De ingrediënten in EasyParty omvatten alle ingrediënten die de keuken gebruikt in recepturen, om vervolgens de componenten op te bouwen. Deze producten kunnen door middel van een import in EasyParty geïmporteerd worden, waarna ze worden bijgehouden in EasyParty zelf.
De importsheet bestaat uit 1 hoofdtabblad (groen) en 3 tabbladen met dropdowns.
ALLE ingrediënten die je nodig hebt om je menu's te produceren.
Hier beheer je alle categorieën die je kunt kiezen in Kolom B.
Hier beheer je alle eenheden die je kunt kiezen in Kolom C.
Hier beheer je alle leveranciers van de ingrediënten. Noteer de naam zo correct mogelijk zodat deze overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet.
De kolommen ‘A t/m X” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Keuken > Ingrediënten > Eigenschappen
Kolom A > Ingrediëntnaam (verplicht)
Omschrijving van het ingrediënt zoals u deze intern gebruikt. Graag hier zoveel mogelijk informatie toevoegen zodat het duidelijk is welk ingrediënt er wordt bedoeld. Voorbeeld:
Bloemkool vers heel en bloemkoolroosjes diepvries
Rode ui heel en Rode ui gesnipperd 10mm
Heinz ketchup 5L en Heinz ketchup 375 ml
Kolom B > Ingrediëntcategorie (verplicht)
De verschillende categorieën kunt u beheren in het eerste tabblad van de sheet “Ingrediëntcategorie”. Advies; bepaal deze op basis van wat uw leveranciers gebruiken. Op basis deze categorieën is het mogelijk om te filteren in de module besteladvies.
Kolom C > Producteenheid (verplicht)
Hoe wordt het product intern gezien? Voorbeelden: Stuk / Zak / Fles / Kilo / Liter. Dit heeft niets te maken met hoe het product wordt ingekocht. Voorbeeld; afbakbrood wordt per doos besteld. Maar dat is niet de producteenheid – de producteenheid hier is “Stuk”.
Kolom D > Rekeneenheid (verplicht)
Alle ingrediënten hebben een gewicht of inhoud. Om dit te bepalen geeft u aan hoe het product gemeten wordt in de keuken. De opties zijn alleen “Kilo” of “Liter”
Kolom E > Artikelnummer
Dit is een intern artikelnummer die u zelf hanteert. Dit is niet het artikelnummer van de leverancier. Dit veld is ter info en komt niet op de recepturen of andere exports. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan hoeft u deze ook niet te vullen.
Kolom F > Artikelnummer (extern)
Indien u een tweede artikelnummer hanteert dan kunt u dit hier toevoegen. Dit veld is niet verplicht en daarom is het grijs gekleurd. Indien u geen eigen artikelnummer heeft, dan is het niet nodig om dit veld te vullen.
Kolom G > Vrij van allergenen (verplicht)
D.m.v. het vinkje kunt u aangeven of het ingrediënt wel of geen allergenen bevat.
Indien het geen allergenen bevat, dan kiest u “Ja”.
Indien het wel allergenen bevat, dan kiest u “Nee”.
Kolom H > Brutogewicht (verplicht)
Dit is het gewicht van het product. De formule hier is “hoeveel REKENEENHEID past er in 1 PRODUCTEENHEID”. Voorbeeld “hoeveel kilo’s weegt 1 stuk stokbrood” of “hoeveel kilo’s weegt 1 blok jong belegen kaas”
Kolom I > Nettogewicht (verplicht)
Sommige ingrediënten hebben verlies (afval) voordat het überhaupt in een recept gebruikt wordt. Als ik 1 kilo broccoli nodig heb in een recept, dan moet ik meer dan 1 kilo broccoli bestellen want ik kan maar 70% van een broccoli gebruiken in een recept.
Het nettogewicht is dus “Hoeveel bruikbare REKENEENHEID zit er in 1 PRODUCTEENHEID”.
