Dranken zijn een belangrijk onderdeel voor je evenementen. Dit zijn alle dranken die je op voorraad hebt en verkoopt.

Het is belangrijk om de dranken op de juiste manier in de importsheet in te voeren, zodat we later makkelijk drankpakketten en arrangementen kunnen gaan samenstellen. Zorg ervoor dat alles in de juiste verhoudingen en verpakkingen staat, zodat je magazijnmedewerkers duidelijke picklijsten krijgen.

Voor meer info over het beheren van dranken in EasyParty, check het hoofdstuk Magazijn.

Inhoudsopgave

Importsheet

De importsheet van dranken bestaat uit 1 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.

Tabblad Dranken

Hier voeg je alle dranken toe die je op voorraad hebt. 

Denk hierbij zo uitgebreid mogelijk: dus niet alleen “Port” maar specificeer welke porten je hebt zoals “Port Tawny” / “Port Wit” / “Port Ruby” / enzovoort.


Het is belangrijk om bij de omschrijving, zowel voor interne communicatie als naar de klant, duidelijk te maken hoe de drank verpakt is. Coca-Cola kan bijvoorbeeld in verschillende verpakkingen komen:

  • Flesje van 20cl (Deze verkoop je waarschijnlijk per flesje)
  • Glazen fles van 1 L (Deze verkoop je waarschijnlijk per glas of consumptie)
  • Pet-fles van 1.5 L

Dit zijn allemaal verschillende producten, want ze hebben allemaal een verschillende kostprijs en bestelgegevens.

Het moet duidelijk zijn voor het magazijn welke Coca-Cola gepakt moet worden, dus zorg ervoor dat je bij de interne naam aangeeft hoe het verpakt is.


Tabblad Drankcategorie

Hier beheer je alle categorieën die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom E.


Tabblad Productie-eenheid

Hier beheer je alle product-eenheden, verpakkingseenheden, inkoopeenheden en besteleenheden die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom F.


Leveranciers

Hier voeg je alle leveranciers toe voor de betreffende producten die je kunt kiezen in tabblad 1 - Kolom AD. Let op dat je deze hetzelfde schrijft zoals die in de CRM sheet staan. 


Tabblad dranken

Om een duidelijk beeld te geven hoe de sheet gevuld moet worden nemen we steeds 3 dranken als voorbeeld:

  1. Flesje Heineken bier
    1. Andere dranken die per consumptie verpakt zijn kun je op dezelfde manier doen, bijvoorbeeld blikjes frisdrank. 
  2. Fles rode wijn
  3. Fles Fanta 
  4. Fust Heineken bier 


Algemene gegevens (kolom A t/m AC)

De kolommen ‘A t/m AC” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Product- & pakketbeheer > Dranken > Eigenschappen 


Kolom A > Interne naam (verplicht)

Wat is de interne naam/omschrijving van deze drank die we intern communiceren o.a. de picklijst voor het magazijn en het draaiboek?

Geef hier zo veel mogelijk informatie zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

Tip: Houd voor alle producten dezelfde structuur voor de benaming aan en zet de hoofdomschrijving vooraan zoals in de voorbeelden.


  1. Heineken Pils - Flesje 300ml
  2. Principato Merlot Cavit | Trentino (rood)
  3. Fanta - Pet-fles 1,5L
  4. Heineken Pils - Fust 50 liter 

Kolom B > Commerciële naam (verplicht)

Wat is de naam/omschrijving van deze drank die we naar onze klant communiceren op de offerte en de factuur?

  1. Flesje Heineken Pils 
  2. Principato Merlot Cavit | Trentino
  3. Fanta Orange 
  4. Heineken Pils

Kolom C > Artikelnummer

Dit is een intern artikelnummer voor het product. Dit veld is ter info en komt niet op de picklijst of andere exports.

Dit is alleen voor intern gebruik, als dranken een eigen artikelnummer hebben in je magazijn. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. 



Kolom D > Artikelnummer (extern)

Intern artikelnummer dat je extern communiceert. Dit artikelnummer gebruikt EasyParty om te exporteren op de stickers. 

Dit kun je gebruiken als je bijvoorbeeld een artikel in je winkel verkoopt en het artikel hiervoor een uniek artikelnummer nodig heeft. 




