Doel van deze functionaliteit

Het komt regelmatig voor dat een klant belt om de tijden of de datum van een evenement aan te passen. Het is dan veel werk om dit op alle plekken in het evenement aan te passen en dit is foutgevoelig omdat je het op zoveel plekken moet doen. Als je het op 1 plek vergeet, dan kan het zomaar zijn dat je te vroeg of niet volgens afspraak op locatie bent voor het opbouwen van het evenement. Deze functionaliteit maakt dit proces makkelijker en minder foutgevoelig.

Hieronder lees je hoe dit precies werkt.

In gebruik nemen van deze functionaliteit

Om gebruik te maken van deze functionaliteit moet de instelling bij instellingen > Evenementen is een nieuwe instelling 'Standaard reserveringstijden tonen' aangezet worden.

Als je deze instelling aan zet dan wordt het vinkje 'Standaard reserveringstijd' zichtbaar in het evenement en standaard aangevinkt in ieder nieuw evenement. Voor bestaande evenementen geldt dat het vinkje uit staat, omdat anders de inhoud van het evenement (mogelijk) niet meer klopt.

Hoe deze functionaliteit werkt

Standaard reserveringstijden invullen
Wanneer je een evenement aanmaakt dan zijn de standaard reserveringstijden standaard gevuld met 'Automatisch na vullen evenementdatum'. Wanneer je een evenementdatum selecteert dan worden de standaard reserveringstijden als volgt gevuld:

• Starttijd: Datum = vandaag, tijd is bij alle 4 de tijden 09:00
• Eindtijd: Datum = vandaag, tijd is bij alle 4 de tijden 19:00

Deze kun je daarna aanpassen naar jouw wens.

Standaard programmaonderdelen aanmaken
Wanneer je bij instellingen > Evenementen > Evenementen - Standaard programmaonderdelen instelt dan zet EasyParty deze programmaonderdelen ook goed o.b.v. de standaard reserveringstijd.

Bijvoorbeeld: Wanneer je 3 standaard programmaonderdelen hebt ingesteld;

• 1 op 1 dag voor het evenement (gevuld als dag 1)
• 1 op de evenementdatum (gevuld als dag 0)
• 1 op 1 dag na het evenement (gevuld als dag -1)

Dan past EasyParty de eerste en de laatste dag aan o.b.v. de door jou ingestelde reserveringstijd.

Wanneer je maar 1 standaard programmaonderdeel hebt ingesteld, dan past EasyParty deze altijd aan naar de eerste dag van de standaard reserveringstijd.
Wanneer je geen standaard programmaonderdelen hebt ingesteld, dan doet EasyParty niks met programmaonderdelen. Deze moet je dan handmatig aanmaken in het systeem.

Werking bij Ritten en personeel
Als je ingesteld hebt dat ritten en personeel automatisch aangemaakt worden dan werkt dit als volgt;

• Op de startdatum (ingevuld bij standaard reserveringstijden) wordt 1 rit en 1 personeelsbehoefte aangemaakt (met de ingestelde competentie) met de tijden zoals ingevuld bij de standaard reserveringstijden
• Voor de einddatum gebeurt hetzelfde
• Wanneer je handmatig iets in deze rit/personeelsbehoefte aanpast dan wordt dit onthouden. Pas wanneer de standaard reserveringstijd wordt aangepast, worden deze handmatige aanpassingen weer overschreven
  • Hier krijg je altijd een melding van bij het aanpassen van de reserveringstijd zodat je je bewust bent dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden
• Wanneer je ritten aan een route gekoppeld zitten of wanneer personeel al ingepland is op de behoefte en de standaard reserveringstijd wordt aangepast, dan wordt de route en het geplande personeel niet automatisch aangepast. Dit is een handmatige actie. Dit is ook zichtbaar in de rittenplanning en de personeelsplanning via de oranje kleur (mutatie).

Reservering van materialen
Voor de reservering van (serveer-)materialen, dranken, decoratie, entertainment, techniek en dienstverlening gelden de volgende voorwaarden:

• De standaard reserveringstijd geldt voor alle materialen waar GEEN afwijkende reservering voor ingesteld is
• Als een afwijkende reservering is ingesteld, dan is deze leidend
• Als een pakket gekoppeld is aan een programmaonderdeel en er is WEL een standaard reservering gevuld, dan wordt de standaard reserveringstijd aangehouden
• Als er GEEN standaard reserveringstijd is gevuld dan wordt de huidige werkwijze aangehouden (reservering is gelijk aan de tijden van het gekoppelde programmaonderdeel, als het materiaal niet gekoppeld is aan een programmaonderdeel dan wordt het gereserveerd voor de evenementdatum)

Gevolgen van wijzigingen doorvoeren
Wanneer de relatie belt dat het evenement een paar uur of een dag eerder opgebouwd moet worden o.i.d. dan kun je dit voortaan makkelijk doorvoeren. Je hoeft dan enkel de starttijd van de standaard reserveringstijden aan te passen. Wat er vervolgens gebeurt:

• Alle ritten en personeelsbehoeftes die op de eerste evenementdatum staan, worden automatisch aangepast naar de nieuwe datum/tijd
• De reserveringstijd van alle materialen zonder afwijkende reservering wordt automatisch aangepast o.b.v. de nieuwe standaard reserveringstijden
• Er wordt een melding getoond welke pakketten een afwijkende reservering hebben zodat deze gecontroleerd kunnen worden door jullie
• In deze melding wordt ook getoond van welke ritten/personeelsuitvragen tijden zijn aangepast zodat je die eventueel nog even kunt controleren
• Wanneer de standaard reserveringen op dezelfde dag worden gezet dan zullen enkel het eerste en laatste programmaonderdeel worden gewijzigd