Inhoudsopgave

Algemeen

In het tabblad Arrangement kan een arrangement worden samengesteld, dat vervolgens kan worden toegevoegd in een evenement. Arrangementen dienen altijd op basis van 1 persoon aangemaakt te worden. In het evenement kan vervolgens het aantal personen worden geselecteerd, waardoor de inhoud van het arrangement mee wordt vermenigvuldigd.

Arrangementen worden gebruikt voor vaste concepten. Denk hierbij aan: barbecuebuffetten, vergaderarrangementen etc. Door het arrangement 1x aan te maken, kan deze iedere keer aan een nieuw evenement gekoppeld worden, hiermee bespaart u veel tijd.

Arrangement aanmaken

• Arrangement toevoegen: door op de knop ‘Arrangement toevoegen’ te klikken kan een nieuw arrangement worden aangemaakt.
• Arrangement inactief maken: middels de knop ‘Arrangement inactief maken’ kan een arrangement inactief worden gemaakt, indien deze niet beschikbaar is/ verkocht dient te worden. Door de knop ‘Inactieve arrangementen weergeven’ in te schakelen, kunnen inactieve arrangement worden ingezien en opnieuw worden geactiveerd.
• Arrangement kopiëren: door op de knop ‘Arrangement kopiëren’ te klikken, wordt het geselecteerde evenement gekopieerd. Vervolgens wordt er een evenement met dezelfde evenementnaam onder Arrangementen gezet met hierachter: (kopie).

Arrangementendetails

• Arrangementnaam: dit is de interne arrangementnaam zoals u deze ziet in uw systeem.
• Commerciële naam: dit is de externe arrangementnaam zoals deze gecommuniceerd wordt richting uw klant, bijvoorbeeld in de begroting voor de prijs per gast.
• Locatie: het is mogelijk om een locatie te koppelen aan het arrangement middel de drop-down Locatie. Het arrangement is dan enkel voor deze locatie beschikbaar.
  • Door op de knop ‘Alternatieve locatie(s) selecteren/ weergeven’ te klikken, kan er een (of meerdere) alternatieve locatie worden gekoppeld. De zalen van deze locatie(s) kunnen vervolgens ook worden gekoppeld aan het arrangement.
  • Wanneer er geen locatie wordt gekoppeld, is het arrangement altijd beschikbaar ongeacht de evenementlocatie.
• Beperkte beschikbaarheid: indien de check-box ‘Beperkte beschikbaarheid’ uit staat, is het arrangement altijd beschikbaar. Indien deze check-box wordt aangevinkt, kan er een Van en Tot datum worden geselecteerd om aan te geven wanneer dit arrangement beschikbaar is. Wanneer de evenementdatum buiten dit bereik valt, is het arrangement niet beschikbaar om te koppelen. 
• Prijs per gast
  • Exclusief BTW: het veld ‘Prijs per gast exclusief BTW’ dient verplicht gevuld te worden. Op evenementniveau kan deze prijs nog overruled worden.
  • Inclusief BTW: Dit veld is slechts ter info en wordt niet gebruikt in het evenement zelf. De ‘Prijs per gast inclusief BTW’ wordt berekend op basis van de gekoppelde grootboekrekeningen en wordt vervolgens hier weergegeven.
• Advies verkoopprijs: wordt automatisch gevuld op basis van de som van de verkoopprijs van gekoppelde producten en pakketten in het arrangement.
• Totale kostprijs: wordt automatisch gevuld op basis van de som van de kostprijs van gekoppelde producten en pakketten in het arrangement.
• Marge: wordt automatisch berekend: (Omzet - Kosten)/ (Omzet * 100).
• BTW verdeling handmatig invoeren: door deze check-box aan te vinken, worden de knoppen ‘BTW regel toevoegen’ en ‘BTW regel verwijderen’ zichtbaar. Middels deze knoppen kan de BTW verdeling handmatig worden verdeeld over de ingezette grootboekrekeningen.
  • Er zit een controle op de kolom ‘Percentage van verkoopprijs’ zodat deze altijd 100%
• Vernieuw BTW verdeling: door het vinkje ‘BTW verdeling handmatig invoeren’ uit te schakelen, wordt de knop ‘Vernieuw BTW verdeling’ zichtbaar. Door hier op te klikken, wordt de BTW verdeling automatisch ingezet en worden handmatige wijzigingen overschreven.

Offertetekst

In dit tabblad kan de offertetekst voor dit arrangement worden gevuld. Na het toevoegen in het evenement kan deze tekst nog worden bewerkt.

Tip: wellicht is het niet nodig om de losse pakketten te tonen maar dat alleen tekstueel getoond wordt. Dit kunt u doen door alle programmaonderdelen te tonen als "niet opnemen in offerte". Maar let op; tekstueel betekent dat indien u het pakket verandert dat de tekst niet automatisch mee verandert. Dus indien u wel de inhoud aanpast, dan kunt u beter deze functie niet gebruiken.

