De dranken in EasyParty omvatten alle dranken die op een evenement gedronken worden en vanuit het magazijn worden aangeleverd. Voor materialen, decoratie, entertainment, techniek en diensten is hier een apart tabblad.

De meeste dranken hebben jullie via de importsheets in het systeem gevuld, maar je zal in de loop van de tijd merken dat je nog dranken mist. 

Het aanmaken van een drank

Open EasyParty en ga naar: Magazijn > Product- & pakketbeheer > Dranken

Klik op de knop:

In het tabblad Eigenschappen worden alle materialendetails gevuld. De belangrijkste velden lichte we toe. In de uitgebreide uitleg worden alle velden uitgelegd. 

Uitleg belangrijkste velden Materialen 

Wat is de interne naam/omschrijving van het product die we intern communiceren o.a. de picklijst voor het magazijn en het draaiboek?

Geef hier zo veel mogelijk informatie zodat het voor iedereen binnen het bedrijf duidelijk is welk product wordt bedoeld.

Wat is de naam/omschrijving van dit product die we naar onze klant communiceren op de offerte en de factuur?

Dit kan dezelfde naam zijn als de interne naam

Onder welke categorie valt dit product? 

Dit veld is niet verplicht maar wij adviseren deze wel om te vullen zodat je makkelijk kunt zoeken op bepaalde categorieën. 

De verschillende categorieën zijn te beheren met de . Hier kun je nieuwe categorieën aanmaken en verwijderen. 

Hoe wordt het product gezien?

Voorbeelden: Stuk / Fust / Fles / Pak / enz.

Dit staat los van hoe het product ingekocht wordt. 

De verschillende eenheden zijn te beheren met de . Hier kun je nieuwe eenheden aanmaken en verwijderen. 

Hoeveel liter zit er in 1 producteenheid in liters?

Bij dranken hebben we het (bijna) altijd over liters. 

Hoe is het product verpakt? In welke verpakking pakt het magazijn dit product? 

Dit is ook de eenheid die wordt getoond op de picklijst voor het magazijn. 

Voorbeeld:

  1. Krat - Het magazijn pakt geen losse flessen, er gaan altijd hele kratten mee, dus vul je hier Krat is.
  2. Stuk - De fust gaan altijd per Stuk. 

Hoe veel stuks/producteenheid zitten er in 1 verpakkingseenheid? 

Dit moet EasyParty weten om uiteindelijk voor evenementen te weten hoe veel kratten er mee moeten voor bv. 100 flessen wijn. Zo hoeft dit niet los geteld te worden, maar alleen naar de verpakkingseenheid (krat) gekeken hoeft te worden.  

Als dit niet van toepassing is laat je deze cel leeg. 

Voorbeeld:

  1. 24 - Hoe veel Flessen zitten er in 1 Doos?

Hoe veel consumpties zitten er in 1 producteenheid?

Dit wordt gebruikt voor de opbouw van de drankpakketten om te bepalen hoe veel consumpties per persoon per drank er gedronken worden. 

Voorbeeld:

  1. 1 - Er zit 1 consumptie in een flesje bier
  2. 5 - Er kunnen 5 consumpties uit een fles wijn gehaald worden
  3. 6 - Er kunnen 6 consumpties uit een pet-fles Fanta gehaald worden
  4. 200 - Er kunnen 200 consumpties uit een fust bier gehaald worden

Hoe veel consumpties zitten er in 1 producteenheid?

Dit wordt gebruikt voor de opbouw van de drankpakketten om te bepalen hoe veel consumpties per persoon per drank er gedronken worden. 

Voorbeeld:

  1. 1 - Er zit 1 consumptie in een flesje bier
  2. 5 - Er kunnen 5 consumpties uit een fles wijn gehaald worden
  3. 6 - Er kunnen 6 consumpties uit een pet-fles Fanta gehaald worden
  4. 200 - Er kunnen 200 consumpties uit een fust bier gehaald worden

Hier wordt op basis van de leveranciers informatie en de aantal consumptie per producteenheid een kostprijs getoond.

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per consumptie (excl. BTW)?

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per comsumptie (incl. BTW)?

Deze vul je handmatig en wordt niet automatisch berekend omdat je dan zelf bepaald wat de verkoopprijs is. Als het systeem dit automatisch berekend dan zou je prijs op bijvoorbeeld €20,01 uit kunnen komen, misschien wil je het dan afronden naar €20,00 omdat dit er netter uit ziet.

Hier wordt op basis van de leveranciers informatie de inkoopprijs getoond.

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (incl. BTW)?

Deze vul je handmatig en wordt niet automatisch berekend omdat je dan zelf bepaald wat de verkoopprijs is. Als het systeem dit automatisch berekend dan zou je prijs op bijvoorbeeld €20,01 uit kunnen komen, misschien wil je het dan afronden naar €20,00 omdat dit er netter uit ziet.

Wat is de standaard verkoopprijs die gevraagd wordt voor het product per producteenheid (incl. BTW)?

