In de moderne digitale wereld is het essentieel om offertes snel, efficiënt en veilig te kunnen laten ondertekenen door je klanten. Betrouwbare elektronische handtekeningen kunnen de workflow aanzienlijk verbeteren en versnellen.
Digitaal ondertekenen biedt een gebruiksvriendelijke en veilige oplossing voor het ondertekenen en goedkeuren van offertes. Het stelt je in staat om offertes digitaal te ondertekenen en te verzenden, waardoor het proces van goedkeuring eenvoudiger en sneller verloopt.
Graag maken we je wegwijs in de mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen van offertes in EasyParty.
Met een tag die in het offertesjabloon geplaatst wordt kan de klant een digitale handtekening in de offerte plaatsen voor akkoord. Zodra dit gebeurt is ontvangt de Accountmanager en/of Sales coördinator en/of Projectmanager een mail dat de offerte is ondertekend door de klant. Daarnaast kan de offerte nu ook direct in een mailtje via EasyParty verstuurd worden.
Doorloop de volgende stappen om er voor te zorgen dat alles juist staat ingesteld.
In Instellingen > Offerte & draaiboek > ‘Offerte – Digitaal ondertekenen’ moeten de gegevens van SignRequest ingevuld te worden.
Hier kun je tevens aangeven wie er een mail moet ontvangen als de offerte ondertekend is.
In Instellingen > Financieel > Administratie instellingen > Teksten > Ondertekenverzoek kan de mail opgesteld worden voor het versturen van de offerte met de SignRequest URL. De tag [SignRequest_URL] leidt naar SignRequest. Het is dus belangrijk dat deze tag in dit tekstsjabloon wordt geplakt, zodat de e-mail leidt naar de pagina waar de offerte ondertekend kan worden.
In het Word offertesjabloon moet een tag komen te staan die er voor zorgt dat de klant een digitale handtekening kan plaatsen in de offerte en hiermee zijn of haar akkoord geeft op de offerte. Dit kan met de tag: [SignRequest_TEKENLINK]. Deze kun je op de gewenste plek in de offerte plaatsen, bijvoorbeeld in de inleiding en/of aan het einde van de offerte waar je wilt dat de klant een handtekening zet. Het is mogelijk om de klant op meerdere plekken te laten tekenen. We raden aan om de tag in het sjabloon de kleur te geven van de achtergrond van het sjabloon, zodat de tag zelf niet opvalt. Deze tag blijft namelijk zichtbaar, en wordt niet opgevuld door tekst.
Denk er aan om dit bij alle thema's en sjablonen te doen.
Alle instellingen zijn nu goed gezet voor het digitaal ondertekenen.
Genereer de offerte zoals voorheen, je ziet hier verder nog niets terug van het digitaal ondertekenen.
Sla de offerte op in het EasyParty mapje onder de juiste partij (EasyParty kiest hiervoor automatisch de juiste map).
Ga naar Documenten
Je ziet dat er rechts bovenin een extra vlak bij is gekomen: Ondertekenverzoeken. Hierin komen alle offertes van het betreffende evenement te staan die verzonden zijn met een onderteken verzoek.
Klik op Toevoegen. EasyParty opent nu de partijmap. Selecteer de juiste offerte.
Er opent nu een pop-up ‘Ondertekenverzoek’ met een standaard e-mail die je hebt ingesteld in Stap 3). Naam ontvanger (naam contactpersoon van het evenement) en e-mail ontvanger (e-mail van contactpersoon van het evenement) wordt automatisch gevuld vanuit het evenement.
Je verzendt deze e-mail vanuit je persoonlijke outlook. In outlook is in te stellen vanuit welk e-mailadres dit verzoek verzonden wordt.
Als je op Verzenden via Outlook klikt opent de e-mail met de juiste link van SignRequest:
Hier kun je de mail nog personaliseren en indien gewenst de offerte via PDF in de bijlage meesturen. De link verwijst naar de offerte in SignRequest waar deze bekeken en ondertekend kan worden door de klant. Je kunt er voor kiezen om de offerte niet meer als PDF mee te sturen omdat deze ook online te bekijken is via SignRequest.
Als de klant de mail ontvangen heeft en op de link van SignRequest klikt opent de offerte. Dit ziet er als volgt uit:
Het watermerk in dit voorbeeld zal niet zichtbaar zijn!
Het rood omlijnd waar het blauwe pijltje voor staat is de plek waar je de tag [SignRequest_TEKENLINK] in het sjabloon hebt gezet en waar de klant moet tekenen.
Als de klant hierop klikt opent de mogelijkheid om te tekenen.
Als op alle plekken waar een handtekening nodig is getekend is kan de klant het ondertekenen Voltooien en krijgt de klant de melding dat het document officieel is ondertekend.
Als de klant het document heeft ondertekend ontvangt de medewerker (ingesteld bij Stap 2) een e-mail.
In het evenement kun je ook zien dat de klant het document heeft ondertekend:
Ook is er een nieuw export bij onder Evenementen > Overzicht > Managementoverzichten > Ondertekenverzoeken. In deze export kun je de openstaande ondertekenverzoeken i.c.m. filters van het evenementenoverzicht inzien met de status van ondertekenen.