Naam | Ingredientcategorie | Producteenheid | Rekeneenheid | Brutogewicht | Nettogewicht |
Brocolli vers heel | AGF | Stuk | Kilo | 0,45 | 0,39 |
Voorbeelden hiervan zijn:
Schil van de aardappel.
Uitlekgewicht van olijven
Stronk van een broccoli
Niet alle producten hebben afval. Dus dan is het nettogewicht hetzelfde als het brutogewicht. Let op: neem hier niet de wijzigingen in mee die plaatsvinden in het gewicht als het gekookt wordt (bijvoorbeeld bij pasta of vleesvocht). Hier wordt rekening mee gehouden op receptniveau.
Nettogewicht berekenen: https://www.ciachef.edu/uploadedFiles/Pages/Admissions_and_Financial_Aid/Educators/Educational_Materials/Technique_of_the_Quarter/techniques-calculations.pdf
Op pagina 5 is er veel te vinden over groenten en fruit.
De voorbeelden op de website zijn beperkt, maar uw chefs weten veel meer hierover.
Kolom J > Niet bestellen
Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “Besteladviezen” heeft. Sommige ingrediënten dienen nooit besteld te worden en dienen dus ook niet in de besteladviezen terug te komen.
Indien het nooit besteld dient te worden, dan kiest u “Ja”.
Indien het wel besteld dient te worden, dan kiest u “Nee”.
Voorbeeld van ingrediënten die nooit besteld dienen te worden:
Water (maar dient wel aangemaakt te worden om aan een recept te koppelen).
Ingrediënten die u zelf kweekt zoals kruiden.
Ingrediënten die u zelf maakt uit afval van andere producten.
Indien u de module voorraadbeheer niet heeft, maar ervoor wilt zorgen dat bepaalde ingrediënten die u niet vaak besteld, maar altijd eens in de zoveel tijd in bulk besteld niet in de dagelijkse besteladviezen komen.
Kolom K > Voorraadproduct
Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module “Voorraadbeheer” heeft.
Sommige ingrediënten dienen niet dagelijks/wekelijks besteld te worden want ze hebben een lange houdbaarheidsdatum (droog of diepvries). Dit zijn ingrediënten die niet vaak besteld worden. En wanneer ze besteld worden, dan worden ze vaak in bulk besteld. Deze wilt u dus niet elke week in uw “besteladvies” scherm zien. Deze wilt u alleen zien wanneer u ze daadwerkelijk moet bestellen omdat de voorraad bijna op raakt.
Voorbeelden van voorraadproducten zijn zout, peper, olijfolie, azijn, bloem, etc.
Indien het ingrediënt een voorraadhoudend product is, dan kiest u “Ja”
Indien het ingrediënt geen voorraadhoudend product is, dan kiest u “Nee”.
Kolom L > Minimale voorraad
Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend ingrediënt betreft. Indien het ingrediënt niet voorraadhoudend is, is dit veld in EasyParty niet beschikbaar.
De minimale voorraad is het minimale aantal producteenheden dat op voorraad mag zijn voordat het weer besteld moet worden. Indien de voorraad onder dit minimale aantal komt, dan wordt de regel rood in het voorraadbeheer zodat de medewerker het kan bestellen. Deze bestelling wordt dan overgenomen in het besteladvies en kan worden doorgezet naar een inkooporder.
Kolom M > Maximale voorraad
Deze kolom is alleen van toepassing indien het een voorraadhoudend ingrediënt betreft. Indien het ingrediënt niet voorraadhoudend is, is dit veld in EasyParty niet beschikbaar.
Dit is het maximale aantal producteenheden dat op voorraad mag zijn. Indien een voorraadhoudend ingrediënt besteld wordt, dan zal in het besteladvies de maximale voorraad worden aangehouden.
Kolom N > Prognose artikel
Deze kolom is alleen van toepassing indien u de module Besteladviezen heeft.