Deze vul je handmatig en wordt niet automatisch berekend omdat je dan zelf bepaald wat de verkoopprijs is. Als het systeem dit automatisch berekend dan zou je prijs op bijvoorbeeld €20,01 uit kunnen komen, misschien wil je het dan afronden naar €20,00 omdat dit er netter uit ziet.

Hoe veel producteenheid heb je als basisvoorraad in je magazijn staan?

Je kunt dit als volgt gebruiken:

Verbruiksartikelen hebben altijd een fluctuerende voorraad:

  • Met de module voorraadbeheer: de dag dat het voorraadbeheer in gebruik genomen wordt, dan dienen voor alle producten die basisvoorraad éénmalig gevuld te worden. EasyParty registreert dit als de huidige voorraad waarop alle mutaties van verkoop gebaseerd zullen zijn. 

  • Zonder de module voorraadbeheer: 

    • Als je deze leeg laat komt de benodigde drank altijd op de inhuurlijst te staan
    • Als je dat niet wil kun je hier 999999 invullen zodat er altijd 'voldoende' op voorraad is

Dit veld is in EasyParty alleen vullen wanneer het een Voorraadproduct is.

Is het een product dat je altijd inhuurt? Dan zet je het vinkje aan.

Per evenement of periode kun je een inhuurlijst genereren voor het magazijn waarop alle artikelen staan die ingehuurd moeten worden voor die periode. 

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de vaste inhuuritems direct in de besteladviezen komen te staan.

Is het een product dat op gaat? Dan zet je het vinkje aan.

Voor deze producten is het belangrijk om de leveranciersdetails goed te vullen zodat ze besteld kunnen worden. 

De module besteladviezen en voorraadbeheer zorgt ervoor dat de verbruiksartikelen direct in de besteladviezen komen te staan als ze onder de minimale voorraad komen.

Is het een product dat je standaard op voorraad hebt staan? Dan zet je het vinkje aan.

Denk hierbij aan een basisassortiment wijn, frisdrank, bier etc. 

Het vinkje voorraadproduct is alleen zichtbaar wanneer je over de uitgebreide magazijn module beschikt. Wij adviseren deze wel al te vullen, zodat bij een eventuele uitbreiding deze wel al goed staat.

De module besteladviezen en voorraadbeheer geeft een uitgebreid overzicht over je voorraadproducten wat er beschikbaar is in welke periode. Vanuit daar kun je bepalen of je producten nog kun verhuren voor een evenement of moet bijbestellen of niet.

Voorraadproduct en Vast inhuuritem

Dit is een product dat je zelf op voorraad hebt staan, maar als je er meer nodig hebt deze inhuurt. Bijvoorbeeld koolzuur, deze heb je 50 op voorraad, maar je kunt er makkelijk meer verhuren in dezelfde periode want bij je leverancier kun je dezelfde inhuren. Dan zet je het vinkje niet aan. Het is hierbij wel van belang dat je de basisvoorraad goed invult. Wanneer je over de basisvoorraad heen gaat komen de producten op de inhuurlijst te staan. 

Voorraadproduct en Verbruiksartikel

Dit is een verbruiksartikel dat altijd op voorraad moet staan. De meeste dranken zijn een verbruiksartikel. Wanneer deze onder de minimale voorraad komt, komt deze in het besteladvies te staan mits je de magazijn uitbreidingsmodule in EasyParty hebt. 

Elke keer dat het product gekoppeld wordt aan een evenement, dan wordt dit van de voorraad afgehaald. Daarom is het van belang om bij dit soort artikelen een minimale en maximale voorraad toe te voegen.


Voorbeeld

Menubalk Materialen

Onder de horizontale hoofdmenubalk van de module Dranken staat onderstaande menubalk die betrekking heeft op Dranken:

Hiermee kun je een nieuw Drank item toevoegen.

Hiermee kun je een Drank item inactief maken.

Er kunnen nooit dingen verwijderd worden in EasyParty, alleen inactief gemaakt worden. 

In het linker zoekmenu kun je inactieve onderdelen zoeken door onderstaand vinkje aan te zetten:

Hiermee vervang je het drank item voor een ander drank item in de bovenliggende drankpakketten waar het in gekoppeld is. 

Voor alle verkoopcategorieën wordt er standaard een grootboekrekening ingezet. Voor sommige items moet er een afwijkende grootboekrekening ingezet worden, dit kan hier gedaan worden.

De afwijkende administratie wordt meestal ingericht door iemand van de financiële administratie. 

Een uitgebreide uitleg over het instellen van de afwijkende administratie vind je in het artikel 1. Administratie

Zodra deze gevuld is komt deze in de tabbladen te staan. 

Hiermee kun je het bestaand Drank item kopiëren.

Gebruik deze knop om snel Dranken aan te maken die niet veel van elkaar verschillen.

