Dit voer je altijd in voordat je gaat factureren, dus voordat de evenementverantwoordelijke het evenement financieel vrijgeeft.
In de verkoopitems is al aangegeven of het verkoopitem als stelpost of als realisatie is gemarkeerd, of dat alleen een realisatie nodig is. Het is ook mogelijk om beide opties niet in te schakelen, maar dan wordt er geen werkelijk verbruik bijgehouden.
Op pakketniveau geef je aan of een pakket als stelpost verkocht wordt of dat de realisatie ingevoerd moet worden. De realisatie dient echter op productniveau te worden ingevoerd.
Voorbeeld: Een drankpakket met verschillende dranken wordt op nacalculatie verkocht. Bij de realisatie vul je de aantallen per losse drank in. Deze aantallen worden vermenigvuldigd met de verkoopprijs van het product om de totaalprijs van het pakket te bepalen, indien het als stelpost is verkocht.
De totaalprijs van het pakket komt op de factuur te staan. Als een pakket als stelpost wordt verkocht, wordt er een bijlage gegenereerd met het totaal aantal producten dat is ingevuld bij de realisatie. Je kunt zelf kiezen of je deze bijlage tijdens het factureren meezendt.
Opmaak van de tabel
De tabel van de producten wordt gesorteerd op programmaniveau, pakketniveau, en vervolgens in dezelfde volgorde zoals deze aan het pakket is gekoppeld. Hierin worden de interne omschrijvingen getoond. In de kolom "stelpost" zie je of het pakket als stelpost is verkocht.
In de kolom " per eenheid" staat of het pakket verkocht is "Per producteenheid" of "Per consumptie", evenals de kost- en verkoopprijzen per eenheid.
Bij "forecast" zie je de aantallen op basis van de inrichting van het pakket binnen het evenement. Afhankelijk van of het pakket als stelpost is verkocht, zal ook de kolom "Omzet" worden ingevuld.
In de kolom "Realisatie > Aantal" vul je de werkelijke verbruikte aantallen in. EasyParty berekent vervolgens de kosten en eventuele omzet. In de laatste kolom zie je het verschil tussen de forecast en de realisatie.
Extra tips/opmerkingen
Tijdens een evenement kun je een document genereren om de aantallen bij te houden. Het is ook mogelijk om per categorie een aparte tellijst aan te maken. Voor meer informatie over de tellijst, lees dit artikel. |
Zodra je alle aantallen hebt ingevuld, kun je op deze knop klikken. Dit vult automatisch alle lege velden met ‘0’ en stuurt een signaal naar de financiële afdeling dat de realisatie is afgerond en klaar is om op "Financieel vrijgeven" te klikken. |
Alleen zichtbaar wanneer je beschikt over de magazijn uitbreidingsmodule. Als je magazijn zowel centraal als decentraal is ingericht, kun je voor beide locaties een aparte telling invoeren. |
Alleen zichtbaar wanneer je beschikt over de magazijn uitbreidingsmodule. Als je magazijn zowel centraal als decentraal is ingericht, kun je voor beide locaties een aparte telling invoeren. |
Alleen zichtbaar wanneer je beschikt over de magazijn uitbreidingsmodule. Hiermee worden de verschillen getoond tussen centraal en decentraal |
Als je de Dashboard-module in het Magazijn gebruikt, kun je hierin aangeven wat er is uitgeleverd en wat er is teruggekomen. Maak je hiervan gebruik, dan kun je deze aantallen overnemen zodat je ze niet dubbel hoeft in te voeren. |
Als de verbruikte aantallen overeenkomen met de Forecast, kun je deze eenvoudig overnemen. Let op: dit geldt voor alle onderdelen binnen die categorie. |
Wanneer moet er gerealiseerd worden
Voordat het evenement financieel vrijgegeven en gefactureerd kan worden, moeten eerst alle pakketten worden gerealiseerd waarvoor is aangegeven dat de realisatie moet worden ingevoerd. EasyParty bepaalt dat een pakket gerealiseerd moet worden als:
Realiseren per verkoopcategorie
Elk type pakket (culinair, dranken, materialen, etc.) kan op stelpost worden verkocht en/of de aantallen kunnen worden bijgehouden in realisatie. Als een categorie op stelpost wordt verkocht, is er een tabblad voor die categorie beschikbaar bij Realisatie.
Je kunt zelf instellen welke verkoopcategorieën wel of niet op stelpost verkocht mogen worden. Dit stel je in via: Instellingen > Producttypes en verkoopcategorieën > Instellingen per verkoopcategorie > Stelpost toestaan in- of uitschakelen.
Automatisch op stelpost of realisatie invoeren zetten
Je kunt per verkoopcategorie aangeven of de vinkjes op pakketniveau standaard aan- of uitstaan. Deze instellingen kunnen altijd op evenementniveau worden aangepast.