Kolom E > Categorie

Onder welke categorie valt deze drank?

Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat u makkelijk kunt zoeken op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren in het tabblad Drankcategorie.


  1. Bier
  2. Wijn
  3. Frisdrank 
  4. Bier

Kolom F > Producteenheid (verplicht)

Waarin is de drank/de vloeistof verpakt? En hoe zien we dit als los item?

Voorbeelden: Fles / Fust / Pet-Fles / Etc. 

Dit staat los van hoe het product ingekocht wordt. 

De verschillende eenheden zijn te beheren in het tabblad Producteenheid.


  1. Fles
  2. Fles
  3. Pet-fles 
  4. Fust

Kolom G > Inhoud (in liters) (verplicht)

Hoeveel liter zit er in 1 producteenheid (Kolom F) in liters?

Bij dranken hebben we het (bijna) altijd over liters. 



  1. Hoe veel liter zit er in 1 Flesje Heineken? = 0,300
  2. Hoe veel liter zit er in 1 Fles rode wijn? = 0,750
  3. Hoe veel liter zit er in 1 Pet-fles Fanta? = 1,500
  4. Hoe veel liter zit er in 1 Fust bier? = 50

Kolom H > Verpakkingseenheid

Hoe is het product verpakt? In welke verpakking pakt het magazijn deze drank? 

Dit is ook de eenheid die wordt getoond op de picklijst voor het magazijn. 



  1. Krat - Het magazijn pakt geen losse flesjes, er gaan altijd hele kratten mee, dus vul je hier Krat is.
  2. Doos - Het magazijn pakt geen losse flessen, er gaan altijd hele dozen mee, dus vul je hier Doos in. 
  3. Krat - Het magazijn pakt geen losse flessen, er gaan altijd hele kratten mee, dus vul je hier Krat in.
  4. Fust - Dit is hetzelfde als de producteenheid, want het wordt altijd als 1 fust gezien, dus vul je hier Fust in.

Kolom I > Aantal in verpakking

Hoe veel stuks/producteenheid (Kolom F)  zitten er in 1 verpakkingseenheid (Kolom H)? 

Dit moet EasyParty weten om uiteindelijk voor evenementen te weten hoe veel kratten er mee moeten voor bv. 100 flessen Heineken Pils? Zo hoeft dit niet los geteld te worden, maar alleen naar de verpakkingseenheid (krat) gekeken hoeft te worden.  


  1. 24 - Hoe veel flessen zitten er in 1 krat?
  2. 6 - Hoe veel flessen zitten er in 1 doos?
  3. 12 - Hoe veel pet-flessen zitten er in 1 krat?
  4. Deze hoef je niet in te vullen, want de producteenheid en verpakkingseenheid is hetzelfde - (Hoe veel fust zit er in 1 fust?)

Kolom K > Aantal consumpties (verplicht)

Hoe veel consumpties zitten er in 1 producteenheid (Kolom F)?

Dit wordt gebruikt voor de opbouw van de drankpakketten om te bepalen hoe veel consumpties per persoon per drank er gedronken worden. 



  1. 1 - Er zit 1 consumptie in een flesje bier
  2. 5 - Er kunnen 5 consumpties uit een fles wijn gehaald worden
  3. 6 - Er kunnen 6 consumpties uit een pet-fles Fanta gehaald worden
  4. 200 - Er kunnen 200 consumpties uit een fust bier gehaald worden


Voor kolom M t/m P geldt het volgende: 

  • Als je meerdere prijzen voor hetzelfde product vraagt, dan hoef je geen los product per prijs aan te maken. Deze zijn te beheren in Locaties > Prijslijsten. Voeg hier alleen de standaard toe.
  • Als je inclusief prijzen communiceert naar bijvoorbeeld particulieren klanten adviseren we deze kolommen ook te vullen.

Kolom M > Verkoopprijs per consumptie (excl. BTW) (verplicht)

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt per consumptie (excl. BTW)? 

Als je die niet hebt omdat je het product niet per consumptie verkoopt, dan kun je deze bepalen d.m.v. "Verkoopprijs per producteenheid excl. BTW" (kolom O) te delen door aantal consumpties (kolom K).


