Een materiaalpakket is een pakket dat in jullie verkoopboek staat en het zijn alle materialen die benodigd zijn om een evenement te kunnen draaien. Het is een samengesteld 'pakket' dat verkocht kan worden in een evenement. Een materiaalpakket bestaat uit meerdere onderliggende materialen. Deze materialen zijn door jullie via de importsheets al aangemaakt en staan dus al in EasyParty.
Materiaalpakketten worden meestal per persoon gebouwd. Dit betekent dat de aantallen van de onderliggende materialen totaliseren naar de gehele invulling voor 1 persoon. Wanneer een materiaalpakket gekoppeld wordt aan een programmaonderdeel in een evenement wordt het onderliggend materiaal direct vermenigvuldigd met het aantal gasten. Zo staat de invulling meteen goed.
Voor materiaalpakketten die niet per persoon berekend moeten worden, maar bijvoorbeeld een bar die voor 150 personen bedoeld is en waarbij je bij 200 personen twee bars zou willen meenemen, maak je een pakket aan dat niet per persoon vermenigvuldigd wordt.
Materiaalpakketten bestaan uit onderliggende materialen die afzonderlijk in het magazijn staan, maar samen nodig zijn voor een evenement.
Om te voorkomen dat er materialen worden vergeten bij een evenement stel je een pakket samen.
Denk ook aan materiaalpakketten voor achter de schermen. Bijvoorbeeld lekbakken die soms vergeten werden. Door deze nu standaard op te nemen in het materiaalpakket worden ze niet meer vergeten. Hoewel er geen extra kosten voor de relatie aan verbonden hoeven te zijn, worden de kosten toch meegenomen in de totale evenementenkosten.
Open EasyParty en ga naar: Magazijn > Materiaalpakketten
Klik op de knop:
In het tabblad Eigenschappen worden alle materiaalpakketten details gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd.
Wat is de interne naam/omschrijving van dit materiaalpakket die jullie intern communiceren? Dit is wat sales ziet in een evenement wanneer ze een materiaalpakket kiezen. Dit komt ook op de picklijst, dus wees specifiek en voeg hier zo veel mogelijk informatie toe zodat het voor iedereen in het bedrijf duidelijk is welke materiaalpakket bedoeld wordt. Voorbeeld: Bar, Mobiel met tap (tot 150 pax) Voorbeeld: Bar, Mobiel zonder tap (tot 150 pax) Voorbeeld: Glaswerk feestavond |
Wat is de naam/omschrijving van dit materiaalpakket die jullie naar de relatie communiceren op de offerte en de factuur? Dit is vaak een andere naam dan de interne naam. |
Onder welke categorie valt dit materiaalpakket? Deze filters zijn beschikbaar bij het zoeken naar een materiaalpakket in een evenement. De verschillende categorieën zijn te beheren met de |
Hier kun je een aanvullende tekst invullen die op de offerte wordt getoond. In plaats van een opsomming van de onderliggende onderdelen die je krijgt wanneer je het vinkje 'onderliggende onderdelen in offerte' aanzet, kun je hier een uitwerking van het pakket in tekst vorm toevoegen. |
Voeg hier een tekst toe ter aanvulling voor op het draaiboek voor intern gebruik. |
Wat is de verkoopprijs exclusief BTW voor dit materiaalpakket. Voor verkoopprijzen geldt het volgende:
Willen jullie dit veld verplicht stellen om in te vullen? Ga naar: Instellingen > Magazijn > Algemeen en zet het vinkje 'Verkoopprijs verplicht' aan. |
Hier kun je de verkoopprijs inclusief BTW handmatig invullen. Als je dit veld leeglaat, berekent EasyParty automatisch de prijs inclusief BTW op basis van de exclusieve prijs tijdens het aanmaken van een evenement. Voorbeeld: Stel dat een materiaalpakket €16,50 exclusief BTW kost. Inclusief 21% BTW zou dit neerkomen op €17,985. Als je dit veld handmatig invult met €17,95, wordt dit het bedrag inclusief BTW en berekent EasyParty de prijs exclusief BTW als €16,50. Voordeel: Door dit veld handmatig in te vullen, kun je zorgen voor afgeronde bedragen inclusief BTW op je offertes, wat professioneler oogt. |
De kostprijs wordt automatisch berekend op basis van de onderliggende materialen, dit gebeurt alleen wanneer je de kostprijzen gevuld hebt bij het materiaal. |
Wanneer je een materiaalpakket aan het vullen bent met onderliggende materialen kunnen er materialen ontbreken. Het ontbrekende materialen maak je dan direct in het systeem aan. Hier lees je hoe je dit doet: 3. Materialen aanmaken
Gekoppelde invulling
Na het klikken op toevoegen opent een scherm waarin je het gewenste materiaal gaat opzoeken om te koppelen aan het materiaalpakket:
Hierin kun je met de verschillende filters zoeken. Je kunt meerdere materialen selecteren om deze in één keer toe te voegen aan het materiaalpakket.