Zorg dat de eerste die je maakt helemaal goed staat en gebruik de kopieer knop om snel vergelijkbare Dranken aan te maken

Hiermee kun je eenvoudig de verkoopprijzen overnemen. Dit kan op 2 manieren:

  1. 1-op-1 overnemen zodat de prijzen voor inclusief als exclusief (of vice versa) hetzelfde zijn. De te betalen BTW wordt dus niet verwerkt in de nieuwe verkoopprijs. 
  2. Overnemen met een BTW toevoeging of verwijdering. De te betalen BTW wordt wel verwerkt in de nieuwe verkoopprijs. 


LET OP: Deze wijziging is mogelijk om voor alle producten binnen die categorie in één keer toe te passen. In de pop-up nadat u een keuze heeft gemaakt vraagt EasyParty of u deze aanpassing voor alleen hier wilt uitvoeren of voor de hele categorie.

  • Als je JA kiest dan wordt de verkoopprijs alleen voor het actieve onderdeel overgenomen.
  • Als je NEE kiest dan wordt de verkoopprijs voor alle onderdelen binnen deze categorie overgenomen. Dit betekent dat als je bij een Materiaal bent en NEE kiest, alle dranken bijgewerkt worden met de nieuwe verkoopprijs.

Hiermee zijn 3 verschillende exports te genereren:

  1. Handmatige allergenen exporteren 
  2. Allergenen & voedingswaarden exports
  3. Allergenenmatrix incl. onderliggende items 

Optie 1 exporteert een overzicht naar PDF met allergenen

Optie 2 en 3 exporteren een overzicht naar Excel van alle ingrediënten met allergenen en voedingswaarden.

Tabbladen Dranken

Zodra je een nieuwe drank hebt opgeslagen worden er een aantal tabbladen zichtbaar:

Dit is het tabblad dat hierboven is uitgeschreven.

In het tabblad leveranciers worden alle leveranciersdetails van het desbetreffende drank item beheerd. 

  • Wanneer er nog geen leverancier gekoppeld is zie je alleen
  • Wanneer er al wel een leverancier gekoppeld is zie je

Je klikt op   om aan dit materiaal een leverancier te koppelen.

Door in het volgende scherm dubbel te klikken op de gewenste leverancier wordt deze gekoppeld.

Een leverancier wordt in het CRM aangemaakt mocht deze hier nog niet zichtbaar zijn, deze uitleg vind je in 5.3.1 CRM

De knop omschrijving zegt al wat die doet

Met deze knop geef je aan dat dit de leverancier is waar het desbetreffende drank item standaard wordt ingekocht.


Om de leverancier details in te voeren zijn er nu twee tabbladen zichtbaar:

Hier is te zien aan welke dranklpakketten dit drank item gekoppeld is. 

Door dubbel te klikken op het drankpakket wordt deze geopend. 

Dit is een aanvullende filter waarop gezocht kan worden. Het mogelijk om meerdere kenmerken te koppelen aan 1 drank item. 

Voorbeelden: non alcoholic, enz.

Hier kun je een foto toevoegen, deze foto wordt dan getoond in de offerte onder de desbetreffende drank. Deze foto neemt automatisch de breedte van de pagina aan.

Tip: maak gebruik van banners, dus meerdere foto's naast elkaar. Omdat de foto de breedte van de pagina aanneemt wordt één foto al snel heel groot. Een banner daarin tegen is sowieso al een brede afbeelding.

Hier worden de voorraadniveaus van dit drank item ingegeven en vervolgens weergegeven.

In dit tabblad zijn de volgende tabbladen zichtbaar:

Er zijn 3 opties om een mutatie aan te maken:

  1. Door een inkooporder binnen te melden
  2.  In de nacht wordt altijd de gehele productieplanning en voorraadmutaties voor de komende periode opnieuw ingezet in de omgeving waardoor er een voorraad afgeboekt wordt.
  3. Door op knop: te klikken maak je een handmatige voorraadmutatie aan.

Hierin tref je de mutaties die ouder dan 4 weken.

Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden klik dan op deze 5.2.10 Voorraadoverzicht magazijn

In het logboek kun je inzien wie, wat en wanneer er iets is aangepast in dit drank item.


Hier worden de voedingswaardes weergegeven.

Als er geen voedingswaarden gevuld zijn zie je hier niets. Door op de knop Toon lege waarden te klikken worden alle voedingswaarden getoond:


Hier kunnen de voedingswaarden gevuld worden.


De voedingswaardes worden automatisch en direct door gevoerd in de bovenliggende onderdelen.

Hier kun je zien aan welke prijslijst het drankitem is gekoppeld. Ook kun je het drankitem hier koppelen aan of verwijderen van een prijslijst.

Een uitgebreide uitleg over prijslijsten vind je in het artikel Prijslijsten

Hier kun je inzien aan welke arrangementen het drankitem gekoppeld is.

Een uitgebreide uitleg over arrangementen vind je in het artikel Arrangementen

Uitgebreide uitleg 

Wil je een uitgebreide uitleg van alle velden bij het toevoegen van een drank klik dan op deze LINK

FAQ