De opbouw van je offerte is nu nog op basis van de standaard hoofdstukken vanuit de EasyParty standaard offerte. Maar waarschijnlijk wil je jouw offerte wat anders inrichten dan onze standaard.
We nemen je in deze stap mee in het aanpassen van de standaard hoofdstukken, paragrafen en teksten. Om onderstaande te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat je het basis principe van Paragrafen die terugkomen in de offerte o.b.v. tags begrijpt. Als je niet meer helemaal helder hebt hoe dit ook alweer zat dan adviseren we je om deze pagina nog eens te lezen voordat je aan de slag gaat met onderstaande.
Als je naar jouw thema gaat in het offertebeheer dan zie je dat bijvoorbeeld in het hoofdstuk 'Inleiding' 2 paragrafen zitten. Als je 'Inleiding formeel' opent dan zie je hier de tekst die EasyParty in de offerte zet bij de tag '[ Inleiding ]'. Deze tekst is door ons gemaakt en waarschijnlijk is dit niet wat jij in jouw offerte wilt hebben.
Als je op de tekst klikt dan kun je deze tekst aanpassen. Je krijgt dan een editor een beeld met functionaliteiten die je kunt herkennen vanuit Word. Hiermee kun je de tekst aanpassen naar eigen wens.
Je ziet dat in deze standaard tekst ook tags staan. Op deze functionaliteit zijn we nog niet ingegaan. Voor nu kun je de tags die er al staan blijven gebruiken in je eigen offerte, deze spreken redelijk voor zich. Op de plaats van [ EvenementDatum ] komt bijvoorbeeld de datum van het evenement waarvoor je de offerte straks genereerd te staan. We gaan in een volgende stap verder in op tags en dan kun je deze dus nog aanpassen/vervangen/weghalen. Voor nu ben je natuurlijk vrij om deze tags alvast weg te halen als je ze onnodig vindt.
Op deze manier kun je voor alle paragrafen de tekst aanpassen naar eigen wens. In veel paragrafen staat geen tekst, maar alleen een tag. Hier komen we in een volgende stap op terug en mag je nu dus laten voor wat het is.
|
Mogelijk vind je het onnodig om bij de inleiding bijvoorbeeld een formele en informele inleiding te hebben zoals het nu vanuit de standaard komt. Je kunt er dan voor kiezen om 1 paragraaf te verwijderen. Omdat bij inleiding beide paragrafen dezelfde tag hebben, hoef je niks aan te passen in het offertesjabloon. Pas als je beide inleidingen zou verwijderen en dus geen inleiding meer hebt, dan is het noodzakelijk om de tag [ Inleiding ] ook uit het offertesjabloon te verwijderen.
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je juist paragrafen wilt toevoegen.
Laten we eerst ingaan op hoe meerdere paragrafen eigenlijk werken:
Wanneer je ervoor kiest om de paragrafen verschillende tags te geven en beide tags staan in de offerte, dan worden beide paragrafen altijd gegenereerd.
Als je denkt dat dit voor jullie handig is dan kun je aan de slag met het toevoegen van paragrafen. Weet je het nu nog niet zo goed? Dit kan later ook nog altijd.
Stappenplan voor het toevoegen van paragrafen
Paragrafen hangen onder hoofdstukken. Als het complete hoofdstuk niet van toepassing is, dan kun je deze verwijderen. De onderliggende paragrafen worden dan ook verwijderd en kunnen niet meer gegenereerd worden. In het standaard thema zit bijvoorbeeld het kopje zalenoverzicht. Als jullie nooit met zalen werken dan heeft dit hoofdstuk geen meerwaarde en kan dit verwijderd worden.
| Zorg dat je de tags van de onderliggende paragrafen uit het offertesjabloon haalt als je een hoofdstuk verwijderd. Anders blijven deze tags in je sjabloon staan, maar kan het systeem daarvoor in de plaats niks exporten. Met als resultaat dat de tags letterlijk in je gegenereerde offerte voor de klant terugkomt. |
In tegenstelling tot bovenstaande kan het ook zo zijn dat je hoofdstukken mist. Deze kun je dan zelf toevoegen.
Als je op 'Toevoegen' klikt dan kun je kiezen uit een aantal standaard hoofdstukken. Deze zijn te beheren in het tabblad 'Standaard hoofdstukken' bovenin het scherm.
Dit scherm ziet er hetzelfde uit als het offertebeheer zelf. Het voordeel van hier je standaard hoofdstukken en paragrafen beheren is dat je deze dadelijk in ieder nieuw thema kunt selecteren. Je hoeft dan niet keer op keer opnieuw te beginnen, maar hebt altijd een goede basis om vanuit te werken. Als je hier een nieuw hoofdstuk aanmaakt en opslaat, kun je deze daarna selecteren in je thema om toe te voegen.