Het is mogelijk om een prognose export te genereren in het besteladvies. Hierop komen alleen de ingrediënten die ook als prognose artikel zijn opgeslagen. Sommige leveranciers ontvangen graag een overzicht van wat u verwacht te bestellen voor volgende week. Dit is enkel bedoeld voor bepaalde ingrediënten waarvan zij ook niet veel op voorraad hebben. Daarom kunt u dit aanzetten per ingrediënt i.p.v. per leverancier. Bij alle ingrediënten waarvan een leverancier een prognose ontvangt voor de volgende bestelling, kunt u “Ja” aangeven. Bij alle andere kunt u “Nee” invullen.
Kolom O > Per stuk weergeven (verplicht)
Dit doelt op hoe de keuken het product ziet. Denken zij in stuks of in kilo’s/liters?
Indien JA – dan wordt er in Producteenheden (Kolom C) gecommuniceerd.
Indien NEE – dan wordt er in Rekeneenheden (Kolom D) gecommuniceerd.
Voorbeelden hiervan:
Halfvolle melk wilt u niet in pakken (producteenheid) maar in liters (rekeneenheid) communiceren.
Hele eieren wilt u niet in kilo’s (rekeneenheid) maar in stuks (producteenheid) communiceren.
Broccoli wilt u niet in stronken (producteenheid) maar in kilo’s (rekeneenheid) communiceren.
Dit geldt voor hoe de ingrediënten in een receptuur gezet worden. Dus indien het per stuk weergegeven wordt, dan is de producteenheid leidend. Indien het ingrediënt niet per stuk weergegeven moet worden, dan is de rekeneenheid leidend.
Kolom P > Dag van levering (verplicht)
Het is mogelijk om aan te geven dat een ingrediënt een x-aantal dagen van tevoren geleverd moet worden. EasyParty maakt een besteladvies gebaseerd op de dag dat de keuken het ingrediënt nodig heeft om een gerecht te produceren. Dit wordt dan standaard de dag van levering (indien de leverancier die dag levert – dit wordt beheerd in CRM).
Indien u een ingrediënt heeft dat eerder moet binnenkomen dan de dag dat het benodigd is, dan kunt u dat aangeven d.m.v. dit veld. Hoe te vullen:
U vult “0” in als het ingrediënt op dezelfde dag geleverd dient te worden als de productiedag.
U vult “1” in als het ingrediënt één dag van tevoren geleverd dient te worden.
U vult “2” in als het ingrediënt twee dagen van tevoren geleverd dient te worden.
Voorbeelden van wanneer dit van toepassing kan zijn:
Indien een leverancier de kogelbiefstuk bevroren levert, dan dient u deze een dag van tevoren te ontvangen zodat het ontdooid is wanneer het gebruikt dient te worden.
Indien een leverancier een bepaald ingrediënt later op de dag levert, dan kan het zijn dat deze niet op tijd binnen is om die dag nog mee te gaan in de productie.
Kolom Q > Opslaglocatie
Hier vul je de locatie in waar het product opgeslagen staat. Voorbeeld; droogmagazijn, koeling, diepvries.
Kolom R > Opslagtype
Als je meer informatie kwijt wilt over het opslaan van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Kolom S > Productgroep
Als je meer informatie kwijt wilt over het type van het product dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Kolom T > Productopmerking
Als je meer informatie kwijt wilt over het product zelf dan kun je dat hier toevoegen. Dit veld is ter info en wordt nergens geëxporteerd.
Kolom U > Land van herkomst
Het is mogelijk om hier het land van herkomst toe te voegen.
Kolom V > THT droogmagazijn
Hier kun je invullen hoeveel dagen het product houdbaar is in een droogmagazijn. Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers.
Kolom W > THT koeling
Hier kun je invullen hoeveel dagen het product houdbaar is in de koeling. Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers.
Kolom X > THT diepvries
Hier kun je invullen hoeveel dagen het product houdbaar is in een diepvries. Dit wordt gebruikt bij het genereren van stickers.