Het is niet mogelijk om Dranken-Decoratie-Entertainment-Techniek-Diensten aan een Materiaalpakket te koppelen |
Verdeling van de materialen in het materiaalpakket
Wanneer alle materialen aan het materiaalpakket zijn toegevoegd, richt je het in als een pakket voor één persoon of voor een X aantal personen. Dit doe je door het aantal per materiaal in te vullen.
Als een materiaal nog niet correct is ingericht, kun je het betreffende materiaal direct openen door erop te dubbelklikken, zodat je de benodigde wijzigingen kunt aanbrengen.
Blauw omlijnd
Blauwe pijlen: Hiermee kun je de volgorde van de materialen in het pakket bepalen.
Open onderdeel: Door hier op te klikken wordt het geselecteerde materiaal geopend. Dit kan ook door dubbel te klikken op het materiaal.
Groen omlijnd
Naam: Hier wordt de materiaalnaam getoond.
Aantal: Hier geef je aan welke aantallen er in dit pakket benodigd zijn per persoon of voor een x aantal personen.
Eenheid: Dit wordt vanuit het materiaal ingezet. In het materiaal is aangegeven wat de producteenheid is.
Kostprijs: Hier wordt per item aangegeven wat de kostprijs is voor de aantal materialen die in dit pakket toegevoegd zijn.
Verkoopprijs excl. BTW: Hier wordt per item aangegeven wat de verkoopprijs excl. is voor de aantal materialen die in dit materiaalpakket toegevoegd zijn.
Verkoopprijs incl. BTW: Hier wordt per item aangegeven wat de verkoopprijs incl. is voor de aantal materialen die in dit materiaalpakket toegevoegd zijn.
Volume: Wanneer dit veld in het materiaal gevuld is wordt hier getoond hoeveel volume er voor dit pakket benodigd is op een rolcontainer.
Oranje omlijnd
Hier staat de opsomming van de aantallen, kosten en verkoopprijs op basis van de ingevulde informatie uit de stamdata materiaal.
Laat de eerste 10 aangemaakte materiaalpakketten controleren door je contactpersoon van EasyParty voordat je verder gaat |
Hierboven hebben we een pakket opgesteld voor een bar die geschikt is voor maximaal 150 personen. Hebben jullie ook een bar voor 250 of 500 personen, enzovoorts? Maak dan ook voor deze grotere aantallen een pakket, zodat je de juiste producten direct kunt toevoegen aan het evenement.
Dit geldt ook voor andere materiaalcategorieën, zoals servies, glaswerk, meubilair en materiaal dat nodig is voor de organisatie achter de schermen.
Voorbeeld: Voor het serveren van bittergarnituur op drie verschillende tijdstippen heb je niet drie keer het serveermateriaal nodig; één set is vaak voldoende. Voor het uitserveren van dranken heb je wellicht standaardmateriaal zoals plateau's en glaswerk nodig, maar niet noodzakelijk in verhouding tot het aantal gasten.
Bij een borrel van 200 personen gedurende 2 uur heb je 4 glazen per persoon nodig, terwijl je voor dezelfde groep bij een borrel van 4 uur niet direct 8 glazen per persoon nodig hebt, maar wellicht 6 glazen.
Voor een lunch waarbij geen alcoholische dranken geserveerd worden, zijn er geen wijnglazen nodig in het pakket, maar wel meer longdrinkglazen.
Dus: Voor een borrel van 1 uur heb je glaswerk nodig; voor een borrel van 2 uur heb je niet simpelweg het dubbele aan glaswerk nodig, maar wel meer dan bij een borrel van 1 uur. Daarom maak je aparte pakketten voor verschillende situaties.
Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden bij het toevoegen van een materiaalpakket klik dan op deze LINK.
. Hier kun je nieuwe categorieën aanmaken en verwijderen. Voorbeelden van categorieën kunnen zijn: Buffet, m