De Jaarplanning biedt een overzicht van evenementen die zich binnen een vast ingestelde periode plaats vinden. Ook is het mogelijk om vanuit de Jaarplanning nieuwe evenementen te aan te maken.

Filtering

• Periode: afhankelijk van de ingestelde weergave kan hier een dag, week of maand worden geselecteerd. Dit doe je in: Instellingen > Jaarplanning > Standaard weergave
  • Verschillen in de opties van weergave: 
    • Maand: hiermee wordt een blok voor de zaal volledig geblokt, ook is het een kort evenement.
    • Week en dag: hiermee worden de blokken getoond op werkelijke tijd zodat het duidelijk is wanneer een zaal wel of niet beschikbaar is.
• Locatie: in het Locatiebeheer kan aangegeven worden of deze locaties getoond wordt in de Jaarplanning door de check-box ‘Weergeven in jaarplanning’ aan te vinken. Door de check-box ‘Flexibele locatie’ aan te vinken, wordt de locatie enkel getoond in de Jaarplanning indien deze locatie voor die periode gekoppeld is aan een evenement.
  • Verschillende mogelijkheden:
    • Totaal overzicht: deze optie geeft een overzicht van alle locaties die hier getoond moeten worden (o.b.v. de check-box in locatie beheer: Weergeven in jaarplanning en Flexibele locatie).
    • De locaties die de check-box aan hebben staan: wanneer je dan voor een specifieke locatie tonen kiest wordt,  hiervan de geplande evenementen getoond.
• Administratie: Wanneer jullie meerdere administraties hebben binnen EasyParty kun je hier op filteren om in te kunnen zien wat je per administratie gepland hebt staan, mits er een zaal/locatie gekoppeld is.
• Suggestie tonen: indien een zaal is aangevinkt als Suggestie op evenementniveau, wordt deze niet getoond in de Jaarplanning. Wanneer de check-box ‘Suggesties tonen’ wordt aangevinkt, worden ook deze suggesties meegenomen in de Jaarplanning.

Weergave zaalreserveringen

Wanneer je het overzicht hebt opgehaald, zie je de weergave die je hebt ingesteld met de filters. Hier kun je in één oogopslag zien wanneer welke locatie of zaal is geboekt.

• Zaalreservering: per evenementtype kun je in de Instellingen > Jaarplanning > Beheer evenementtypen instellen met welke kleur de zaalreservering in de Jaarplanning weergegeven worden. Evenementen met de status 'Financieel afgehandeld' krijgen dezelfde kleur als die van de status 'Definitief'. Geannuleerde evenementen worden hierbij niet meegenomen.
• Hinttekst: als je met je muis over een zaalreservering beweegt, verschijnt de volgende informatie:
  1. Relatie – Aard – Evenementomschrijving
  2. Accountmanager
  3. Aantal gasten
  4. Evenementnummer
  5. Status
  6. Contactpersoon
  7. Volledig voldaan (betaald of niet)
  8. Van/ tot
  9. Opbouw/ afbouw
• Wanneer er meerdere zaalreserveringen en/of evenementen aan een programmaonderdeel zijn gekoppeld dan worden het aantal programmaonderdelen getoond inclusief de tijden en het evenementnummer. Tevens worden ook de relatie, evenementomschrijving, status & contactpersoon getoond.
• Evenement openen vanuit jaarplanning: door dubbel te klikken op een zaalreservering, wordt het bijbehorende evenement geopend.
  Wanneer er meerdere zaalreserveringen binnen een blokje vallen (overlapping), wordt een pop-up geopend door op de regel te klikken, wordt het evenement geopend.
• Zaalblokkering: in Locaties > Zalen > Zaalblokkeringen kan een zaalblokkering worden ingesteld. In de Jaarplanning wordt een Zaalblokkering getoond middels rode strepen. De hinttekst bevat de volgende informatie:
  • Omschrijving
  • Geblokkeerd door (werknemer die de blokkering heeft ingezet)
  • Van tijd
  • Tot tijd
  • Wanneer een geblokkeerde zaal wordt gekoppeld in een evenement, wordt hier een melding van gegeven.

Nieuw evenement aanmaken

Je kunt vanuit de jaarplanning een nieuw evenement aanmaken door dubbel te klikken op een leeg tijdstip. Er opent een pop-up waarin je de relatie kunt selecteren. Nadat je de relatie hebt gekozen, verschijnt het scherm voor de evenementdetails. Vanaf daar kun je het evenement verder gaan vullen.

Het evenement krijgt automatisch een programmaonderdeel van 09.00 tot 17.00, gekoppeld aan de geselecteerde zaal. Hoe je dit evenement verder kunt invullen, is vergelijkbaar met het aanmaken van een evenement vanuit het evenementenoverzicht. Dit kun je hier terug lezen: Stappen om een evenement aan te maken