In de moderne, digitale wereld is het vermogen om offertes snel, efficiënt en veilig te ondertekenen essentieel. Een betrouwbare elektronische handtekeningen kan de workflow drastisch verbeteren en efficiënter maken.
In deze uitleg maken we je wegwijs in de mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen van offertes in EasyParty.
SignRequest is een gebruiksvriendelijke, veilige en kostenefficiënte oplossing voor het digitaal ondertekenen van documenten. Het stelt je in staat om documenten elektronisch te ondertekenen en te versturen, waardoor het proces van handtekeningen verzamelen eenvoudiger en sneller wordt dan ooit tevoren. Met SignRequest kun je niet alleen een handtekening toevoegen, maar ook handtekeningen aanvragen van anderen, de voortgang van ondertekeningsprocessen volgen en documenten veilig opslaan.
In Evenementen > Documenten staat een extra blok met Ondertekenverzoeken:
In Instellingen > Offerte & draaiboek is een nieuwe instellingen toegevoegd: ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’.
Het is belangrijk dat alle instellingen goed staan voor het ondertekenen van het document. De stappen om dit goed in te stellen hebben we hieronder uitgelegd/:
Open een evenement, en stel het offertethema in welke je net ook hebt ingesteld onder instellingen. Genereer het word document ‘’Word document genereren’’ onder Evenementen > Offerte. Als je dan naar documenten gaat en het mapje ‘Offerte’ opent zie je hier je zojuist gegenereerde offerte. Je kunt nu op twee manieren je offerte verzenden met ondertekenverzoek:
Er opent dan een pop-up ‘Ondertekenverzoek’. Hier kan men het e-mailsjabloon instellen (deze is voorgevuld met het standaard e-mailsjabloon), naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement). Hier komt dan de tekst te staan die ingesteld is onder Instellingen > Financieel > Administratieinstellingen > Teksten > Ondertekenverzoek. Let op! Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is tevens wél in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Na het verzenden van een ondertekenverzoek, krijgt de klant dit ondertekenverzoek per e-mail. Zij kunnen dan via SignRequest dit ondertekenverzoek ondertekenen. Indien ondertekend, krijgen de belanghebbenden (ingesteld via instellingen) een e-mail dat het ondertekenverzoek is verstuurd. Men kan, indien getekend, niet opnieuw het ondertekenverzoek ondertekenen. In EasyParty staat dan een vinkje bij ‘Ondertekend’.
Verder komt er nog een nieuw export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien.
Instellingen t.b.v. SignRequest
Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’
Instellingen t.b.v. mailing
Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’
Instellingen t.b.v. offertesjabloon
Instellingen > Financieel > Administratieinstellingen > Teksten > Ondertekenverzoek
Hier moet men de e-mail t.b.v. het ondertekenen van schrijven. De tag die herplaatst wordt met de URL die naar SignRequest leidt is [SignRequest_URL]. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina om het document te ondertekenen.
Offertebeheer > Gekoppelde hoofdstukken > Bewerk offertesjabloon
Hier moet men de plaats specificeren in het sjabloon waar de handtekening gezet moet worden. Dit is middels [SignRequest_TEKENLINK]. We raden aan om de tag in het sjabloon de kleur te geven van de achtergrond van het sjabloon, zodat de tag niet opvalt.
Nu kun je het gebruiken?????????????