Beheer van grootboekrekeningen

Het is per verkoopcategorie mogelijk om in te stellen hoe afdrachten, kortingen en commissies administratief worden verwerkt. Waar u voorheen één grootboekrekening voor de afdracht van zaalhuur en één grootboekrekening voor alle overige afdrachten kon gebruiken, is het nu mogelijk om dit per categorie te sturen.

Om gebruik te maken van afdrachten moet 1 grootboekrekening zijn aangemaakt met de categorie ‘Afdracht’ en type ‘Afdracht’. Had u al een afdrachten-grootboekrekening, dan wordt deze bij installatie van de update automatisch geconverteerd naar de juiste nieuwe instellingen.

Had u ook een grootboekrekening met type ‘Afdracht zaalhuur’, dan wordt deze bij installatie van de update automatisch geconverteerd naar categorie ‘Zaalhuur’ en type ‘Afdracht’.

Als u beschikt over de module ‘Commissies’* binnen uw licentie moet om gebruik te maken van de commissie module 1 grootboekrekening zijn aangemaakt met de categorie ‘Commissie’ en type ‘Commissie’. Had u al een commissie-grootboekrekening, dan wordt deze bij installatie automatisch geconverteerd.

De kolom ‘Categorie t.b.v. afdracht’ is hernoemd naar ‘Categorie’, omdat deze veel meer functies had dan enkel t.b.v. de afdracht. Nieuw is ook dat de keuzes in deze categorie zijn opgeschoond. De categorieën Derden, Transporten en Kredietbeperking zijn verwijderd, deze werden niet langer toegepast binnen EasyParty.

Ook de keuzes in de kolom ‘Type’ zijn opgeschoond. Het type ‘Zaalhuur’ is vervallen, de zaalhuur wordt (net als voor overige producttypes) op de ‘standaard’ grootboekrekening van de categorie ‘Zaalhuur’ geboekt. Het type ‘Afdracht zaalhuur’ is vervallen.

Afdrachten en commissie grootboekrekeningen


Zoals toegelicht moet u minimaal één grootboekrekening voor afdracht en één grootboekrekening voor commissies* hebben. Standaard wordt alle omzet van de zichtbaar & onzichtbaar doorbelaste afdracht/commissie op deze grootboekrekening verwerkt. Voorheen werd alleen de zichtbaar doorbelaste afdracht op deze grootboekrekening verwerkt en werd de onzichtbaar doorbelaste afdracht op de grootboekrekening van het product verwerkt.

Naast de reguliere grootboekrekeningen voor de omzet kan nu per categorie (Culinair, Dranken, Materialen, etc.) een grootboekrekening-regel toegevoegd worden met het type ‘Afdracht’/’Commissie’.

Op het moment dat het type ‘Afdracht’ of ‘Commissie’ wordt geselecteerd worden de kolommen ‘BTW Type’, ‘Standaard’ en ‘Realisatie invoeren’ alleen-lezen. BTW Type wordt standaard ‘BTW Hoog’, Standaard en Realisatie invoeren wordt uitgeschakeld. In het evenement zal voor onzichtbaar doorbelaste afdracht altijd het BTW Type van het product worden toegepast, in plaats van de standaard toegepaste ‘BTW hoog’. U herkent de alleen-lezen velden aan de grijze kleur.

De grootboekrekening-regel die wordt toegevoegd voor commissie/afdracht kán hetzelfde grootboekrekening-nummer uit uw administratie worden toegewezen. Uiteraard is het ook mogelijk deze op een afwijkende grootboekrekening te verwerken.

Voor elke afdracht- en commissie-grootboekrekening-regel kunt u kiezen of deze uitgesplitst moet worden weergegeven in de Omzetten Export (Evenementen > Managementoverzichten > Omzetten > tabblad Grootboekrekeningen) en kan de managementfactor worden gevuld. Dit maakt het mogelijk deze omzetten, die u aan een derde partij afrekent, niet in uw cijfers mee te rekenen.

Als voor bijvoorbeeld de categorie ‘Culinair’ een grootboekrekening-regel is aangemaakt met het type ‘Afdracht’, wordt de afdracht over culinair op het daar ingestelde grootboekrekening verwerkt. Als voor ‘Dranken’ geen eigen afdrachten-regel is ingesteld, wordt die afdracht verwerkt op de reguliere Afdracht-grootboekrekening. Als er geen reguliere Afdracht is ingesteld, wordt de afdrachten functie geblokkeerd voor dat evenement.

Dezelfde methodiek is van toepassing op Commissie-grootboekrekeningen.


Kortingen


Standaard verwerkt EasyParty kortingen op de grootboekrekening van het product. Deze werking is niet gewijzigd. Het is wel mogelijk de kortingen verder te specificeren en uitgebreider te administreren, afhankelijk van de wensen en inrichting van uw financiële administratie.

Het was al mogelijk de kortingen te verzamelen naar één algemene kortingen-grootboekrekening door een grootboekrekening van de categorie ‘Korting’ en type ‘Korting’ in te stellen. Daarmee blijft de originele productomzet in uw administratie ongewijzigd, en wordt alle korting op een grootboekrekening verzameld.

Nieuw is dat per categorie nu ook een grootboekrekening-regel korting kan worden ingesteld. Zo is het mogelijk bijvoorbeeld kortingen op culinair op een afwijkende grootboekrekening te verzamelen. Als voor dranken geen eigen grootboekrekening met het type ‘Korting’ bestaat, zal die korting op de algemene ‘kortings grootboekrekening’ worden verwerkt. Bestaat ook geen algemene kortings-grootboekrekening wordt de korting zoals voorheen en ongewijzigd op de grootboekrekening van het product geadministreerd.

Ook voor categoriekorting en evenementkorting wordt deze methodiek gehanteerd.

Verkoop

Hier kunnen de grootboekrekeningen van alle bestaande verkoopcategorieën worden ingesteld. Deze grootboekrekeningen bestaan reeds en vindt u terug in uw boekhoudpakket of bij uw financiële collega(‘s).

Let op: de onderstaande kolommen zijn alleen beschikbaar bij koppeling met AFAS. Deze kolommen maken het mogelijk om naast omzet, ook kosten te boeken in AFAS.

Inkoop

Hier kunnen de Inkoopgrootboekrekeningen worden ingevoerd, ten behoeve van de Inkooporders. Het invoeren werkt op dezelfde manier als Verkoopgrootboekrekeningen. Indien u geen gebruik maakt van de module inkooporders dan hoeft u hier niets te vullen.

Btw


Standaard zijn hier 6 btw types gevuld vanuit EasyParty zelf. Hier kunt u de btw types aanpassen naar uw eigen wensen zodat ze vervolgens geselecteerd kunnen worden in het tabblad Grootboekrekeningen.