet tijdens het importeren.
Dit is de plaatsnaam van het adres. Let op met u hoofdlettergebruik, het is netter om deze overal hetzelfde te houden. Afhankelijk van uw wensen is het mogelijk om de PLAATSNAAM helemaal in hoofdletters te typen. Dit is ook in te stellen bij het gebruik van de postcodezoeker.
Dit is het land van het adres. Let op dat u deze wel toevoegt, ook al heeft u alleen klanten uit uw eigen land.
Hiermee geeft u aan bij welke relatie deze contactpersoon hoort. Het kan zijn dat er meerdere contactpersonen bij één relatie horen, dan dient u iedere contactpersoon op een losse regel toe te voegen. Dit is een drop-downveld dat refereert naar kolom B in het tabblad Relaties.
Hiermee geeft u aan wat het geslacht van de klant is:
Het gekozen geslacht heeft invloed op hoe de naam van de persoon in de offerte en factuur getoond wordt. Afhankelijk van de keuze die u maakt komt de titel van “mevrouw”/ “de heer”/ “heer”, voor de achternaam te staan. Bij N.V.T. wordt er geen titel gevuld.
Dit is geen titel zoals dhr. of mw. want deze worden bepaald door het geslacht. Sommige personen hebben extra titels i.v.m. hun professie of studie. Bijvoorbeeld “doctor”, “Zijne majesteit”, etc. Dit veld is niet verplicht en bij de meeste personen niet van toepassing.
Hier voegt u de voornaam van de contactpersoon in.
Hier voegt u de voorletter(s) van de klant in. Indien deze niet gevuld zijn, dan gebruikt EasyParty de eerste letter van de voornaam voor de TAV op de factuur.
Indien een achternaam een tussenvoegsel heeft zoals “Van der” dan kunt u deze hierin vullen. Afhankelijk van de opbouw van de naam (met of zonder voorletter) wordt het tussenvoegsel met of zonder hoofdletter getoond. Dit is gebaseerd op de Nederlandse taalregels. Dit is vaak niet van toepassing voor Belgische achternamen.
Hier voert u de achternaam van de contactpersoon in. Dit is naast het geslacht en e-mailadres, het enige verplichte veld. Contactpersonen zoals “Administratie”/ “Boekhouding”/ etc. voert u hier ook in. Dit zorgt ervoor dat er op de factuur “T.a.v. Administratie” en in de e-mail “Geachte Administratie,” komt te staan.
Hier voert u het rechtstreekse telefoonnummer van deze contactpersoon in. Indien u deze niet heeft, voer hier dan het algemene nummer in. Het is belangrijk dat deze gekoppeld wordt aan de contactpersoon want dit nummer komt op werkdocumenten te staan, indien er geen mobiel telefoonnummer bekend is.
Hier voert u het mobiele telefoonnummer van de contactpersoon in.
Hier voert u het faxnummer van de contactpersoon in.
Hier voert u het directe e-mailadres van de contactpersoon in. Bij “Administratie” kan het adres administratie@bedrijfsnaam.nl zijn. Dit veld is verplicht om de factuur digitaal te kunnen versturen, indien dit contactpersoon de financiële contactpersoon (kolom M) is.
Hier voert u de geboortedatum van het contactpersoon in. Deze komt terug bij een overzicht van alle verjaardagen van de contactpersonen en oprichtingsdata van uw relaties.
Indien een relatie meerdere contactpersonen heeft, dan kunt u hier aangeven of dit het financiële contactpersoon is van deze relatie. Dit betekent dat ongeacht welke contactpersoon is gekozen op evenementniveau, de factuur wordt geadresseerd aan het financiële contactpersoon. Dit is uiteraard op evenementniveau te overrulen indien gewenst.
Indien u nieuwsbrieven verstuurt, dan dienen uw klanten hiervoor ingeschreven te zijn. Hiermee kunt u beheren of deze contactpersoon de nieuwsbrief wel of niet moet ontvangen.
De volgende kolommen (van O tot U) doelen op de privégegevens van de contactpersoon. Deze zijn puur ter info en worden niet gebruikt in het evenement. De gegevens hiervoor (kolom A tot N) zijn de persoonlijke contactgegevens gerelateerd aan de relatie waarbij ze gekoppeld zijn (kolom A). Bij een particuliere relatie zijn deze hetzelfde, dus vul ze in de eerste sectie in.