Voordat je aan de slag gaat met het maken of aanpassen van offertesjablonen is het heel belangrijk om de opbouw van offertes in EasyParty te begrijpen. We adviseren dan ook om pas door te gaan naar de volgende stap, als je dit begrijpt.
Op hoofdlijnen is dit de structuur:
Schrik niet als je dit nog niet helemaal begrijpt, we gaan het hieronder voor je verduidelijken.
Het Word-sjabloon is een Word-bestand waarin jullie huisstijl is opgenomen. Dit is het bestand waar EasyParty gegevens naartoe stuurt als je de offerte genereert. Hierin maak je de opmaak van de offerte.
Bijvoorbeeld een mooi voorblad en kop- en voetteksten. Ook stel je hier het lettertype, kleur, grootte, etc. in voor diverse koppen. Daarnaast verwijs je in het Word document naar bepaalde Hoofdstukken en Paragrafen die je in Easy Party schrijft, om er voor te zorgen dat deze in het Word document komen en op de juiste plek. Hiervoor maken we gebruik van [tags]. Verderop wordt meer uitgelegd over tags.
Hieronder zie je een voorbeeld van een Word sjabloon waarbij een voorblad gemaakt is, opgemaakt in Word. Als je dit sjabloon gebruikt in een van je thema's dan gaat EasyParty de data uit het evenement in dit sjabloon zetten waardoor de offerte er dus altijd met deze stijl uit komt.
In de offerte
Tags in sjablonen zijn als kleine naamkaartjes die vertellen waar bepaalde stukjes informatie moeten komen. Stel je voor dat je een uitnodiging maakt en je wilt dat de naam van de ontvanger steeds anders is, maar de rest van de tekst hetzelfde blijft. Met tags kun je een soort ‘plekhouder’ maken, waar later de naam wordt ingevuld.
Dus in plaats van dat je telkens alles opnieuw moet typen, zet je een tag op de plek waar bijvoorbeeld de naam, datum of adres moet komen. Het sjabloon herkent de tag en vult automatisch de juiste informatie in. Zo hoef je niet steeds handmatig dingen aan te passen, en gaat alles veel sneller en foutloos. Super handig als je veel documenten moet maken die bijna hetzelfde zijn, maar met een paar persoonlijke details!