Zodra je werknemers hebt ingepland op een openstaande dienst, kun je in dit tabblad ‘Roosters’ de roosters met geplande diensten inzien. 

Een voorbeeld van het overzicht: hieronder wordt uitgelegd wat elke knop betekent.

Filter Roosters; Rood omlijnd 

Je kunt deze roosters per afdeling, per locatie en per evenement ophalen. 

Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om alleen de roosters van uitzendkrachten op te halen door de checkbox ‘Alleen uitzendkrachten’ aan te vinken.

De filter 'Nog niet gemaild' zorgt ervoor dat alleen de roosters worden weergegeven die nog niet eerder zijn gemaild via de knop 'Stel e-mail per werknemer op met het bijbehorende rooster' of 'Gewijzigde roosters mailen'. Zo heb je direct een overzicht van welke roosters nog niet zijn verzonden.

Roosters; Blauw omlijnd

Mogelijk wil je vanuit EasyParty je werknemers hun eigen rooster mailen. Met de knop ‘Stel e-mail per werknemer op met het bijbehorende rooster’ kun je elke werknemer van wie diensten naar voren komen via de filtering een aparte e-mail sturen met hun eigen rooster.

Je werknemer ontvangt dan een e-mail met zijn eigen rooster. Het rooster dat de werknemer ontvangt ziet er als volgt uit (afhankelijk van de diensten die ingepland zijn):

Hoe de tekst in het mailtje eruitziet, kun je instellen bij Instellingen > Planning > E-mailteksten. Hoe je dit doet lees je hier.

Wanneer een rooster is gemaild maar er zijn nog wijzigingen aangebracht in de diensten, dan is het via de knop 'Gewijzigde roosters mailen' mogelijk om alleen de wijzigingen opnieuw te versturen. Deze knop verstuurt enkel een mail naar de werknemers waarbij er iets in hun rooster is toegevoegd, verwijderd of gewijzigd ten opzichte van de vorige keer dat het rooster is gemaild. Als het rooster dus nog niet eerder is gemaild, wordt deze met deze nieuwe knop ook verstuurd.

Indien je gebruikmaakt van de tag 'Portaal URL planning' bij de instelling van 'Gewijzigde roosters versturen', komt er een directe link naar het evenement in het portaal te staan. Aan het rode uitroepteken in het portaal kun je zien dat de betreffende medewerker de laatste wijziging nog niet heeft gezien.

Let op: wanneer er een wijziging in een planningsuitvraag wordt aangebracht, of de werknemer wordt gekoppeld aan een nieuwe planning, zal de hele planning voor die periode opnieuw worden verzonden.

Bij 'Planning - Roosters' kun je nog last-minute e-mails/notificaties sturen naar de geplande werknemers. Door één of meerdere evenementen aan te vinken en de knop 'Notificatie e-mail' te gebruiken, wordt er een nieuwe e-mail geopend naar alle ingeplande werknemers. Je kunt hier de tekst invoeren van de e-mail die je nog wilt versturen. Bijvoorbeeld: vergeet je zwarte schoenen niet!