De kolommen ‘Y t/m AL” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Keuken > Ingrediënten > Leveranciers
Kolom Y > Leverancier ID (verplicht)
De leveranciers beheer je in het tabblad Leveranciers. Noteer daar de leveranciers van je ingrediënten. Zorg dat de naam overeenkomt met de relatie in de CRM-sheet. Als de leverancier gevuld is kan deze met de dropdown gekozen worden in deze kolom.
Kolom Z > Productnaam Leverancier (verplicht)
Hier vul je de naam van het product zoals deze bij de leverancier bekend is.
Kolom AA > Artikelnummer Leverancier (verplicht)
Hier vul je het artikelnummer van het product zoals deze bij de leverancier bekend is.
Kolom AB > EAN Consumenteneenheid
Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren.
Kolom AC > EAN Handelseenheid
Dit is een Europees bepaald nummer die de leverancier kan aanleveren indien zij deze hanteren.
Kolom AD > Inkoopeenheid (verplicht)
De eenheid waarop de inkoopprijs is gebaseerd (kolom AE). Dit kan hetzelfde zijn als Kolom C, maar dat hoeft niet. Voorbeeld van een doos afbakbroodjes:
Producteenheid is stuk
Inkoopeenheid is doos
Kolom AE > Inkoopprijs (verplicht)
Dit is de prijs excl. BTW die je betaald per inkoopeenheid (Kolom AD).
Kolom AF > Omrekenfactor (verplicht)
Hier stel je de vraag; Hoeveel “Producteenheid” (kolom C) zit er in 1 “Inkoopeenheid” (kolom AD). Zo kan EasyParty berekenen hoeveel 1 producteenheid kost. Voorbeeld van de doos afbakbroodjes:
Er zitten 32 stuks afbakbroodjes in 1 doos. Dan vul je hier 32 in.
Kolom AH > Besteleenheid (verplicht)
Dit is de eenheid waarin je bestelt. Dit kan anders zijn dan de inkoopeenheid, maar dit is bijna altijd hetzelfde. Voorbeeld: Little gem sla: er zitten 6 kropjes sla in 1 plastic bakje. De prijs wordt bepaald per 6 stuks (1 bakje). Maar er moet altijd een krat van 4 bakjes besteld worden:
Kolom C > Stuk
Kolom AD > Bakje
Kolom AF > 6 (stuks in een bakje)
Kolom AH > Kist
Kolom AI > 4 (bakjes in een kist)
Kolom AI > Omrekenfactor (verplicht)
Hier stel je de vraag; Hoeveel “Inkoopeenheid” (kolom AD) zit er in 1 “Besteleenheid” (kolom AH). Als dit hetzelfde is, vul je hier 1.
Kolom AK > Minimale bestelhoeveelheid (verplicht)
Als je een speciale prijsafspraak hebt met je leverancier, maar de voorwaarde is dat je een groter volume per keer besteld, vul je die hier. Bijvoorbeeld; de leverancier wil dat je minstens 4 kisten besteld. Dan vul je hier 4 in.
Als dit niet het geval is vul je hier 1.
Kolom AL > Bestelvolume (verplicht)
Dit is niet hetzelfde als de minimale bestelhoeveelheid. Als de leverancier aangeeft dat dit product in een hoeveelheid van 2 per keer besteld dient te worden, dan vul je hier 2. Bijvoorbeeld:
Little Gem sla is minstens vanaf 4 kisten te bestellen. Daarna kun je het in meervoud van 2 te bestellen omdat de kisten aan elkaar gebonden zijn. Dan vul je het als volgt:
1 kist nodig, dan bestel je er 4.
3 kisten nodig, dan bestel je er 4.
5 kisten nodig, dan bestel je er 6.
Als dit niet het geval is vul je hier 1.
De kolommen ‘AM t/m AZ” doelen in EasyParty op de velden in het tabblad Keuken > Ingrediënten > Allergenen
Kolommen AM tot AZ > Allergenen
Deze 14 kolommen bevatten de 14 verplichte allergenen die je als cateraar dient bij te houden. Per component is het mogelijk om aan te geven welke allergenen deze bevatten.