Programmaonderdelen

• Programmaonderdelen toevoegen: door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kan een nieuw programmaonderdeel worden toegevoegd.
• Programmadetails:
  • Dag: door hier 0 in te voeren wordt dit programmaonderdeel gekoppeld aan de evenementdatum. Wordt hier 1 ingevoerd, wordt het programmaonderdeel een dag na de evenementdatum ingezet. Met "-1" kunt u een programmaonderdeel inzetten die een dag van te voren plaatsvindt.
  • Begintijd: voer hier de begintijd van het programmaonderdeel in.
  • Eindtijd: voer hier de eindtijd van het programmaonderdeel in.
  • Aantal gasten: voor arrangementen kunt u het beste alle programmaonderdelen aanmaken op basis van 1 persoon. Wanneer het arrangement wordt gekoppeld in een evenement kan het aantal gasten worden ingevoerd. Alle pakketten (met uitzondering van zalen) worden vervolgens vermenigvuldigd met dit aantal.
  • Aantal kinderen: dit aantal kunt u het beste op 0 laten staan. Op evenementniveau kan dit aantal naar wens worden aangepast.
  • Opbouw/ Afbouw: door deze check-box aan te vinken, wordt het programmaonderdeel gekenmerkt als een opbouw of afbouw onderdeel. Dit vinkje kan op evenementniveau worden overruled.
  • Opnemen in offerte: door deze check-box aan te vinken, kan ervoor worden gekozen om het programmaonderdeel op te nemen in de offerte. Dit vinkje kan op evenementniveau worden overruled.
  • Offertetekst in offerte: door deze check-box aan te vinken, kan ervoor worden gekozen om de offertetekst gekoppeld aan het programmaonderdeel te tonen in de offerte. Dit vinkje kan op evenementniveau worden overruled.
  • Offertetekst: hier kan de offertetekst voor het betreffende programmaonderdeel gevuld worden. Deze tekst kan op evenementniveau worden overruled.

Gekoppelde zalen

• Toevoegen: Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken kan een zaal/zalen worden gekoppeld aan het programmaonderdeel.
• Wanneer er een alternatieve locatie is gekoppeld, kan er ook een zaal/zalen van deze locatie worden gekoppeld.
• Wanneer er geen locatie is gekoppeld, kan er ook geen zaal worden gekoppeld. Dit kan na het toevoegen in het evenement worden gedaan. Op evenementniveau kan de gekoppelde zaal worden gewijzigd.
• Zaalomschrijving: de Zaalomschrijving wordt overgenomen vanuit Locatiebeheer. Deze kan op arrangementniveau worden aangepast en later ook op evenementniveau.
• Inrichting: de Inrichting die wordt geselecteerd bij het toevoegen van de zaal, wordt hier getoond.
  • Door op de knop ‘Wijzig zaalinrichting’ te klikken, kan de zaalinrichting van de zaal worden gewijzigd.
  • Op evenementniveau kan de zaalinrichting worden gewijzigd.
• Inrichtingomschrijving: de Inrichtingomschrijving wordt overgenomen vanuit Locatiebeheer. Deze kan op arrangementniveau worden aangepast en later ook op evenementniveau.
• Opnemen in offerte: hier geeft u aan of het wel of niet zichtbaar moet zijn in de offerte. Zelfde functionaliteit als bij standaard programmaonerdelen.
• Offertetekst in offerte: hier geeft u aan of de offertetekst wel of niet zichtbaar moet zijn in de offerte. Zelfde functionaliteit als bij standaard programmaonderdelen.
• Suggestie: door deze check-box aan te vinken, wordt de zaal toegevoegd als suggestie. De kosten voor deze zaal worden niet meegenomen in het berekenen van de kostprijs en verkoopprijs. Deze check-box is op evenementniveau nog te wijzigen.

Vulling arrangement

De volgende tabbladen kunnen naar wens worden gevuld, op dezelfde manier als op evenementniveau. Klik op de categorie voor het artikel over het vullen van die categorie.

1. Culinair
2. Dranken
3. Materialen
4. Decoratie
5. Entertainment
6. Techniek
7. Diensteverlening
8. Personeel
9. Zaalhuur

Arrangement in evenement

Wanneer u een arrangement koppelt in een evenement en deze vervolgens verwijdert dan krijgt u een pop-up met de vraag of u alle onderliggende items ook wilt verwijderen. Als u voor 'Ja' kiest wordt het arrangement verwijderd maar alle invulling die aan het pakket gekoppeld is blijft staan in het evenement.

Het voordeel hier van is dat uw invulling niet aangeboden wordt als arrangement in uw offerte maar als losse onderdelen, net als wanneer u zelf een evenement vult zonder arrangement. Voor meer informatie over de opmaak van arrangementen in uw offerte zie het artikel Instellingen - Offerte en draaiboek.