Voordat je aan de slag gaat met het maken of aanpassen van offertesjablonen is het heel belangrijk om de opbouw van offertes in EasyParty te begrijpen. We adviseren dan ook om pas door te gaan naar de volgende stap, als je dit begrijpt.

Op hoofdlijnen is dit de structuur:

• Je hebt een Word- Document (sjabloon) waarin je de opmaak van de offerte instelt
• Dit Word sjabloon (ook wel offertesjabloon genoemd) koppel je via EasyParty aan een Thema
• In het offertebeheer in EasyParty bepaal je de inhoud die in het sjabloon moet komen te staan
• Bij het beheren van een offerte voor een specifiek evenement kun je aanvullende informatie toevoegen die niet in het standaardsjabloon staat.

Schrik niet als je dit nog niet helemaal begrijpt, we gaan het hieronder voor je verduidelijken.

Word sjablonen en basis opmaak van het sjabloon

Het Word-sjabloon is een Word-bestand waarin jullie huisstijl is opgenomen. Dit is het bestand waar EasyParty gegevens naartoe stuurt als je de offerte genereert. Hierin maak je de opmaak van de offerte.

Bijvoorbeeld een mooi voorblad en kop- en voetteksten. Ook stel je hier het lettertype, kleur, grootte, etc. in voor diverse koppen. Daarnaast verwijs je in het Word document naar bepaalde Hoofdstukken en Paragrafen die je in Easy Party schrijft, om er voor te zorgen dat deze in het Word document op de juiste plek komen. Hiervoor maken we gebruik van [tags]. Verderop wordt meer uitgelegd over tags.

Hieronder zie je een voorbeeld van een Word sjabloon waarbij een voorblad gemaakt is, opgemaakt in Word. Als je dit sjabloon gebruikt in een van je thema's dan gaat EasyParty de data uit het evenement in dit sjabloon zetten waardoor de offerte er dus altijd met deze stijl uit komt. 

Gegevens in de offerte 

Structuur van de gegevens

Je maakt de hoofdstukopbouw van je offerte en de data die daarin moet komen in EasyParty. Dit doe je door een thema te maken met hoofdstukken en paragrafen.

Hieronder zie je een voorbeeld van een opbouw van een offerte. Hierbij zie je dat er verschillende hoofdstukken zijn aangemaakt met daarin paragrafen. In deze paragrafen is tekst getypt die in de offerte terug gaat komen. Door onderaan de paragraaf een Tag te vullen, kun je de tekst van deze paragraaf in de offerte krijgen. Je leest dadelijk meer over tags.

Tags

In EasyParty zijn verschillende soorten tags beschikbaar, maar laten we eerst beginnen met een basis uitleg van tags. Wat zijn tags nou eigenlijk?

In de offerte voor de klant wil je gegevens vanuit het evenement hebben. Om dit mogelijk te maken werken we met tags. Dit zijn de woorden tussen [ ] (de blokhaken).

Tags zijn als kleine naamkaartjes die vertellen waar bepaalde stukjes informatie moeten komen. Als je een offerte maakt wil je dat deze persoonlijk is en dat de naam van de relatie in de offerte staat. Met tags maak je een soort reservering op een plek in het sjabloon voor deze naam. Als je de offerte uiteindelijk genereerd, dan wordt deze reservering verplaatst met de gegevens uit het evenement. In dit geval de naam. 

Dus in plaats van dat je telkens alles opnieuw moet typen, zet je een tag op de plek waar bijvoorbeeld de naam, datum of adres moet komen. Het sjabloon herkent de tag en vult automatisch de juiste informatie in. Zo hoef je niet steeds handmatig dingen aan te passen, en gaat alles veel sneller en foutloos. 

Tijd voor een voorbeeld. In de afbeeldingen hieronder: in de bovenste afbeelding zie je het offertebeheer in EasyParty, onderaan in de linkse afbeelding midden zie je het offertesjabloon (het Word sjabloon) en rechts zie je de gegenereerde offerte. 

• Afbeelding 1: Offertebeheer in EasyParty: Je ziet dat in EasyParty een paragraaf voor de inleiding is geschreven, deze heeft als tag [ inleiding ] gekregen
• Afbeelding 2: Word sjabloon: In het offertesjabloon zie je dat de tag [ inleiding ] geplaatst is. Het doel daarvan is dat de tekst die in EasyParty in de paragraaf Inleiding (met de tag [ inleiding ]) staat in de uiteindelijke offerte op deze plek komt te staan.
• Afbeelding 3: Gegenereerde offerte: Hier zie je dat de tags (rood omlijnde onderdelen) zijn gevuld met de standaard paragraaf en met informatie uit het evenement

Afbeelding 1:

Afbeelding 2:                                                                                                                                            Afbeelding 3:

Verdere opmaak in offerte

Aan de tekst die wij in de offerte zetten op basis van de gekozen tags zijn opmaakstijlen gekoppeld. Deze stijlen zorgen ervoor dat je de opmaak van de offerte nog meer naar wens kunt maken. 

Laten we dit verduidelijken aan de hand van een voorbeeld. Hieronder zie je een gegenereerde offerte. Hier is de tag [ STANDAARD_PROGRAMMAONDERDELEN ] gebruikt, wat betekent dat deze tekst vanuit EasyParty in het offertesjabloon neergezet is. Je ziet dat de opmaak van de tekst verschilt. De tijden en de naam van het programmaonderdeel zijn dikgedrukt, de tekst daar onder staat schuingedrukt. Dit doet EasyParty automatisch op basis van de opmaakstijl die hier achter hangt.

Je ziet dat de cursor op de 10:00 staat, de tekst die dik gedrukt is. Als je vervolgens het stijlen menu in Word uitklapt dan zie je dat aan deze tekst automatisch de stijl 'Programmaonderdeel' gekoppeld is. De opmaak van deze stijl kun je naar wens aanpassen, hierover leren we je meer in een volgend onderdeel. Welke stijlen er allemaal bestaan en hoe je deze instelt vertellen we je ook in het volgende onderdeel. Het is voor nu belangrijk dat je begrijpt dat aan teksten een stijl gekoppeld zit en dat die stijl bepaald wat de opmaak is van de tekst die je ziet. Dit gaat alleen over de teksten die door middel van tags gevuld worden in het Word sjabloon. Teksten die je zelf schrijft in het Word sjabloon of in de Paragraven in Offertebeheer in EasyParty kun je zelf al de juiste opmaak geven.