  1. € 2,50 per flesje bier
  2. € 4,00 per glas wijn
  3. € 1,95 per glas fanta
  4. € 2,25 per glas bier 

Kolom N > Verkoopprijs per consumptie (incl. BTW)

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt per consumptie (incl. BTW)? 

Als je die niet hebt omdat je het product niet per consumptie verkoopt, dan kun je deze bepalen d.m.v. "Verkoopprijs per producteenheid incl. BTW" (kolom P) te delen door aantal consumpties (kolom K).



Kolom O > Verkoopprijs per producteenheid (excl. BTW) (verplicht)

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt per producteenheid (excl. BTW)?




  1. € 2,50 per flesje bier (1 flesje = 1 consumptie dus is hetzelfde als Kolom M)
  2. € 20,00 per fles wijn
  3. € 11,50 per pet-fles Fanta
  4. € 225,00 per fust bier

Kolom P > Verkoopprijs per producteenheid (incl. BTW)

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt per producteenheid (incl. BTW)?



Kolom Q > Basisvoorraad

Hoe veel producteenheid heb je als basisvoorraad in je magazijn staan?

Je kunt dit als volgt gebruiken:

Dranken (een verbruiksartikel) hebben altijd een fluctuerende voorraad:

  • Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dienen voor alle producten die basisvoorraad éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn. 

  • Zonder de module voorraadbeheer: 

    • Als je deze leeg laat komt de benodigde drank altijd op de inhuurlijst te staan
    • Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is


Kolom R > Vast inhuuritem (verplicht)

Is het een product dat je altijd op voorraad hebt staan? Bij dranken is dit vaak niet het geval. 

Deze kolom vul je met Ja of Nee



  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
  4. Ja

Kolom S > Verbruiksartikel (verplicht)

Is het een product dat op gaat? Dranken zijn in (bijna) alle gevallen verbruiksartikelen. 

Deze kolom vul je met Ja of Nee



  1. Ja
  2. Ja
  3. Ja
  4. Ja

Kolom T > Voorraadproduct 

Het vinkje voorraadproduct is alleen zichtbaar wanneer je over de uitgebreide magazijn module beschikt. Wij adviseren deze wel al te vullen, zodat bij een eventuele uitbreiding deze wel al goed staat.

Bepaalde dranken heb je standaard op voorraad. Bij deze producten voer je hier “Ja” in. Als je deze niet standaard op voorraad hebt voer je hier “Nee” in.

Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module kun je in het voorraadbeheer zien hoeveel je verwacht op voorraad te hebben in een bepaalde periode. Vanuit daar kun je bepalen of je moet bijbestellen of niet.



Voor kolom U en V geldt het volgende:

Deze kolommen zijn alleen van toepassing als je in kolom T (Voorraadproduct) 'Ja' heb ingevuld. Dit veld is in EasyParty anders ook niet in te vullen.

 Kolom U > Minimale voorraad

Wat is het minimaal aantal producteenheden (Kolom F) die je op voorraad wilt hebben voordat het weer besteld moet worden?

Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen als de voorraad onder dit minimale aantal komt. Deze bestelling wordt dan overgenomen naar het besteladvies en kan vervolgens worden omgezet naar een inkooporder.


  1. 20 - Er moeten minimaal 20 kratten Heineken bier op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden
  2. 15 - Er moeten minimaal 15 dozen rode wijn op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden
  3. 10 - Er moeten minimaal 10 kratten Fanta op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden
  4. 8 - Er moeten minimaal 8 fusten Heineken bier op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden

 Kolom V > Maximale voorraad

Wat is het maximaal aantal producteenheden (Kolom F) die je op voorraad wil hebben?

Als je beschikt over de uitgebreide magazijn module wordt de bestelling verhoogd tot de voorraad weer op dit maximale aantal zit.



  1. 40 - Er mogen maximaal 20 kratten Heineken bier op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden
  2. 15 - Er moeten minimaal 15 dozen rode wijn op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden
  3. 10 - Er moeten minimaal 10 kratten Fanta op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden
  4. 8 - Er moeten minimaal 8 fusten Heineken bier op voorraad staan, voordat deze weer besteld moet worden


Voor kolom W t/m Y geldt het volgende:  Deze kolommen zijn alleen van toepassing als je bij Kolom T (Voorraadproduct) 'Ja' hebt ingevuld.

