Hier kun je kiezen tussen Particulier en Zakelijk. Dit heeft invloed op de beschikbare velden hieronder. Voor een particuliere relatie is het bijvoorbeeld niet mogelijk om marketinggegevens, BTW nummer en KvK nummer toe te voegen.

• Particuliere relaties zijn bijvoorbeeld 2 personen waarvoor je eenmalig een bruiloft organiseert.
• Zakelijke relaties zijn bijvoorbeeld bedrijven waarvoor je regelmatig evenementen verzorgt

• Bedrijfsnaam: Indien het een zakelijke relatie betreft dan heet dit veld “Bedrijfsnaam”. Let op hoe je dit schrijft want dit is ook hoe de relatie op de factuur komt te staan. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen binnen het bedrijf de bedrijfsnaam hetzelfde schrijft. Voorkom dubbele relaties door één standaard aan te houden in hoe je bedrijfsnamen schrijft. Denk hierbij ook aan de rechtsvorm van het bedrijf, zoals bv of b.v. of BV. of etc

• Zoeknaam: Indien het een particuliere relatie betreft dan heet dit veld “Zoeknaam”. Particuliere relaties hebben namelijk geen standaard naam, buiten de contactpersoon zelf. Bijvoorbeeld Familie Jansen, Jan en Anita Jansen (bij een bruiloft) of Jan Jansen. 

In dit veld kun je de relatie omschrijven zodat het duidelijk is voor om welke relatie dit gaat. Soms dien je onderscheid te maken tussen twee relaties met dezelfde voor- en achternaam. Dan kunt u in dit veld extra informatie toevoegen zoals zijn volledige naam of woonplaats. Dit veld komt niet in de offerte of factuur. Dit is puur ter info bedoeld, voor interne doeleinden.

De vulling van deze velden spreekt redelijk voor zich. De enige tip die we je willen meegeven is dat het goed is om op het format te letten waarop je deze gegevens vult. Vooral bij telefoonnummers zie je dat dit in verschillende formats geschreven kan worden (06 - 12 34 56 78 OF 0612345678). Deze gegevens komen terug in het evenement en evt. op de offerte als je daarvoor kiest.

• Wanneer je relatie ook direct je contactpersoon is wanneer je bijvoorbeeld voor iemand zijn verjaardagsfeestje een evenement organiseert, dan kun je als contactpersoon dezelfde gegevens vullen als bij de relatie.
• Als je te maken hebt met een bedrijf dan kan de contactpersoon een afdeling zijn. Bijvoorbeeld de afdeling crediteuren waar altijd de facturen naar toe verzonden moeten worden.
• Wanneer je binnen 1 relatie met verschillende personen te maken hebt, dan kun je alle contactpersonen die er zijn aanmaken zodat je alle contactgegevens centraal hebt. In het evenement kies je vervolgens wie de evenementrelatie is, daar heb je dan in eerste instantie contact mee.

Een contactpersoon moet minimaal een achternaam hebben. Let op hoofdlettergebruik zodat de naam ook netjes op bijvoorbeeld de offerte komt, als je daar voor kiest.

Als een relatie meerdere contactpersonen heeft, dan kun je hier aangeven of dit de financiële contactpersoon is van deze relatie. Dit betekent dat ongeacht welke contactpersoon is gekozen op evenementniveau, de factuur wordt geadresseerd aan de financiële contactpersoon. Dit is uiteraard op evenementniveau te overrulen.

Waarschijnlijk heeft deze relatie nog geen contactpersoon. Deze is benodigd om een evenement aan te kunnen maken zodat je altijd contactinformatie voor handen hebt in het evenement.