Kolom W > Opslaglocatie

Hier vul je de locatie in waar het product opgeslagen staat. Voorbeeld; Drankmagazijn, Drankkoelkast. 

De picklijst kan uitgesplitst worden per opslaglocatie zodat dit losse lijsten worden. De volgorde van producten op de picklijst wordt gebaseerd op de opslaglocatie, dan categorie (kolom E), dan stelling (kolom X), dan schap (kolom Y) en als laatste op alfabet van de productnaam.



Kolom X > Stelling

Als je binnen je opslaglocatie stellingen hebt, dan kun je deze hier invullen.



Kolom Y > Schap

Als je binnen je stellingen ook schappen hebt, dan kun je deze hier invullen.



Kolom Z > Opslagtype

Als je meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.



Kolom AA > Productgroep

Als je meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.



Kolom AB > Offertetekst

Als je een offertetekst wilt toevoegen aan een product, dan kun je dat hier toevoegen. Bijvoorbeeld speciale wijnen die een extra omschrijving voor op de offerte nodig hebben. Vaak worden offerteteksten op pakketniveau beheerd (i.p.v. op productniveau).



Kolom AC > Productopmerking

Als je meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.




Leverancierdetails (kolom AD t/m AQ)

De kolommen ‘AD t/m AQ” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Magazijn > Dranken > Leverancier


Kolom AD > Leverancier ID

De leveranciers beheer je in het tabblad Leveranciers. Noteer daar de leveranciers van je dranken. Zorg dat de naam overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet. Als de leverancier gevuld is kan deze met de dropdown gekozen worden in deze kolom. 



Kolom AE > Productnaam Leverancier

Hier vul je de naam van het product zoals deze bij de leverancier bekend is. 



Kolom AF > Artikelnummer Leverancier

Hier vul je het artikelnummer van het product zoals deze bij de leverancier bekend is. 



Kolom AG > EAN Consumenteneenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren.



Kolom AH > EAN Handelseenheid

Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren als zij deze hanteren. 



Kolom AI > Inkoopeenheid

Dit is de eenheid waarop je de drank inkoopt en waar de prijs van Kolom AJ naar verwijst. Dit kan hetzelfde zijn als Kolom F, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een doos wijn:

  • Producteenheid is Fles

  • Inkoopeenheid is Doos



Kolom AJ > Inkoopprijs

Dit is de prijs excl. BTW die je betaald per inkoopeenheid (Kolom AI). 



Kolom AK > Omrekenfactor

Hier stel je de vraag: Hoeveel “Producteenheid” (kolom F) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AI)? Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van een doos wijn:

  • Er zitten 6 flessen in 1 doos. Dan vul je hier 6 in.



 Kolom AM > Besteleenheid

Dit is de eenheid waarin je bestelt. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is bijna altijd hetzelfde. Voorbeeld: Dozen huiswijn worden per pallet besteld om schaalvoordelen te behalen.

  • Kolom F > Fles

  • Kolom AI > Doos

  • Kolom AK > 6 (flessen in een doos)

  • Kolom AM > Pallet

  • Kolom AN > 50 (dozen op een pallet)



Kolom AN > Omrekenfactor

Hier stel je de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AI) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AM). Als dit hetzelfde is, vul je hier 1.



Kolom AP > Minimale bestelhoeveelheid

Als je een speciale prijsafspraak hebt met je leverancier, maar de voorwaarde is dat je een groter volume per keer besteld, vul je die hier. Bijvoorbeeld; de leverancier wil dat je minstens 4 pallets besteld. Dan vul je hier 4 in.

Als dit niet het geval is vul je hier 1. 





Kolom AQ > Bestelvolume

Dit is niet hetzelfde als de minimale bestelhoeveelheid. Als de leverancier aangeeft dat dit product in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan vul je hier 2. Bijvoorbeeld:

  • De huiswijn is minstens vanaf 4 pallets te bestellen. Daarna kun je het in meervoud van 2 te bestellen omdat de pallets aan elkaar gebonden zijn. Dan vul je het als volgt:

    • 1 pallet nodig, dan bestel je er 4.

    • 3 pallets nodig, dan bestel je er 4.

    • 5 pallets nodig, dan bestel je er 6.

Als dit niet het geval is vul je hier 1.